Не заполняется ведомость на выплату аванса — 7 причин

Создаем и автоматически заполняем ведомость на выплату аванса, однако некоторые сотрудники в нее не попадают. Почему так? Как исправить?

Причин такого поведения программы может быть несколько, рассмотрим основные.

Причина № 1. Сотруднику не начислен аванс

Перед выплатой аванс необходимо предварительно рассчитать с помощью документа Начисление за первую половину месяца (Зарплата — Создать). Соответственно, если аванс не начислен, то и выплата сотруднику не заполнится.

Чтобы убедиться, что за нужный месяц в программе зарегистрирован документ Начисление за первую половину месяца, можно настроить отбор по Типу документа в списке документов Все начисления (Зарплата – Все начисления).

Для этого в правом верхнем углу предназначена команда Еще – Настроить список.

Далее на вкладке Отбор добавим фильтр по полю Тип документа.

Подробнее о настройке списков документов – в статье Работа со списками и журналами документов в ЗУП 3.1

Причина № 2. У сотрудника имеется задолженность перед организацией

Если на момент выплаты аванса у сотрудника имеется задолженность перед организацией, то при автоматическом заполнении ведомости на аванс сумма к выплате уменьшается на сумму долга работника. Такое может случиться, например, если в прошлом месяце ему ошибочно выплатили больше, чем было начислено. При этом если сумма задолженности превышает сумму аванса, то сотрудник не попадает в Ведомость.

Если сумма начисленного аванса превышает сумму задолженности на начало, т. е. за первую половину месяца имеется остаток к выплате – сотрудник попадет в Ведомость. Но в этом случае документ заполнится неверно – возникнут проблемы с НДФЛ. Подробно – в статье Проблемы заполнения ведомости на аванс по сотрудникам с долгами.

Причина № 3. Место выплаты, указанное для сотрудника, не соответствует типу ведомости

Например, для сотрудника установлено, что выплаты ему производятся через кассу, а ведомость на выплату аванса формируется через банк. В этом случае сотрудник не будет автоматически включен в банковскую ведомость.

Место выплаты для сотрудника можно проверить в его карточке по ссылке Выплата зарплаты.

Подробнее – в статье Места выплаты зарплаты и документы выплаты.

Причина № 4. По сотруднику уже проведено «Начисление зарплаты»

Такая проблема может возникать, если по сотруднику ввели тестовый документ Начисление зарплаты и взносов. Например, чтобы проверить, как отразятся изменения оплаты по нему, внесенные в месяце. Или чтобы прикинуть, какая сумма среднего заработка по нему должна рассчитаться в следующем месяце. Если такой тестовый документ начисления зарплаты по ошибке провели, он будет «мешаться» при заполнении ведомости на аванс. Чтобы сотрудник попал в авансовую ведомость, нужно отменить документ Начисление зарплаты и взносов за этот месяц.

Узнать, что для работника уже введен документ Начисление зарплаты и взносов можно точно также, как в Варианте 1 – при помощи отбора по сотруднику в списках документов Все начисления или Начисления зарплаты и взносов.

Также подобная проблема возникает, если нужно перезаполнить выплату аванса после реального начисления зарплаты. В этом случае безопаснее не трогать документ Начисление зарплаты и взносов, а внести правки в ведомость на аванс вручную. Если нужно исправить ведомость на аванс за прошлый период и уже введены документы Начисление зарплаты и взносов за месяцы после нее, то тоже лучше не рисковать и поправить ведомость на аванс вручную.

Причина № 5. Если уволился внутренний совместитель

Если сотрудник работает на двух должностях и в текущем месяце увольняется по внутреннему совместительству до выплаты аванса — основной сотрудник в Ведомость не подтянется.

Это зарегистрированная программная ошибка – Ошибка 20173872. Для ее обхода разработчики предлагают перепровести документы начисления в заданной последовательности:

1. Отменить проведение документов Начисление зарплаты за первую половину месяца по двум местам работы
2. Перепровести Увольнение по внутреннему совместителю без его перерасчета
3. Ничего не перезаполняя, вернуть проведение документов Начисление зарплаты за первую половину месяца по обоим сотрудникам

Причина №6. После начисления аванса сотрудника перевели в другое подразделение

Если сотрудник перешел в другое подразделение во второй половине месяца, но до выплаты аванса, он также может не попадать в ведомость на аванс. Причем проблема проявляется по-разному, в зависимости от того, как учитывается подразделение – в справочнике Подразделения или в справочнике Организации (так учитываем филиалы с правом самостоятельной выплаты зарплаты).

