Загрузка документов из скана (фото) в 1С

Современные технологии заявляют о себе в полную силу. В 1С реализована (релиз 3.0.194.18) загрузка накладных от поставщика из скана или фотографии. Теперь не придется мучиться с выгрузкой данных в специальный формат обмена XML или пытаться загружать данные из файла Excel по внешней обработке. Достаточно сохраненной фотографии накладной, чтобы без ручного ввода автоматически загрузить ее в 1С.

Как реализован в 1С, этот сервис мы разберем в нашей статье.

[jivo-yes]

1С: Распознавание первичных документов

ВАЖНО! Подключение к сервису 1С:Распознавание первичных документов доступно пользователям Портала 1С:ИТС. Условия использования сервиса следующие >>

Настройки сервиса распознавания документов

Настройки загрузки из скана (фото) в 1С задаются в разделе Администрирование — Распознавание документов.

Настройки сгруппированы в специальные разделы:

• Настройки распознавания документов
• Настройки заполнения документов
• Настройки обработки документов
• Автоматическое удаление обработанных документов
• Прочее

Настройки распознавания документов

Группа Настройки распознавания документов содержит:

• флажок Использовать распознавание документов — отвечает за возможность распознавать сканы или фотографии документов и загружать их в 1С с использование учетной записи Портала 1С:ИТС
• ссылка Я участник пилотной программы — используется для подключения к пилотной программе. Подключение потребует автономной авторизации, при этом режим использования Портала 1С:ИТС будет отключен

Если вы не участник пилотного проекта, используйте флажок Использовать распознавание документов, который выставлен по умолчанию.

Настройки заполнения документов

Группа Настройки заполнения документов отвечает за сохранение вариантов, сопоставленных данных при загрузке документов. Например, в фото указана организация ТЕХНОМИР ООО, а в вашей базе она называется ТЕХНОМИР. После сопоставления, что это одинаковые объекты, для всех последующих загрузок не потребуется повторно сопоставлять эти данные.

Варианты сохранения соответствий:

• Сохранение автоматически — распознаваемые данные сохраняются автоматически
• Задавать вопрос — при распознавании данных задается вопрос о сохранении, в зависимости от ответа, можно сохранить вариант соответствия либо отказаться от него
• Не сохранять — не сохранять варианты соответствия данных

Выбор автоматического сохранения соответствий поможет сделать распознавание новых документов качественнее.

Настройки обработки документов

Группа Настройки обработки документов отвечает за автоматическое сопоставление учетных документов с распознанными  и прикрепление изображения к документу:

• флажок Прикреплять изображения к учетным документам
• флажок Автоматически помечать распознанный документ обработанным
• флажок Автоматически прикреплять изображение к учетному документу
• флажок По умолчанию создавать счет фактуру при создании реализации и поступления
• флажок Автоматически регистрировать кассовые чеки

По умолчанию в настройках установлен флажок Автоматически помечать распознанный документ обработанным. Для удобства работы можно выставить сразу все указанные флажки.

Автоматическое удаление обработанных документов

Группа Автоматическое удаление распознанных документов отвечает за экономию занимаемого места за счет автоматического удаления обработанных объектов в установленный период времени.

Прочее

Группа Прочее содержит флажок Открывать новые элементы справочников после создания.

Полезные ссылки

В форме настроек распознавания документов даются специальные ссылки:

• 1С: Сканер документов — позволяет подключить мобильное приложение для использования мобильного телефона в качестве сканера. Это позволит фотографировать присланные накладные, отправлять фото на распознавание и создавать новые документы в 1С
• Соответствие распознанных строк — сохраняет все сопоставленные несовпадающие данные при загрузке из скана или фотографии в 1С

Загрузка документов

В 1С можно загружать документы:

Поступление (акт, накладная, УПД)

Реализация (акт, накладная, УПД)

Счет покупателю

Счет от поставщика

Счет-фактура полученный

Счет-фактура выданный

Загрузка документов

В разделе Покупки журнала Поступления (акты, накладные, УПД) можно загружать различные форматы файлов для создания Актов, Накладных, УПД или Счетов-фактур:

Загрузка осуществляется по кнопке Загрузить — С компьютера.

При распознавании загружаемых накладных программа автоматически определяет, какой именно документ нужно создавать: счет на оплату, УПД или счет-фактуру.

Загрузка счетов на оплату по фото

Из журнала Счета от поставщиков в разделе Покупки при загрузке из внешнего файла, который содержит в своей структуре Счет на оплату, создаются новые документы:

• Счет покупателю
• Счет от поставщика

При распознавании загружаемых счетов программа автоматически определит, какие именно документы нужно создавать: счет от поставщика или счет покупателю.

