Неполное рабочее время в ЗУП 3.1

В работе иногда возникает необходимость перевести сотрудников на неполное рабочее время. Разберем, какие настройки для этого нужно сделать в ЗУП 3.1.

Когда вводится режим неполного рабочего времени

Неполное рабочее время означает, что сотрудник работает неполную рабочую неделю, смену и (или) рабочий день. Работу сотрудника с неполным режимом оплачивают пропорционально фактически отработанному времени или в зависимости от выработки (ст. 93 ТК РФ).

Не стоит путать сокращенное и неполное рабочее время. Сокращенная продолжительность рабочего времени предусмотрена ТК РФ как мера защиты для определенных категорий работников. При работе в сокращенном режиме зарплата сотрудника не снижается, т.к. уменьшается не только отработанное время, но и его норма — Сокращенное и неполное рабочее время: законодательство.

Режим неполного рабочего времени может быть установлен по двум основаниям:

• По инициативе сотрудника. Сотрудник пишет заявление и стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору. Далее работодатель оформляет кадровый перевод на неполное время
• По инициативе организации, чтобы сохранить рабочие места в случае угрозы массового увольнения или если изменились организационные и технологические условия труда. Трудовой кодекс разрешает работодателям вводить режим неполного времени на срок до 6 месяцев (ч. 5 ст. 74 ТК РФ)

Порядок перевода на неполное рабочее время по инициативе организации подробно разобрали в статье Перевод сотрудников на неполное рабочее время по инициативе работодателя в ЗУП 3.1.

Как подключить возможность учета неполного времени

Возможность учета неполного рабочего времени включаем в настройках кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) по флажку Используется работа на неполной ставке.

После включения флажка:

• в Графике работы сотрудников (Настройка – Предприятие — Графики работы сотрудников) появится возможность задать настройки для работы на неполном времени 

• в кадровых документах можно будет указать неполную ставку 

Как настроить график работы на неполном времени

Основная особенность графиков неполного времени – в них включен флажок Неполное рабочее время.

При настройке таких графиков нужно определиться с тремя моментами:

• какой вид рабочего времени выбрать – неполный день или неполную неделю
• включать ли флажок Считать норму по другому графику
• как кодировать работу в режиме неполного времени в табеле

Неполный рабочий день или неполная рабочая неделя – что выбрать

При настройке графика работы нужно выбрать Вид неполного рабочего времени. Есть 2 варианта:

• Неполный рабочий день – для случаев, когда сотрудник работает каждый рабочий день, но уменьшенное количество часов. Например, по 6 часов в день вместо 8 
• Неполная рабочая неделя – если сотрудник трудится меньше рабочих дней в неделю, чем положено. Например, 4 дня с понедельника по четверг по 8 часов 

Переключатель Вид неполного времени в Графике работы влияет на заполнение формы ЕФС-1 – подраздела 1.1 и подраздела 1.2:

• для подраздела 1.1 формы ЕФС-1 флажок определяет, какой код подтянется в графу 6 формы для кадрового мероприятия — НЕПД или НЕПН — Сотрудники с неполным рабочим временем в ЕФС-1 Подраздел 1.1
• для подраздела 1.2 формы ЕФС-1 вид неполного рабочего времени влияет на заполнение стажа для льготной пенсии при работе во вредных условиях или в северных районах — Подраздел 1.2 ЕФС-1 по сотрудникам с неполным рабочим временем

Сотрудника могут перевести на смешанный режим – неполный день при неполной рабочей неделе. Например, на 6-часовой день по 4 дня в неделю. В этом случае в графике работы ставим переключатель в положение Неполный рабочий день.

Этот вариант учета косвенно подтверждает СФР. При переводе сотрудников на неполное рабочее время, в Фонд отправляем Подраздел 1.1 ЕФС-1, в котором предусмотрены разные коды для разных режимов неполного рабочего времени:

• Для неполного рабочего дня НЕПД
• Для неполной рабочей недели НЕПН

СФР разъяснил, что если работник трудится в условиях неполного рабочего дня и неполной рабочей недели, его режим работы нужно отражать кодом НЕПД, как неполный рабочий день – СФР ответил на вопросы по Подразделу 1.1 формы ЕФС-1 в 2024.

Когда включать флажок Считать норму по другому графику

Флажок Считать норму по другому графику влияет на расчет зарплаты. Его включаем в том случае, если при расчете зарплаты мы учитываем норму времени, и эту норму нужно брать по другому графику. Например, по графику пятидневки.

