Путевые листы в 1С

Путевой лист — один из документов, на основании которых производится списание ГСМ. Оформление путевого листа в небольших организациях чаще производится вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ часто вызывает множество вопросов:

  • какую форму путевого листа применять;
  • как правильно заполнить путевой лист;
  • как списать ГСМ по путевым листам в 1С 8.3;
  • насколько автоматизирован в 1С учет ГСМ и путевых листов.

Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.


  • Путевой лист – электронный документооборот
  • Что и для кого автоматизировано в 1С
  • Расходы на ГСМ – что нового с релиза 3.0.74.51
  • Расходы на ГСМ – нормативная база
  • Путевой лист – настройки, регистрация, заполнение
  • Нормы ГСМ в Путевом листе – ответы на вопросы
  • Ограничения применения Путевого листа
Путевой лист – электронный документооборот

Назначение путевого листа

Понятие путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые занимаются предоставлением услуг коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).

В нем указано: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Проверить наличие и оформление путевых листов могут:

  • сама организация — с целю проверки работы водителя и вверенного ему транспорта, в том числе расходования ГСМ;
  • Ространснадзор РФ осуществляет контроль:
  • наличия и ведения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций;
  • безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, так как в путевых листах проставляются отметки о предрейсовых медицинских и технических осмотрах — для всех организаций с автотранспортом.

В целях бухгалтерского и налогового учета путевой лист может, но не обязан, использоваться в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда водителя и ГСМ.

Организация, занимающаяся перевозками для внутренних производственных целей, имеет право разработать свою форму для подтверждения расходов на ГСМ. Главное — наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Форма путевого листа

Если организация решила в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, она может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Наиболее распространены среди неспециализированных организаций:

  • Бланк путевого листа для легкового транспорта; Excel
  • Бланк путевого листа для грузового транспорта.Excel

Но, даже если она изменит унифицированную форму, необходимо, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ Минтранса РФ N 152):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа — до какого числа действует;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (ТС):
    • организация — наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
    • ИП — фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН.
  • сведения о ТС:
    • тип ТС — легковой, грузовой, автобус и т. п. (п. 3 ПТС);
    • модель ТС;
    • государственный регистрационный знак;
    • показания одометра (полные км пробега):
      • при выезде;
      • при заезде в гараж;
    • дату и время:
      • выезда;
      • заезда в гараж;
    • дату и время техосмотра при выезде;
  • сведения о водителе:
    • фамилия, имя, отчество водителя;
    • дату и время медосмотра:
      • перед сменой (при выезде);
      • после смены (при заезде).

Заполнение путевого листа

Правила заполнения путевого листа изложены в Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152. Разберем заполнение путевого листа на примере для легкового автомобиля.

Водитель легкового автомобиля Ford Mondeo, рег. знак o555pp 77 Кутузов Александр Павлович принес в бухгалтерию путевой лист за 07.02.2019.

В путевом листе указаны:

  • показания одометра (полные км пробега):
    • при выезде — 300 км;
    • при заезде в гараж — 600 км.

Маршрут: Москва, Краснодонская, 23 — п. Шаховская, Комсомольская, 1а — Москва, Краснодонская, 23.

  • Топливо — Бензин АИ-95:
    • при выезде — 60 л.

Расход бензина определяется по норме, установленной для данного автомобиля, — 9 л на 100 км.

При заполнении путевого листа следует учитывать (III Приказа Минтранса РФ N 152):

  • путевой лист заполняют на один день или срок не более месяца;
  • дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя;
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляет проводивший их медицинский работник;
  • дату и время предрейсового технического контроля проставляет назначенный руководителем контролер;
  • все ответственные лица после отметок ставят свои фамилию, инициалы и подпись;
  • путевые листы следует регистрировать в журнале регистрации путевых листов;
  • оформленные путевые листы хранятся не менее 5 лет.

Расчет расхода ГСМ по путевым листам

Приказ Минтранса РФ N 152 не требует производить записи о движении топлива в путевом листе. Однако для списания в расходы в путевом листе фиксируют количество топлива:

  • перед выездом;
  • после заезда в гараж.