Сервис очень удобен: можно просто сфотографировать пришедшую накладную или счет на оплату и автоматически сформировать новые документы в 1С.

Фантастика, не правда ли? 😊

Принцип работы сервиса

Сервис автоматически распознает в файле скана (фото) все нужные данные: определяет организацию, контрагента, номер и дату документа. Анализирует таблицу в фото накладной или счета и считывает: номенклатуру, единицу измерения, ставку НДС, количество, сумму НДС, сумму и т.д. Готовит новый документ и загружает его в 1С.

Если что-то не удалось определить при загрузке фото в 1С, эти данные не будут заполнены в форме распознавания документов и выделятся красным фоном. Пользователь сможет внести их вручную.

Работать с этим сервисом удобно не только организациям, использующим программы электронного документооборота с отправкой сканов печатных форм по электронной почте или интернету, но и обычным пользователям, которые могут сфотографировать полученные бумажные документы и ввести их в 1С при помощи нового сервиса.

Пошаговая инструкция загрузки накладной от поставщика из файла (скана)

Шаг 1. Откройте в журнал Поступления (акты, накладные).

Нажмите кнопку Загрузить — С компьютера.

Нажмите на кнопку Добавить и выберите сохраненный на компьютере файл (скан).

В форме загрузки документов выберите файлы для распознавания. В окне отобразится название выбранного файла. Нажмите Далее.

Шаг 2. После загрузки скана в правом окне формы распознавания документа отобразится статус загружаемого документа — В обработке 1.

В форме распознавания документов отражается информация по загрузке в специальных кнопках:

• В обработке — файл загружен, но не распознан и не обработан
• Распознанные — файл загружен, распознан, но не обработан
• Обработанные — файлы, которые уже обработаны сервисом на текущий момент
• С ошибкой — файла с выявленными ошибками загрузки, которые не удалось устранить
• Удаленные — файлы, загрузка которых не прошла, и они были удалены из списка

Если операции по поставщику уже производились в базе, данные отобразятся в правом окне на кнопках:

• Контрагент
• Организация

Если операций не было, данные можно ввести в следующем пункте загрузки.

Шаг 3. В правом окне встаньте на строчку загружаемого документа и дважды кликните правой кнопкой мыши.

Все нераспознанные и незаполненные поля будут подсвечены красным фоном.

Шаг 4. Заполните пустые поля и проверьте информацию по загружаемой накладной.

Шаг 5.

Нажмите кнопку Создать документ и выберите нужный Вид операции:

• Товары, услуги, комиссия
• Товары (накладная)
• Услуги (акт)

В результате загрузки информация по загружаемому документу отобразилась в списке обработанных загрузок.

В журнале Поступления (акты, накладные) создался новый документ.

Шаг 6. Откройте созданный документ и проверьте правильность его заполнения.

Скан исходной накладной автоматически прикрепляется к загруженному документу. Открыть его можно кликнув мышкой по значку «скрепка».

Ответы на вопросы

Загрузка накладных реализована только в журнале Поступления (акты, накладные)?

Подскажите, пожалуйста, эта загрузка по фото доступна только из журнала поступлений? Значит ли это, что загружать можно только документы Поступление (акт, накладная)?

Нет, из журнала Поступления (акты, накладные) можно создавать еще документы реализации, счета-фактура полученный и счета-фактуры выданный. Кроме того, загрузка доступна еще из журнала Счета от поставщиков:

Из этого журнала вы сможете загружать счета покупателю и счета от поставщиков. Принцип загрузки аналогичен описанному в Пошаговой инструкции загрузки накладной от поставщика из файла (скана).

Важно ли расположение фото при загрузке?

Если изображение на фото расположено вертикально, загрузка выполнится с ошибкой?

Неважно, как ориентирована накладная на загружаемом скане. Сервис без проблем сможет распознать данные и создаст документ в 1С. Загружаемое изображение автоматически развернется нужным образом.

Распознавание загружаемых данных и обработка завершатся без ошибок.

Требования к загружаемому документу:

• черно-белый вариант скана
• четкое изображение
• наличие полной информации в загружаемом фото

Можно загружать сканы накладных только по ТОРГ-12?

Подскажите, пожалуйста, накладные загружаются только по скану УПД или по ТОРГ-12 тоже можно загружать?

Да, по ТОРГ-12 тоже можно загружать сканы накладных. Кроме Универсального передаточного документа (УПД) загружаются сканы печатных форм:

• Акт об оказании услуг
• Счет-фактура
• Счет на оплату

Сервис контролирует загрузку дубликатов?