Случай 1. Подразделение учитывается в справочнике «Подразделения»

Если был перевод в подразделение, зарегистрированное в справочнике Подразделения (Настройка – Предприятие – Подразделения) – сотрудник не будет попадать в Ведомость на аванс только, если в ней стоит отбор по прежнему подразделению.

Это не критичная проблема. Для ее решения нужно:

• или заполнять Ведомость без отбора по подразделению
• или заполнить Ведомость уже по новому месту работы. Сотрудник попадет в ведомость с новым подразделением без проблем

При этом внутри Ведомости суммы будут относиться к старому подразделению, в котором аванс был начислен. Это видно в расшифровках сумм по Ведомости:

• в расшифровке суммы К выплате

• и в расшифровке НДФЛ к перечислению

Такое заполнение Ведомости корректно – не возникнет пересортицы между Подразделениями в учете взаиморасчётов, а также в исчисленном и удержанном НДФЛ.

Случай 2. Подразделение учитывается в справочнике «Организации»

Если же был перевод сотрудника между филиалами, которые учитываются в справочнике Организации (Настройка – Предприятие – Организации) – сотрудник совсем не попадет в Ведомость на аванс – ни по одному из филиалов.

Эта проблема уже серьезнее, т. к. работник рискует вообще остаться без аванса!

В этом случае чтобы по сотруднику заполнить Ведомость на аванс, нужно на время распровести Кадровый перевод.

Если по Кадровому переводу уже сформирован документ Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1 (Кадры – См. также – Электронные трудовые книжки) – перевод будет защищен от распроведения. Чтобы отменить проведение, документ можно разблокировать по команде Еще – Разблокировать форму.

Причина № 7. По сотруднику в этом месяце уже введена ведомость с типом «Зарплата за месяц»

Если по сотруднику зарегистрирована выплата зарплаты за месяц – ведомость на аванс за этот месяц не заполнится. Так в программе срабатывает защита, чтобы не переплатить лишнего. Рассмотрим на примере.

Сотруднику Астрову А. В. в начале сентября было начислено: пособие по временной нетрудоспособности (6 000 руб. / НДФЛ 780 руб.) и разовая премия (2 000 руб. / НДФЛ 260 руб.). Обе суммы выплачены по одной ведомости до выплаты аванса за сентябрь.

При выплате аванса сотрудник не попадает в ведомость на выплату.

Причина в том, что организация решила выплатить суммы пособия и премии сотруднику одной ведомостью. Чтобы обе эти суммы подтянулись в документ автоматически, в нем было указано выплачивать Зарплату за месяц.

Чтобы сработало автозаполнение Ведомости на аванс, в этой ситуации можно применить три способа:

Вариант 1. Перед заполнением Ведомости на аванс временно отменить проведение межрасчетных ведомостей на больничный и премию.

Вариант 2. Зарегистрировать каждую межрасчетную выплату отдельным документом с соответствующим характером выплаты:

• пособие – с характером выплаты Больничные листы

• а разовую премию — с характером выплаты Премии

Вариант 3. Подойдет, если есть межрасчетные выплаты по отпускным или больничным. В Ведомости можно указать характер выплаты Отпуск (под расчет) или Больничные листы (под расчет) – Зачем в ведомостях для отпускных и больничных предусмотрены виды выплат с наименованием «… (под расчет)»? Тогда в документе на выплату будет учитываться весь взаиморасчет (все недоплаты и переплаты) по сотруднику с начала учета в этой программе.

Каждый из предложенных способов позволит заполнить Ведомость на аванс по сотруднику автоматически.

Смотрите самоучитель по 1С ЗУП 8.3.1 от Елены Гряниной

Этот самоучитель доступен по ссылке на Плейлист Youtube. Мы периодические обновляем его и добавляем новые видео. Сохраните его в избранное и поделитесь им с коллегами, они будут вам благодарны!

И не забудьте подписаться на наш Канал на Youtube — на нём мы публикуем важнейшие изменения законодательства и 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email