Помощник бухгалтера – Универсальный отчет

В данной статье мы расскажем о помощнике бухгалтера — Универсальном отчете. Умение пользоваться этим инструментом позволит быстро получать нужные данные и анализировать их при возникновении проблем в программе.

Вы узнаете:

  • кто может работать с Универсальным отчетом;
  • как настроить Универсальный отчет;
  • полезные команды отчета.

Для чего нужен Универсальный отчет и кто может с ним работать

Универсальный отчет позволяет создать свой собственный отчет по данным 1С. Это палочка-выручалочка для случаев, когда ни один из отчетов 1С для вывода нужной информации не подходит. Используя Универсальный отчет, можно:

  • строить свои отчеты по любому справочнику, документу и регистрам программы;
  • проверять выполнение условий принятия расходов при УСН;
  • анализировать заполнение формы 6-НДФЛ;
  • выявлять зависший НДС;
  • получать скрытую информацию по реквизитам, автоматически заполняемым самой 1С, из справочников, документов и регистров;
  • и многое другое.

Универсальный отчет в программе можно открыть из разделов:

  • Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет.

  • Администрирование — Обслуживание — Отчеты и Обработки — Отчеты администратора — Универсальный отчет.

Работать с Универсальным отчетом могут пользователи с:

  • Полными правами (профиль пользователя Администратор);
  • правом Использование Универсального отчета.

Подключить право Использование Универсального отчета можно по кнопке Создать в профиле пользователя: раздел Администрирование — Настройки программы — Настройки пользователей и прав — Группы доступа — ссылка Профили групп доступа.

Созданный новый профиль с правом использования Универсального отчета после этого можно добавить пользователям, не имеющим полные права: раздел Администрирование — Настройки программы — Настройки пользователей и прав — Пользователи — ссылка Пользователи — кнопка Права доступа.

Порядок настройки Универсального отчета

Настройка Универсального отчета включает в себя два этапа:

  • задание исходных данных;
  • настройку структуры отчета.

Задание исходных данных

Задание исходных данных включает в себя заполнение первичной информации по отчету:

  • Период — даты начала и окончания выборки данных. Задается при работе с:
    • документами;
    • регистрами накопления;
    • периодическими регистрами сведений;
    • регистрами бухгалтерии.

Для справочников, планов вида расчета и регистров сведений, не сохраняющих историю значений по датам, в шапке отчета Период не отображается.

  • Тип источника данных — на основе каких объектов будет сформирован отчет. Возможны следующие варианты:
    • Справочник;
    • Документ;
    • Регистр накопления;
    • Регистр сведений;
    • Регистр бухгалтерии;
    • Планы видов расчета.

Типы источников данных предопределены разработчиками и выбираются из выпадающего списка. Удаление и добавление к этому списку новых источников не предусмотрено.

  • Наименование источника данных — название выбранного справочника, документа, регистра и т.п., например:
    • справочник Контрагенты;
    • документ Начисление зарплаты и взносов;
    • регистр сведений Цены номенклатуры;
    • регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

Наименование источников данных выбирается из выпадающего списка, в который включены все объекты конфигурации по указанному Типу источника данных. Например, для Регистра накопления в выпадающем списке будет предложен весь список регистров накопления программы.

  • Данные для построения отчета — дополнительная информация по выбранному источнику данных, например:
    • выбор табличной части для справочников и документов; PDF
    • вывод информации полностью или только актуальной информации для регистров сведений; PDF
    • выбор отражения цифровых данных для регистров накопления: PDF
      • таблицы остатков и оборотов с движением сумм; PDF
      • таблица списком. PDF

Виды отчета

Вид формируемого отчета определяется в форме настройки при нажатии кнопки Настройки.

Универсальный отчет может быть:

  • Простым — отчет формируется по всем записям выбранного объекта без отбора и группировки данных. Он выводит детальный список всех показателей выбранного объекта, что бывает неудобного для просмотра и работы с отчетом. Простой вид отчета устанавливается по умолчанию при открытии Универсального отчета.

