Командировки: новое Положение N 501 работает с 1 сентября 2025

С 1 сентября 2025 применяется новый нормативный акт, регулирующий порядок направления работников в служебные командировки, правила компенсации им расходов, связанных с поездкой, и оплаты труда за период командирования. Это Постановление Правительства от 16.04.2025 N 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». Оно призвано заменить прослужившее нам до этого много лет Постановление Правительства от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Сравнивая тексты двух постановлений легко убедиться, что они практически неразличимы.  Тогда зачем понадобилась эта замена? Все дело в работе так называемой «регуляторной гильотины» (см. ст. 15 Федерального закона от 31.07.2020 N 247-ФЗ «Об обязательных требованиях в Российской Федерации», п. 10 Постановления Правительства от 31.12.2020 N 2467): если бы не было подготовлено новое Положение о командировании, после 1 сентября 2025 г. контролирующие органы лишились бы права оценивать соблюдение обязательных требований, содержащихся в старом документе.

Переход к применению нового Положения – прекрасный повод устранить собственные недочеты в оформлении и оплате командировок, ведь у многих из-за привычности старого порядка «глаз замылился», а также посетовать на унаследованные новым НПА узкие места предшественника.

Кто поедет в командировку?

Норма (п. 2, 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановление Правительства от 16.04.2025 N 501 (далее – Положение N 501): в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Понятие служебной командировки содержится в ст. 166 ТК РФ, что уже само по себе означает, что командирование актуально исключительно для тех, кто состоит с организацией в трудовых отношениях. Назвать командировкой поездку исполнителя в рамках договора ГПД нельзя, нормы Положения N 501 к таким поездкам неприменимы.

В статье 166 ТК РФ также подчеркивается, что разъездные сотрудники совершают служебные поездки, а не ездят в командировки.  Для бухгалтера важны следующие различия между командировкой и служебной поездкой:

На общих основаниях в командировки ездят дистанционные работники. Интересно, что для них поездка в расположение работодателя, находящегося в другом населенном пункте, будет командировкой, а поездка в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где они постоянно работают, как командировка не рассматривается (Письмо Роструда от 15.07.2021 N ПГ/19582-6-1).

Продолжительность командировки

Нормы (п. 4, 6, 9 Положения N 501): срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Командировка может быть однодневной, но при этом при поездке в пределах РФ суточные не выплачиваются, а при поездке за рубеж выплачиваются в размере 50% нормы. Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам, путевому листу и т.п.), если их нет, то по гостиничному счету, а если нет и его, то на основании служебной записки работника с отметкой-подтверждением принимающей стороны.

По общему правилу максимальная продолжительность командировки нормативно не ограничена. При длительных сроках поездки нужно разграничить командировку и перевод на работу в другую местность: за командированным сохраняется место постоянной работы (ст. 166 ТК РФ, ст. 167 ТК РФ), при переводе на работу в другую местность работнику определяют новое место работы. В последнем случае работнику причитаются совсем другие компенсации и оплата труда по новой должности (ст. 169 ТК РФ).

Жестко ограничены государством только сроки командирования по России временно пребывающих (проживающих) иностранных работников за пределы субъекта РФ, на территории которого им выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание) (Приказ Минздравсоцразвития от 28.07.2010 N 564н). Также есть версия, основанная на трактовке п. 16 ст. 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», что вообще нельзя направлять в командировки за границы соответствующего региона иностранцев, работающих на основе патента. Если эти ограничения нарушить, нанимателю грозят огромные штрафы (ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ) за нарушение законодательства о привлечении иностранной рабочей силы.

Выходцев из стран ЕАЭС можно командировать наряду с россиянами — у них те же трудовые права (п. 1 ст. 97 Договора о Евразийском экономическом союзе, Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 15.09.2020 N 77/10-36532-ОБ/18-1299).

Командировка может продолжаться и один день. Это не запрещено, но следует помнить о том, что при таких поездках в пределах границ РФ суточные работнику не полагаются, а, значит, любая выплата, которой работодатель намеревался заместить суточные в такой ситуации не будет учитываться в целях налогообложения и подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами. Изменить ситуацию с помощью ЛНА не получится. Такие неутешительные выводы продиктованы тем, что суточные – это согласно  ст. 168 ТК РФ дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (см. Письмо Минтруда от 28.11.2013 N 14-2-242, Письма Минфина от 17.05.2018 N 03-15-06/33309, от 09.09.2021 N 03-04-05/73114, от 03.11.2020 N 03-03-06/1/95840 и др.). Президиум ВАС в свое время высказался о том, что псевдосуточные облагаться НДФЛ не должны, т.к. не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) работника (Постановление от 11.09.2012 N 4357/12 по делу N А27-2997/2011). В современных условиях эту позицию можно распространить и на страховые взносы, если работодатель намерен разрешать спор с налоговым органом в суде.

В любом случае важно верно определить срок командирования. Зачастую работодателя беспокоит, что срок, указанный в приказе о направлении работников в командировку, не совпадает с фактическим как ввиду его пересмотра, так и  по причинам технического характера (например, в связи с тем, что из-за расписания транспорта даты выезда и возвращения сдвигаются по сравнению с плановыми). Следуя п. 6 нового Положения N 501 можно определить срок пребывания в командировке даже в тех случаях, когда традиционных документов (билетов, счета из гостиницы) не имеется. На наш взгляд, необходимость приводить приказ в соответствие с фактом отсутствует: приказ — это распорядительный документ, если авансовый отчет работника одобрен, значит работодатель принял к сведению и не оспорил не только потраченные суммы, но и сроки командирования.