Для некоторых видов начислений, например, для типовой Оплаты по часовому тарифу норма времени не применяется. В этом случае флажок Считать норму по другому графику никакого влияния на расчет зарплаты не окажет.

Как кодировать неполное время в табеле

Код неполного времени в табеле зависит от причины, по которой ввели этот режим.

Если неполное время ввели по инициативе работодателя

В этом случае для унифицированной формы табеля Т-12 (утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1) предусмотрен специальный код НС (цифровой код 25).

В ЗУП 3.1 ему соответствует типовой вид рабочего времени Работа в режиме неполного рабочего времени (Настройка – Классификаторы).

Применять код НС, как и саму унифицированную форму Т-12, необязательно. Однако использование этого кода позволит визуально выделить в табеле сотрудников, переведённых на неполное время по инициативе организации.

Это облегчит заполнение статформы П-4 (НЗ) — Перевод сотрудников на неполное рабочее время по инициативе работодателя в ЗУП 3.1.

Если решите применять типовой вид времени с кодом НС – нужно проверить настройки начислений (Настройка – Начисления) сотрудников, которых перевели на неполное время. Если на вкладке Учет времени в настройках начисления выбрана Явка – при расчете зарплаты программа не учтет часы работы в режиме неполного времени по инициативе организации.

Такое начисление нужно будет перенастроить – добавить дополнительный вид времени Работа в режиме неполного рабочего времени.

Если неполное время установили по просьбе самого сотрудника

Специальный код для неполного времени в законодательстве не предусмотрен. В этом случае в табеле можно применять обычные обозначения:

• Я – для часов явки
• В – для дополнительных выходных дней при неполной рабочей неделе

Как рассчитывать оплату по окладу при неполном времени

Если зарплату сотрудника рассчитываем из месячного оклада – при переводе на неполное время нужно проверить, что оклад будет начисляться пропорционально отработанному времени.

Разберем, какие настройки подойдут для этих целей при расчете оплаты по окладу по часам и по дням.

Оплата по окладу по часам

Для пропорциональной оплаты подходят настройки типового начисления Оплата по окладу (по часам). Здесь коэффициент отработанного времени рассчитывается делением времени в часах на норму часов. Формула выглядит так:

• Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов

ВремяВЧасах – это фактически отработанные часы. Если сотрудник полностью отработал весь месяц по своему графику — количество часов программа возьмет из графика неполного рабочего времени сотрудника.

НормаЧасов – норма часов по графику полного рабочего времени. Чтобы программа взяла норму по графику полного времени — в настройках Графика работы сотрудника включаем флажок Считать норму по другому графику и задаем график нормы.

Оплата по окладу по дням

Если оплачиваемое время определяется в днях, формула начисления будет различаться в зависимости от вида неполного времени. Возможны 3 случая:

Случай 1. Сотрудник работает неполный день

Чтобы рассчитать оплату по окладу по дням пропорционально отработанному времени, в формуле применяем показатель Доля неполного рабочего времени.

Формула начисления будет выглядеть:

Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней

Расчет показателя ДоляНеполногоРабочегоВремени зависит от того, включен ли в графике неполного времени флажок Считать норму по другому графику.

• Если в неполном графике включен флаг Считать норму по другому графику – Доля неполного рабочего времени определяется как соотношение длительности рабочей недели по графику сотрудника к длительности недели по графику нормы. Например, в графике неполного времени запланировано 32 часа в неделю и указано, что норму нужно считать по пятидневке с 40-часовой неделей. Тогда Доля неполного рабочего времени будет равна 0,8 (= 32 часа / 40 часов) 

• Если в графике неполного времени не включен флаг Считать норму по другому графику – Доля неполного времени будет равна количеству ставок из кадрового документа сотрудника 

Случай 2. Сотрудник работает полный день в режиме неполной рабочей недели

В этом случае начисление должно рассчитываться по схеме [Оклад * Отработано дней / Дней по норме за месяц]. Поэтому в формуле оплаты по окладу будем использовать показатель Норма дней по графику полного рабочего времени.

Формула начисления будет выглядеть:

Оклад * ВремяВДнях / НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени

Показатель НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени – типовой показатель, равен числу рабочих дней в расчетном месяце по производственному календарю пятидневной рабочей недели.

Соотношение ВремяВДнях / НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени рассчитает долю отработанного времени для пропорциональной оплаты по окладу.

Случай 3. Сотрудник работает неполный день в режиме неполной рабочей недели

Если сотрудник работает в смешанном режиме, например, 4 дня в неделю по 4 часа — назначаем ему начисление с показателем Доля неполного рабочего времени как для случая 1.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email