В путевом листе могут отражаться как фактический расход, так и расход по нормам, установленным для каждого автомобиля. Данные нормы можно утвердить:

Метод определения расхода топлива и норм следует отразить в учетной политике организации.

В нашем примере расход топлива составит:

  • Расход топлива = (600 км — 300 км) х 9 л / 100 = 27 л

Образец заполнения путевого листа по примеру;

  • стр. 1; PDF
  • стр. 2. PDF

Как списать ГСМ в 1С 8.3 по путевым листам

Как осуществляется учет путевых листов и ГСМ в 1С 8.3?

В 1С Бухгалтерия 3.0 путевые листы оформляются при включенной функциональности Путевые листы в разделе Администрирование — Функциональность — вкладка Запасы.

Если функциональность не включена, в 1С можно провести только списание ГСМ. Мы берем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля.

Списание производится документом Требование — накладная из раздела Производство — Выпуск продукции — Требования-накладные.

Подробнее Как списать топливо в 1С 8.3

Скачать внешнюю обработку Путевые листы

Электронный документооборот

Проект Минтранса и Минкомсвязи:

  • электронные путевые листы – декабрь 2021;
  • единая система оформления путевых листов – июль 2022.

Дорожная карта Автонет, https://autonet-nti.ru (Распоряжение Правительства от 24.10.2019 N 2519-р).

Что и для кого автоматизировано в 1С

Что:

  • приобретение топлива по чекам и топливным картам в руб. (топливные талоны – не входят, «обычная» методика);
  • расчет и контроль остатков ГСМ в баке а/м;
  • оформление и печать путевого листа с учетом маршрута;
  • печать авансового отчета при приобретении ГСМ по чекам.

Для кого:

  • для нетранспортных предприятий, использующих собственные и арендованные легковые автомобили в служебных целях.

Что нового с релиза 3.0.74.51 – краткий обзор

  • Функциональность – Запасы – Путевые листы
  • Справочник Транспортные средства;
  • Документ Путевой лист (ПЛ) ;
  • Документ Поступление (акты, накладные) Вид операции Топливо ;
  • План счетов:
    • для счета 10.03 введены субсчета: 10.03.1 – Топливо на складе, 10.03.2 – Топливо в баках;
    • для счета 76 добавлен новый субсчет 76.15 – Приобретение по топливным картам.

Обычная методика учета ГСМ

Документооборот в 1С без Путевого листа:

  • Поступление (акт, накладная);
  • Авансовый отчет;
  • Перемещение товаров;
  • Требование-накладная;

Расходы на ГСМ – нормативная база

Расходы на приобретение топлива учитываются в БУ как:

  • МПЗ по фактической себестоимости (ПБУ 5/01 Учет материально-производственных запасов);
  • расходы по обычным видам деятельности при выполнении условий признания (п. 5, 16 ПБУ 10/99 Расходы организации).

Расходы на приобретение топлива учитываются:

Зачем нужен Путевой лист

Расходы на ГСМ в БУ и НУ – как:

  • проконтролировать?
  • подтвердить направленность на получение доходов?
  • экономически обосновать?
  • документально подтвердить?

Настройки, регистрация и заполнение Путевого листа

Настройки

Главное – Функциональность – Запасы – флаг Путевые листы

Зарплата и кадры – Физические лица – карточка сотрудника-водителя  – ссылка Все документы – Создать – сведения о водительском удостоверении

Без этих данных ПЛ не проведется.

Регистрация и заполнение

Покупки – Путевые листы

Шапка документа

  • Транспортное средство – из справочника Транспортные средства (собственный а/м, арендованный а/м, личный а/м сотрудника);
  • Сотрудник – водитель;
  • Норма расхода – расход по нормативу л/100 км для расчета текущего расхода топлива. Если изменить в путевом листе, то данные можно сохранить для подстановки в следующий путевой лист;
  • Счет затрат – счет затрат из Учетной политики, статья предопределенная, подразделение, расходы НУ, УСН, ИП ОСНО.