Расходы по проезду

Норма (п. 9, 10, 19 Положения N 501): работникам возмещаются расходы по проезду, в порядке и в размерах, определяемых в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ. Расходы по проезду включают компенсацию стоимости проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько, оплату проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.

ТК РФ (ст. 168) более чем лаконично предписывает работодателю возмещать работнику расходы по проезду.

Установление правил и ограничений в организациях внебюджетной сфере перекладывается на работодателя, который должен регулировать эти вопросы коллективным договором или ЛНА. Он может определить допустимые классы обслуживания, тарифы, перевозчиков, виды транспорта (в т. ч. возможность воспользоваться такси – это тоже транспорт общего пользования) на свое усмотрение, а может просто постулировать, что работнику возмещаются все документально подтвержденные расходы по проезду. Компенсация ляжет в расходы и не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами при должном документальном подтверждении затрат и аккуратно проработанном ЛНА (п. 1 ст. 217 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ, пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 14.08.2023 N 03-04-05/76231, от 10.11.2022 N 03-03-06/3/109215, от 25.03.2020 N 03-03-07/23568, от 27.11.2019 N 03-03-07/92053, от 28.06.2016 N 03-04-06/37671, от 27.11.2013 N 03-04-05/51373).

Исходя из формулировок п. 10 и 19 Положения N 501 неоднозначными, как и прежде,  остаются расходы на проезд к пункту отправления, находящемуся за чертой населенного пункта, и от него на личном транспорте (это ведь не транспорт общего пользования), как и затраты на разъезды по месту командирования. Есть Письма Минфина от 28.06.2016 N 03-04-06/37671, от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742, Письмо ФНС от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246, Определение ВАС от 17.02.2011 N ВАС-330/11 по делу N А32-49229/2009-46/750, которые трактуют такие расходы как обоснованные и не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, но приходится признать, что при налоговой проверке все может пройти не так уж гладко.

Подотчетные дела

Норма (п. 8, 23 Положения N 501): работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, расходов по найму жилого помещения и суточные. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по подотчетному авансу.

В новое Положение эти нормы перекочевали в неизменном виде. Больше ни в одном нормативном акте авансирование расходов работника не предусматривается, но игнорировать эти требования нельзя.

Невыдача работнику подотчетной суммы на поездку – нарушение его трудовых прав. Инспекция труда может применить к нарушителю санкцию по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа в размере до 50 000 руб. Контроль соблюдения правил работы с подотчетными суммами вне пределов компетенции налоговых органов. Им вопрос выдачи подотчетного аванса может быть интересен только в контексте исчисления рублевого эквивалента этой суммы согласно п. 10 ст. 272 НК РФ, если она выдана в иностранной валюте.

Несвоевременное представление авансового отчета налоговых инспекторов до поры до времени также не беспокоит: пока он не утвержден, расходы по командировке налогоплательщик не учет, вычет НДС в отношении стоимости билетов не сделает (п. 7 ст. 171 НК РФ, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Однако, если время идет, а работник так и не отчитался, документы не представил, деньги тоже не вернул, встает вопрос о получении им дохода. Доход фиксируется либо в момент прощения работнику долга (в порядке ст. 415 ГК РФ), либо по истечение срока исковой давности, т.е. через три года после наступления срока, отведенного п. 23 Положения N 501 для представления авансового отчета. Доход подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами (см. Письма Минфина от 16.12.2019 N 03-04-06/98341, от 01.02.2018 N 03-04-06/5808, Письмо ФНС от 23.07.2021 N ЗГ-2-2/1090@).

Кратко об изменениях в учете командировок с 01.09.2025

• Новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 N 501, применяется с 01.09.2025. С этой даты утратил силу его предшественник, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749
• В командировки по-прежнему могут направляться только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, включая совместителей и дистанционных работников. Служебные поездки разъездных сотрудников командировками не признаются, как и выезды исполнителей по ГПД
• Срок командировки может быть любым (ограничения налагаются только на иностранных граждан). Правительство не стало отменять старую норму о том, что при однодневной командировке в пределах РФ суточные работнику не положены
• Формулировки Положения N 501 ставят под сомнение обоснованность расходов на проезд в аэропорт (на вокзал) на собственном авто и на разъезды по месту командирования
• Работнику обязательно нужно выдать подотчетный аванс в сумме достаточной для покрытия расходов на проезд, наем жилого помещения, а также суточные
• По возвращении из командировки работнику отводится 3 рабочих дня на представление авансового отчета и окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу

На заметку

Предполагается, что в скором будущем перечень налоговых расходов, связанных со служебной командировкой, освобождаемых также от обложения «зарплатными» налогами, пополнится стоимостью полиса ДМС, необходимого для отправления сотрудника в командировку (п. 25 Приложение N 2 к Основным направлениям бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики на 2025 год и на плановый период 2026 и 2027 годов (утв. Минфином России)). Новая норма должна закрыть брешь, касающуюся таких полисов со сроком действия менее года.

Автор статьи: Климова Марина Аркадьевна

Эксклюзивно для Бухэксперт

Все статьи автора

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email