  • Расширенным — отчет формируется по настройкам, заданным пользователем.

При помощи расширенного отчета удобно отбирать нужную информацию и просматривать данные, которые скрыты от пользователя: например, информация по крайнему сроку уплаты налога, которую программа формирует автоматически. Это позволяет быстро разобраться в причинах некорректного формирования отчетности, находить и исправлять допущенные ошибки.

Настройка отчета

Настройка может выполняться только для расширенного вида отчета: кнопка Настройки — вкладка Отборы — Вид — Расширенный.

Настройка отчета позволяет работать с вкладками:

  • Отборы;
  • Поля и сортировки;
  • Оформление;
  • Структура.

Рассмотрим правила заполнения и работы с этими вкладками.

Вкладка Отборы

На вкладке Отборы указываются:

  • Параметры — заполняются по умолчанию из шапки отчета, где выставлены исходные данные.
  • Отборы — данные, по которым будет произведен отбор в отчете.

Отбор в отчет добавляется по кнопке Добавить отбор.

В открывшейся форме выбираются данные:

  • Поле — параметр или реквизит выбранного источника данных, по которому будет осуществляться отбор.
  • Условие — условие сравнения, выбирается из следующих вариантов:
    • Равно — параметр должен быть точно равен выбранному значению.
    • Не равно — параметр не равен выбранному значению.
    • В списке — параметр должен быть равен одному из значений, указанных в колонке Значение. При выборе такого условия можно указать не одно значение, а список значений.
    • В группе из списка — аналогично предыдущему условию позволяет отобрать данные находящиеся в одной из указанных групп в списке значений.
    • В группе — параметр должен быть равен либо самому значению, либо подчиненному значению.
    • Не в списке — параметр должен быть не равен значению в заданном списке.
    • Не в группе из списка — аналогично предыдущему условию для списка значений, позволяет дополнительно указывать группы в значениях.
    • Не в группе — параметр не должен быть равен указанному значению либо подчиненному значению.
    • Заполнено — отбор по заполненным значениям.
    • Не заполнено — отбор по незаполненным значениям.
  • Значение — конкретное значение выбранного параметра или реквизита.

Можно задать отображение отбора для пользователя. Для того чтобы отбор отображался в шапке отчета и не нужно было каждый раз заходить в настройки, установите «звездочку». При необходимости можно изменить название отбора, отображаемое для пользователя в графе Заголовок.

  • Заголовок — название того, как выбранный реквизит будет отображаться для пользователя, например:
    • Физическое лицо — ФИО.

Вкладка Поля и сортировки

Вкладка Поля и сортировки состоит из окон:

  • Поля — список данных для вывода в отчет. По умолчанию список заполнен основными реквизитами выбранного объекта, заданными разработчиками. Добавление новых полей из всех доступных для выбранного объекта происходит по кнопке Добавить (в командной панели окна Поля). Установка флажка напротив поля означает использование его в отчете. Если данные поля не должны попадать в отчет, флажок сбрасывается.

В отчете информация располагается в столбцах в той последовательности, что задана в списке полей, поэтому к изменению положения поля нужно отнестись внимательно.

  • Сортировки — список полей упорядочивания в отчете. Пользователь задает этот список самостоятельно по:
    • кнопке Добавить (в командной панели окна Сортировки);
    • перетаскиванием мышкой поля из окна Поля;
    • используя стрелочки между окнами Поля и Сортировки.
      Выбранные данные активизируются флажком слева. Направление сортировки задается:
    • по возрастанию значений;
    • по убыванию значений.
      Можно задавать сразу несколько настроек для сортировки, например:
    • Физическое лицоПо возрастанию;
    • Дата получения доходаПо возрастанию.

Для управления списком полей и сортировки, кроме кнопки Добавить, предусмотрены специальные кнопки:

  • Удалить («крестик») — удаляет из списка выбранное поле.
  • Стрелка «вверх» — перемещает поле, на которое установлен курсор, на одну позицию вверх.
  • Стрелка «вниз» — перемещает поле, на которое установлен курсор, на одну позицию вниз.