Справочники – Транспортные средства

Карточка транспортного средства:

  • Топливо – рекомендованное для а/м (дизель, бензин, газ…);
  • Норма расхода – по документации или рекомендациям Минтранса.

Если транспортное средство приобретено и поставлено на учет в программе (карточка ОС – ссылка Поставить на учет), то в справочнике Транспортные средства новый элемент создается автоматически.

Все необходимые данные есть в регистре Регистрация транспортного средства, кроме расхода топлива:

  • дозаполнить – топливо и норму расхода.

Как заполнить справочник Транспортные средства для путевых листов:

  • собственный а/м – автоматически, если а/м учитывается как ОС, Принятие на учет;
  • арендованный а/м, личный а/м сотрудника – вручную внести данные в справочник Транспортные средства.

Статья затрат – предопределенная

Создание и заполнение в 1С

Вкладка Топливо

Вкладка Топливо

  • Документ – способ оплаты (Кассовый чек, Топливная карта);
  • Количество, л – объем приобретенного топлива;
  • Цена – цена топлива за л;
  • Сумма – кол-во х цена, сумма расходов (= расходы УСН).

Вкладка Маршрут

  • Расстояние – 10 050-10 000=50, 10 100-10 050=50;
  • Расход – 50 х 18,300/100=9,15 авто расчет; если факт из ПЛ отличается от нормы, то расход вносим вручную.

  • Показания одометра, км – данные при отправлении и прибытии;
  • Расстояние, км – авто расчет (можно корректировать вручную), показания одометра «прибытие – отправление»;
  • Расход, л – авто расчет расхода топлива в баке а/м (можно корректировать вручную, если факт расхода топлива по путевому листу отличается от нормы), «Расстояние х Норма расхода  / 100».

Печатная форма

Бланк для печати:

Кнопка Печать

  • Путевой лист – упрощенная форма;
  • Путевой лист (N 3) – унифицированная форма;
  • Авансовый отчет (АО-1) – при покупке топлива по чеку (при покупке ГСМ по топливной карте АО не доступен).

Печатные формы

План счетов – добавление субсчетов 3-го порядка

Счета учета

  • 10.03 Топливо:
    • 10.03.1 Топливо на складе
    • 10.03.2 Топливо в баке
      • Путевой лист – количественный учет
      • ПТиУ (Топливо), Корректировка стоимости номенклатуры – суммовой учет
      • аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

План счетов – счета учета топлива

Перенос остатков с 10.03.1 на 10.03.2

Операции – Операции, введенные вручную – Создать – Операция

План счетов

Счета учета

  • 76.15 Приобретение по топливным картам:
    • Путевой лист, ПТиУ (Топливо) – количественный учет по приобретениям в руб. (суммы НЕТ)
    • аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

Способы оплаты ГСМ

Оплата:

  • наличные (чек);
  • топливная карта;
  • топливные талоны.

Документы

Специальные документы:

  • Путевой лист:
    • наличные (чек)
    • топливная карта
  • Поступление (акт, накладная) Вид операции Топливо (по конкретному автомобилю):
    • топливная карта

Покупки – Поступление (акт, накладная ) – Топливо

См. также:

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Карточка публикации

Разделы: , , ,
Рубрика: / /
Объекты / Виды начислений:
Последнее изменение: 25.01.2020
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)


Загрузка...
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Все комментарии (3)

  1. Добрый день! Кажется, в курсе Ольги Шерст «Переход на Бухг.3.0» была какая-то обработка для путевых листов. Может, ее прикрепить к этой статье? Сейчас не нахожу этот курс на сайте profbuh8.ru. Нельзя ли возобновить доступ к этому курсу в режиме онлаййн тем, кто его оплатил?

  2. Добрый день, Виталий Энгелевич!
    Обработку переслала вам на личную почту, ловите! 🙂

    По поводу курса «Переход на ред. 3.0» — доступ к нему у вас «пожизненный», поэтому, если не видите его из личного кабинета, то причину нужно уточнять. Передала вопрос в Отдел работы с клиентами, вам ответят.

Добавить комментарий