Сможет ли сервис проконтролировать, что накладная загружается повторно? Допустим, загружаемый файл будет с другим именем: накладная создастся в 1С дважды?

Нет. На этапе обработки анализируются данные по основным полям: контрагенту, номеру накладной, дате накладной и сумме. Если накладная с такими данными уже есть в базе данных, программа выдаст предупреждение.

Почему данные распознаются не сразу?

Непонятно, как работает сервис. Попытался загрузить документ в 1С по скану УПД. При нажатии на кнопку Распознать — распознание типа не произошло. А через 10 минут — оп-ля! — и в колонке Тип стоит УПД. У меня быстрый интернет. Почему такие тормоза?

Скорее всего, дело в загруженности сервера распознавания документов. Загружаемый файл временно передается на специальный сервер для обработки. По ее завершению файл сразу удаляется. Кроме того, на распознавание данных из фото требуется время, поэтому такие задержки возможны.

Если вы попробуете открыть обрабатываемую строчку в момент распознавания данных, программа сообщит, что документ находится в процессе обработки.

Поэтому просто подождите результата. УПД совершенно точно обрабатывается сервисом загрузки по скану, но нужно определенное время.

При загрузке осуществляется контроль — чья накладная: от поставщика или покупателя?

А если я в журнале поступлений попробую загрузить накладную не от поставщика? Сервис ее загрузит?

Обязательно! Программа распознает, что загружается именно накладная покупателю.

При открытии формы загруженного документа переключатель Направление будет указывать положение Реализация.

Именно в журнале Реализация (акты, накладные) появится новый документ по загруженной накладной.

Данные в самом скане могут корректироваться?

Можно ли изменить данные в самом скане накладной при загрузке?

Можно! Сервис дает такую возможность. На этапе обработки данных в форме распознавания документа можно поменять загруженные данные, и это автоматически отобразится в изображении скана.

Наименование договора содержит ошибку: например, записано как услуг 45 от 25.03.2021. При изменении названия договора в форме загрузки на Договор услуг 45 от 25.03.2021 изменение названия договора также отобразится в загружаемом скане.

В окне скана в поле Договор исходная информация выделяется в красную рамку и добавляется новая.

Почему в журнале поступлений созданный документ не отображается?

Ошибок распознавания данных по загрузке из скана нет, а в журнале поступлений новый документ почему-то не отображается. В чем причина?

Обновите отображение документов в журнале по кнопке Еще — Обновить.

Если ошибок распознавания нет, документ обязательно отобразится в журнале.

В журнале реализации нет кнопки загрузки накладных из скана!

Вы пишете, что загружать можно не только накладные от поставщика, но и накладные покупателя. Но кнопка загрузки из скана есть только в журнале Поступления (акты, накладные). Нестыковочка! 😊

Совершенно верно! Действительно, странно, что такую кнопку не сделали в журнале Реализация (акты, накладные). Поэтому накладные покупателю приходится тоже загружать из журнала Поступления (акты, накладные).

Будьте уверены: мы проверили это при подготовке статьи [ Шаг При загрузке осуществляется контроль от кого накладная: поставщика или покупателя? ] — все работает! 😊

Как создать скан накладной от поставщика в 1С?

Очень хочется попробовать сервис в работе! Подскажите, как в 1С можно создать скан накладной для загрузки? Программа не дает сохранить печатную форму в рекомендуемых форматах PNG, JPG и JPEG. Но, наверно, выход все-таки есть? 😊

Вы правы, нельзя сохранить накладную из 1С в нужном формате PNG, JPG и JPEG по кнопке «три точки» — Файл — Сохранить как.

Но получить скан накладной из 1С все-таки можно! Рассмотрим пример как это сделать.

Создать скан накладной от поставщика ООО ЦИТ в формате PNG из 1С для последующей загрузки по скану (фото).

Для создания скана накладной воспользуемся печатной формой Товарная накладная (ТОРГ-12) за поставщика:

Уменьшим масштаб картинки, чтобы она помещалась на экран полностью и нажмем клавишу PrtSc.

Вызовем программу Paint (встроенная программа Windows, работающая с рисунками), вставим изображение ТОРГ-12 из буфера обмена и сохраним файл в формате PNG.

В скан должна попадать вся информация печатной формы полностью.

Теперь можно попробовать поработать с сервисом загрузки документов из скана в 1С.

См. также:

• Загрузка цен номенклатуры
• Отправка и загрузка счетов на оплату
• Загрузка номенклатуры и цен из ТОРГ-12
• Секреты работы в 1С:Бухгалтерия, о которых надо знать прямо сейчас. Часть 2

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email