Программа позволяет перетаскивать поля в нужное место списка мышкой. Стрелки «вверх» и «вниз» пришли в настройки из старой программы 8.2, где перетаскивание объектов мышкой невозможно.

  • «Квадратик с галочкой внутри» — устанавливает флажок активности по всем полям списка.
  • «Пустой квадратик» — «сбрасывает» флажок активности по всем полям списка.
  • Подменю ЕЩЕ — содержит полный список возможных команд работы со списком. Помимо перечисленных выше, в него входят команды:
  • Сгруппировать — настройка вызывается по кнопке ЕЩЕ — Сгруппировать.

При выборе команды открывается форма настройки Группа выбранных полей PDF, в которой указываются:

  • Заголовок — наименование общей колонки со сгруппированными полями в отчете.
  • Расположение — отображение полей внутри группировки:
    • Авто — по умолчанию, как задано разработчиками. Как правило, в этом случае используется горизонтальная группировка полей в разных колонках;
    • Вертикально — поля группируются вертикально сверху вниз под общим заголовком;
    • Горизонтально — поля группируются горизонтально слева направо под общим заголовком;
    • Вместе — поля группируются под общим заголовком через запятую;
    • Отдельная колонка — поля группируются в отдельной колонке отчета.

  • Разгруппировать — вызывается по кнопке ЕЩЕ — Разгруппировать. Для выполнения команды курсор в списке полей устанавливается на нужную группу и вызывается команда Разгруппировать. После выполнения команды все поля, входившие в группировку, отображаются в общем списке полей друг за другом.

Для удобства сгруппируем в горизонтальную группу Контроль НДФЛ отчета по регистру Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ поля:

  • Дата получения дохода;
  • Крайний срок уплаты;
  • Срок перечисления.

Шаг 1. Откройте форму настроек Универсального отчета по кнопке Настройки.

Шаг 2. Выставите вид отчета — Расширенный.

Шаг 3. Перейдите на вкладку Поля и сортировки. Вызовите команду группировки полей: кнопка ЕЩЕ — Сгруппировать.

Шаг 4. В форме настройки укажите:

  • ЗаголовокКонтроль НДФЛ;
  • РасположениеГоризонтально.

Подтвердите настройки по кнопке ОК.

Шаг 5. Добавьте в группу Контроль НДФЛ поля:

  • Дата получения дохода — данное поле присутствует в списке полей, отображаемых по умолчанию, поэтому в группу его перетащите мышкой;
  • Крайний срок уплаты и Срок перечисления — их нет в списке полей, отображаемых по умолчанию; добавьте их в список Поля по кнопке Добавить, а затем также перетащите в группу.

Сформируйте отчет по кнопке Сформировать. Результат группировки в отчете будет выглядеть следующим образом.

Вкладка Оформление

На вкладке Оформление можно управлять настройками:

  • заголовка;
  • шрифта;
  • цвета;
  • ширины столбцов и строк;
  • формата представления данных
  • и т.д.

Форма настройки оформления вызывается кнопкой Добавить. В ней можно задать:

  • Заголовок — название отчета, которое будет отображаться при формировании отчета. PDF

  • Форму настройки элемента условного оформления отчета, которая содержит четыре вкладки:
    • Оформление — определяет цвет текста и фона, шрифт отчета, размер колонок и строк таблицы, ориентацию текста и т.д. PDF Список настраиваемых параметров недоступен для изменения, пользователь может выбрать только значения параметров. Выбранный параметр помечается флажком и учитывается программой при построении отчета.
    • Условие — задается условие, при котором действует настройка оформления. PDF Условие задается по кнопке Добавить. Если условие не задано, настройка действует для всех значений полей, указанных на вкладке Оформляемые поля.
    • Оформляемые поля — по кнопке Добавить указывается список полей, для которых действует настройка. PDF
    • Дополнительно — настраивается конкретное место действия настройки. По умолчанию настройка действует на всех уровнях отчета:
      • в заголовках;
      • группировках;
      • итогах;
      • и т.д.

