Путевые листы в 1С

Путевой лист — один из документов, на основании которых производится списание ГСМ. Оформление путевого листа в небольших организациях чаще производится вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ часто вызывает множество вопросов:

  • какую форму путевого листа применять;
  • как правильно заполнить путевой лист;
  • как списать ГСМ по путевым листам в 1С 8.3;
  • насколько автоматизирован в 1С учет ГСМ и путевых листов.

Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.

Назначение путевого листа

Понятие путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые занимаются предоставлением услуг коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).

В нем указано: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Проверить наличие и оформление путевых листов могут:

  • сама организация — с целю проверки работы водителя и вверенного ему транспорта, в том числе расходования ГСМ;
  • Ространснадзор РФ осуществляет контроль:
  • наличия и ведения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций;
  • безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, так как в путевых листах проставляются отметки о предрейсовых медицинских и технических осмотрах — для всех организаций с автотранспортом.

В целях бухгалтерского и налогового учета путевой лист может, но не обязан, использоваться в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда водителя и ГСМ.

Организация, занимающаяся перевозками для внутренних производственных целей, имеет право разработать свою форму для подтверждения расходов на ГСМ. Главное — наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Форма путевого листа

Если организация решила в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, она может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Наиболее распространены среди неспециализированных организаций:

  • Бланк путевого листа для легкового транспорта; Excel
  • Бланк путевого листа для грузового транспорта.Excel

Но, даже если она изменит унифицированную форму, необходимо, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ Минтранса РФ N 152):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа — до какого числа действует;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (ТС):
    • организация — наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
    • ИП — фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН.
  • сведения о ТС:
    • тип ТС — легковой, грузовой, автобус и т. п. (п. 3 ПТС);
    • модель ТС;
    • государственный регистрационный знак;
    • показания одометра (полные км пробега):
      • при выезде;
      • при заезде в гараж;
    • дату и время:
      • выезда;
      • заезда в гараж;
    • дату и время техосмотра при выезде;
  • сведения о водителе:
    • фамилия, имя, отчество водителя;
    • дату и время медосмотра:
      • перед сменой (при выезде);
      • после смены (при заезде).

Заполнение путевого листа и расчет расхода ГСМ

Правила заполнения путевого листа изложены в Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152. Разберем заполнение путевого листа на примере для легкового автомобиля.

Водитель легкового автомобиля Ford Mondeo, рег. знак o555pp 77 Кутузов Александр Павлович принес в бухгалтерию путевой лист за 07.02.2019.

В путевом листе указаны:

  • показания одометра (полные км пробега):
    • при выезде — 300 км;
    • при заезде в гараж — 600 км.

Маршрут: Москва, Краснодонская, 23 — п. Шаховская, Комсомольская, 1а — Москва, Краснодонская, 23.

  • Топливо — Бензин АИ-95:
    • при выезде — 60 л.

Расход бензина определяется по норме, установленной для данного автомобиля, — 9 л на 100 км.

При заполнении путевого листа следует учитывать (III Приказа Минтранса РФ N 152):

  • путевой лист заполняют на один день или срок не более месяца;
  • дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя;
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляет проводивший их медицинский работник;
  • дату и время предрейсового технического контроля проставляет назначенный руководителем контролер;
  • все ответственные лица после отметок ставят свои фамилию, инициалы и подпись;
  • путевые листы следует регистрировать в журнале регистрации путевых листов;
  • оформленные путевые листы хранятся не менее 5 лет.

Расчет расхода ГСМ по путевым листам

Приказ Минтранса РФ N 152 не требует производить записи о движении топлива в путевом листе. Однако для списания в расходы в путевом листе фиксируют количество топлива:

  • перед выездом;
  • после заезда в гараж.

В путевом листе могут отражаться как фактический расход, так и расход по нормам, установленным для каждого автомобиля. Данные нормы можно утвердить:

Метод определения расхода топлива и норм следует отразить в учетной политике организации.

В нашем примере расход топлива составит:

  • Расход топлива = (600 км — 300 км) х 9 л / 100 = 27 л

Образец заполнения путевого листа по примеру;

  • стр. 1; PDF
  • стр. 2. PDF

Как списать ГСМ в 1С 8.3 по путевым листам

Как осуществляется учет путевых листов и ГСМ в 1С 8.3?

В 1С Бухгалтерия 3.0 путевые листы автоматически не рассчитываются и даже не оформляются. В программе можно провести только списание ГСМ. Мы берем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля.

Списание производится документом Требование — накладная из раздела Производство — Выпуск продукции — Требования-накладные.

Подробнее Как списать топливо в 1С 8.3

Скачать внешнюю обработку Путевые листы
См. также:

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Карточка публикации

Разделы: , , ,
Рубрика: / /
Объекты / Виды начислений:
Последнее изменение: 17.06.2019
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Все комментарии (3)

  1. Добрый день! Кажется, в курсе Ирины Шавровой «Переход на Бухг.3.0» была какая-то обработка для путевых листов. Может, ее прикрепить к этой статье? Сейчас не нахожу этот курс на сайте profbuh8.ru. Нельзя ли возобновить доступ к этому курсу в режиме онлаййн тем, кто его оплатил?

  2. Добрый день, Виталий Энгелевич!
    Обработку переслала вам на личную почту, ловите! 🙂

    По поводу курса «Переход на ред. 3.0» — доступ к нему у вас «пожизненный», поэтому, если не видите его из личного кабинета, то причину нужно уточнять. Передала вопрос в Отдел работы с клиентами, вам ответят.

Добавить комментарий