Для действия настройки только в группировках или итогах пользователь может сбросить флажок с остальных вариантов. PDF

Настроим отображение красным цветом суммы налога при отрицательных значениях НДФЛ отчета по регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ для поиска ошибок в базе.

Шаг 1. Откройте форму настроек Универсального отчета по кнопке Настройки….

Шаг 2. Выставите вид отчета — Расширенный.

Шаг 3. Перейдите на вкладку Оформление. По кнопке Добавить вызовите форму настройки элемента условного оформления.

Шаг 4. В форме настройки на вкладке Оформление укажите:

  • Цвет текстастиль: Отрицательное число.

Шаг 5. На вкладке Условие задайте условие изменения цвета:

  • ПолеСумма, Вид сравненияМеньше, Значение0.

Шаг 5. На вкладке Оформляемые поля по кнопке Добавить задайте поле, для которого выполняется настройка:

  • Сумма.

Сформируйте отчет по кнопке Сформировать. Отрицательные суммы налога показываются красным цветом.

Более подробно ознакомиться с настройкой оформления можно в статье Настройка списков документов, справочников, регистров

Вкладка Структура

Структура отчета обязательно должна быть заполнена! Отчет не сформируется без задания структуры отчета на вкладке Структура, даже если все остальные вкладки заполнены правильно.

По умолчанию программа предлагает свой вариант структуры отчета с детальными записями по всем полям настройки.

Работать с такими настройками неудобно. Создание полноценного отчета с удобной структурой просмотра происходит по кнопке Добавить.

Универсальный отчет позволяет построить отчет в виде:

  • Группировки данных — указанные в настройках поля группируются сверху вниз, согласно заданной структуре. PDF
  • Таблицы — в структуре отчета задаются поля отдельно для строк и колонок. PDF
  • Диаграммы — по выбранным полям отчета строится диаграмма. В 1С предлагается большой выбор вариантов диаграмм.PDF

Важно отметить, что в одном отчете можно вывести в структуру сразу все три вида одновременно. В этом случае при формировании отчета по кнопке Сформировать будут строиться три разных по форме отчета. PDF

Вкладка Структура — Группировка данных

Отчет данного вида используется наиболее часто как наиболее простой и удобный в настройке. Работа с отчетом начинается с нажатия на кнопку Добавить.

В окне доступных полей отбираются поля для группировки данных в отчете. По ним будут выводиться итоговые суммы, например:

  • Организация;
  • Подразделение;
  • Физическое лицо.

Поля, не включенные в группируемые поля, но отмеченные флажком на вкладке Поля и сортировки, выводятся в отчет специальной доступной к выбору группировкой Детальные записи. PDF

Внешний вид отчета, построенного по структуре Группировка данных:

Если необходимо сформировать общий список данных, указанных в списке полей вкладки Поля и сортировки, выбирается только группировка Детальные записи. PDF

Вариант без группировок, общим списком, выглядит следующим образом:

Вкладка Структура — Таблица

Добавить отчет в виде таблицы можно:

  • по кнопке ЕЩЕ — Добавить таблицу; PDF
  • вызвав контекстное меню правой кнопкой мышки, встав курсором на поле Отчет. PDF

В структуре таблицы необходимо настроить поля:

  • Строки;
  • Колонки.

Поля в группировки строк и колонок добавляются по кнопке Добавить.

Согласно заданной структуре, сформированный отчет покажет две таблицы с данными по НДФЛ на дату получения дохода:

  • в разрезе подразделений организации;
  • отдельно по сотрудникам.

Вкладка Структура — Диаграмма

Добавить отчет в виде диаграммы можно:

  • по кнопке ЕЩЕ — Добавить диаграмму; PDF
  • вызвав контекстное меню правой кнопкой мышки, встав курсором на поле Отчет. PDF

В структуре таблицы необходимо настроить поля:

  • Точки;
  • Серии.

Поля в группировки точек и серий добавляются по кнопке Добавить.

Согласно заданной структуре, сформированный отчет покажет диаграмму с суммой НДФЛ по каждому сотруднику.

Вид диаграммы можно изменить. Для этого нужно дважды кликнуть мышкой по заголовку Диаграмма. В открывшемся окне настроек выбрать Тип диаграммы из выпадающего списка.

Диаграмма Круговая объемная по физическим лицам.

Полезные кнопки отчета

В шапке отчета выведены кнопки команд, полезных при работе с Универсальным отчетом.

Список команд включает:

  • сохранение вариантов отчета;
  • поиск в отчете заданного текста;
  • разворачивание группировок отчета;
  • сворачивание группировок отчета;
  • суммирование выделенных ячеек отчета;
  • печать отчета;
  • предварительный просмотр перед печатью;
  • сохранение отчета в файл;
  • отправку отчета по электронной почте;
  • выгрузку и загрузку созданных пользователем настроек.

Сохранение вариантов отчета

Для сохранения созданного варианта отчета используется команда Сохранить вариант отчета: кнопка Варианты отчета — Сохранить вариант отчета…

В открывшейся форме заполняются:

  • Наименование варианта — имя настройки в списке вариантов отчета;
  • Доступность отчета:
    • Только для автора;
    • Для всех пользователей.

Сохраненные варианты Универсального отчета отображаются в списке вариантов отчета ниже команды Сохранить вариант отчета…Текущий вариант, с которым работает пользователь, помечается флажком.

Также сохранить вариант отчета можно по кнопке ЕЩЕ — Варианты отчета — Сохранить вариант отчета… PDF

Сброс пользовательских настроек

Для сброса пользовательских настроек нужно нажать кнопку ЕЩЕ — Стандартные настройки.

Поиск заданного текста в отчете

При получении больших отчетов для поиска нужной информации удобно воспользоваться текстовым поиском. Для этого нужно нажать кнопку Найти.

В форме поиска задать искомый текст и направление движения при поиске:

  • Вперед — от положения курсора в отчете вниз;
  • Назад — от положения курсора в отчете вверх.

Поиск может осуществляться:

  • По колонкам;
  • По строкам;
  • По текущей колонке;
  • По текущей строке.

Место поиска задается в поле Просматривать, например:

  • ПросматриватьПо колонкам.

Найденный в отчете текст обводится желтой рамочкой.

Вызов формы текстового поиска может выполняться комбинацией клавиш CTRL + F.

Развернуть группы

С помощью кнопки Развернуть группы все свернутые группировки отчета разворачиваются. В этом случае к просмотру открыта вся детальная информация отчета.

Развернуть группы отчета можно также по кнопке ЕЩЕ — Развернуть все группы. PDF

Свернуть группы

С помощью кнопки Свернуть группы детальная информация внутри группировки скрывается. Итоговый результат показывается по самой верхней группировке.

На вкладке Структура указаны группируемые поля:

  • Организация;
  • Подразделение;
  • Физические лица.

При выполнении команды Свернуть группы отобразится итоговая строка по группе Организация.

Использовать команду удобно при большом детальном отчете, когда требуется быстро посмотреть общую итоговую сумму по сформированному отчету.

Свернуть группы отчета можно также по кнопке ЕЩЕ — Свернуть все группы. PDF

Подсчитать

Выделяя в сформированном отчете суммы в ячейках табличной части, можно получать итоговую сумму в поле Сумма по выбранным ячейкам. При выделении нескольких ячеек необходимо удерживать нажатой левую клавишу CTRL и одновременно мышкой отмечать ячейку с суммой.

При выполнении команды происходит расчет следующих показателей выделенных ячеек:

  • Сумма;
  • Количество;
  • Среднее;
  • Минимум;
  • Максимум;
  • Всего ячеек.

Подсчитать сумму выделенных ячеек можно также по кнопке ЕЩЕ — Подсчитать. PDF

Печать

Сформированный отчет можно распечатать. При нажатии на кнопку Печать вызывается форма настройки печати.

Также можно вызвать форму настройки печати комбинацией клавиш CTRL+ P или по кнопке ЕЩЕ — Печать. PDF

Если к компьютеру подключены несколько принтеров, то 1С будет использовать тот, который указан в настройках операционной системы по умолчанию.

Выставленный по умолчанию в настройках операционной системы принтер выбирается только до тех пор, пока пользователь не выберет другой принтер, настраивая печать какого-либо документа. После этого программа станет ориентироваться на последний выбор.

Подробно о настройке принтера в 1С в статье Как можно в настройках поменять принтер

Предварительный просмотр

Для просмотра отчета перед печатью используется кнопка Предварительный просмотр.

Из формы настройки предварительного просмотра можно:

  • распечатать отчет по кнопке Печать;
  • настроить параметры страницы: PDF
    • размер бумаги;
    • ориентацию подачи бумаги;
    • поля, колонтитулы;
    • масштаб печати;
    • и т.д.
  • пролистать страницы отчета — кнопки «вниз» и «вверх»;
  • увеличить или уменьшить изображение — кнопки лупы со знаком «+» и «-«.

Вызвать предварительный просмотр перед печатью можно также по кнопке ЕЩЕ — Предварительный просмотр. PDF

Сохранить

Сохранить сформированный отчет в файл можно по кнопке Сохранить или комбинацией кнопок CTRL+S. При сохранении отчета вызывается типовая форма настройки сохранения в файл Сохранить как.

В форме настройки задается:

  • Имя файла — название, под которым отчет будет сохранен в файл;
  • Тип файла — выбирается конкретный вариант из предлагаемого списка доступных типов.

По умолчанию при сохранении отчета 1С выставляет:

  • Тип файлаТабличный документ (*.mxl).

Этот тип файла можно открыть только внутри 1С. Поэтому для работы с отчетом вне программы сохраните его, например, как Excel-файл.

Отправить по электронной почте

При настроенной учетной записи электронной почты можно переслать сформированный отчет через встроенный почтовый клиент 1С на любой электронный адрес.

Возможны следующие варианты отправки отчета:

  • Отправить сейчас;
  • Создать рассылку отчетов — формирование и рассылка отчетов автоматически. При выборе этой команды вызывается форма настройки рассылки отчетов, где задается расписание рассылки отчета и указывается список лиц-получателей отчета;

  • Включить в существующую рассылку отчетов — отчет добавляется в уже настроенную ранее рассылку. Добавление происходит из формы настройки рассылки по кнопке Подбор.

Для отправки отчетов двумя последними способами требуется настроить форму Рассылки отчетов: раздел Администрирование — Настройки программы — Печатные формы, отчеты и обработки — Рассылки отчетов.

Выгрузка и загрузка настроек

Для передачи созданных настроек другим пользователям и установке их на другие базы данных используются команды:

  • Сохранить настройки;
  • Загрузить настройки.

Выгрузить созданную настройку Универсального отчета в файл можно по кнопке ЕЩЕ — Прочее — Изменить вариант отчета.

Из открывшейся формы настроек можно выгрузить созданную настройку в файл по кнопке ЕЩЕ — Сохранить настройки.

В форме сохранения настроек указываются:

  • Имя файла — название настройки;
  • Тип файла Документ XML.

После выполнения команды Сохранить настройки настройки Универсального отчета сохраняются в файл XML.

Используя сохраненную в файл настройку Универсального отчета, можно загрузить ее на другие компьютеры и базы данных по кнопке ЕЩЕ — Прочее — Изменить вариант отчета…. Для этого в открывшейся форме настроек выберите команду Загрузить настройки: кнопка ЕЩЕ — Загрузить настройки.

Загрузка настройки вызовет форму Загрузить настройки из файла, в которой выбирается сохраненный файл настроек.

После загрузки настроек необходимо сохранить их по кнопке Завершить редактирование.

Все вкладки установились по данным загруженного файла настроек.

Это очень удобная команда для того, чтобы не создавать настройки вручную. Рекомендуем!

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Пожалуйста, оцените публикацию:
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд

(18 оценок, среднее: 4,83 из 5)


Загрузка...

Карточка публикации

Разделы:
Рубрика: /
Объекты / Виды начислений:
Последнее изменение: 13.12.2018
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Добавить комментарий