Загрузка цен Номенклатуры из Excel в 1С

В справочнике Номенклатура можно загружать цены номенклатуры из подготовленных таблиц, что позволяет сократить ручной труд по вводу прайсов в 1С до минимума.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как загружать номенклатуру и цены из внешнего файла. Конечно, можно вносить данные вручную, но гораздо удобнее предоставить это сделать самой программе, верно?

Внимание! Ставка НДС изменена с 01.01.2019 с 18% на 20% и с 18/118 на 20/120.

Как это работает?

При загрузке цен из файла автоматически создаются:

• новые элементы справочника Номенклатура, если их нет в справочнике;
• новый документ Установка цен номенклатуры.

Если в справочнике уже есть элемент с тем же наименованием, то новая номенклатура не создается и дублирования информации не происходит.

Новая номенклатура создается в группе, которая указана в настройке при загрузке цен.

Следовательно, нужно готовить таблицы с ценами таким образом, чтобы новая номенклатура в них принадлежала одной группе (Товары, Материалы, Продукция и т.д.), иначе потом придется переносить созданную номенклатуру в нужные группы вручную.

Можно использовать общий файл, но удалять лишние группы при загрузке вручную.

Мы покажем на примере, как это делать.

Подготовка файла для загрузки цен

Рассмотрим порядок загрузки цен в программу 1С из файла Excel в виде пошаговой инструкции.

Подготовка файла включает:

• создание таблицы данных;
• настройку загрузки цен.

Создание таблицы данных

Для загрузки можно использовать файлы, содержащие данные в «табличном» виде:

• файл Excel;
• файл 1С;
• текстовый файл, в котором данные разделены запятыми;
• файл электронной таблицы в формате OpenDocument Format.

Самым распространенным является вариант загрузки номенклатуры из файла Excel, который мы и рассмотрим в нашей статье.

Файл может содержать таблицу со следующими данными:

• Наименование;
• Вид номенклатуры;
• Входит в группу;
• Уникальный идентификатор номенклатуры;
• Артикул;
• Тип цен;
• Цена;
• Единица измерения;
• Ставка НДС.

Финансовый отдел Организации подготовил новые прайсы на реализацию продукции. Прайс оформлен в виде файла Excel и вступает в силу с 01.02.2018. Необходимо загрузить новые цены в 1С, используя штатный механизм загрузки цен.

Проверка загружаемых полей

Перед загрузкой данных нужно обязательно проверить наличие указанных в таблице единиц измерения в колонке Единица в справочнике Классификатор единиц измерения.

Если какая-то единица измерения в справочнике отсутствует, то необходимо ее внести вручную. При отсутствии нужной единицы измерения в базе данных – соответствующее поле при автоматическом создании номенклатуры не заполнится.

Загрузка номенклатуры и цен из таблицы Excel

Загрузка номенклатуры и цен происходит из справочника Номенклатура: раздел Справочники – Товары и Услуги — Номенклатура по кнопке Загрузить.

Для загрузки выбирается подготовленный и проверенный файл, содержащий данные по ценам номенклатуры.

После выбора файла программа считывает содержащуюся в нем информацию и открывает специальную форму настройки для загрузки данных в программу.

Это наиболее важная часть работы, поэтому мы пройдем ее подробно, шаг за шагом.

Пошаговая инструкция по загрузке данных

Шаг 1. Удаление заголовков из таблицы загрузки

В таблице данных удалите ненужную информацию, как правило это заголовки таблицы и подписи, используя кнопки:

• Удалить все лишнее – программа сама определяет информацию, которую нужно удалить:
  • пустые строки;
  • заголовки таблицы.

Этой кнопкой удобно пользоваться, чтобы удалить информацию, содержащуюся в заголовках таблицы и дополнительную информацию над таблицей;

• Удалить строку – удаляется строчка вручную. Для этого курсор устанавливается на нужной строке и нажимается кнопка Удалить строку. Этой кнопкой удобно пользоваться для удаления данных уже внутри самой таблицы цен;
• Удалить колонку – удаляется колонка целиком, если информация по ней не будет загружаться.

В таблице должна остаться только загрузочная информация по номенклатуре.

Шаг 2. Выделение группы загружаемой номенклатуры

Этот шаг выполняется в том случае, если файл загрузки содержит данные разных видов номенклатуры. Если файл содержит

• номенклатуру одного типа;
• в таблице нет новой номенклатуры, а загружаются только цены

переходите к следующему шагу

Определите группу номенклатуры, в которую будем загружать новую номенклатуру. Например, это Товары.

По кнопке Удалить строку удалите все позиции, что не относятся к группе Товары.

Шаг 3. Удаление лишних колонок таблицы, не участвующих в загрузке

По кнопке Удалить колонку удалите колонку с группой номенклатуры из таблицы, поскольку она не участвует в загрузке данных.

В результате, таблица будет иметь строчки только по группе Товары.

Шаг 4. Настройка соответствия данных таблицы реквизитам номенклатуры

Настройте соответствие данных загружаемой таблицы реквизитам номенклатуры по ссылке Укажите реквизит:

• Наименование;
• Единица;
• Ставка НДС;
• Цена – Оптовая №1.

Таблица подготовлена для загрузки данных, нажмите на кнопку Далее.

Шаг 5. Задание вида и группы загрузки новой номенклатуры

Для новой номенклатуры по ссылке Реквизиты новой номенклатуры укажите:

• Входит в группу;
• Вид номенклатуры.

Если этого не сделать, то новая номенклатура будет располагаться общим списком, без отнесения к нужной группе номенклатуры, а это может привести к неправильному выставлению счетов учета номенклатуры в 1С.

Шаг 6. Анализ данных перед загрузкой

Перед загрузкой данных программа проинформирует, что есть новая номенклатура, которая будет создана в справочнике Номенклатура автоматически.

На вкладке Все новая номенклатура идет со значком +. Также новую номенклатуру можно посмотреть на вкладке Новые. Новая номенклатура отображается серым цветом – ее еще нет в базе.

Номенклатура, которая есть в базе – отображается черным цветом.

Шаг 7. Указание данных для создания документа Установка цен номенклатуры

Выставите данные:

• Тип цен – элемент справочника Типы цен, к которому относятся загружаемые цены;
• Установить цены на — дата, с которой начинают действовать загружаемые цены.

Шаг 8. Загрузка данных из таблицы

Нажмите на кнопку Загрузить.

Шаг 9. Проверка загрузки номенклатуры

Проверьте создание новых элементов справочника Номенклатура в группе (папке) Товары.

Для этого откройте группу Товары в справочнике Номенклатура и проконтролируйте, что все новые позиции номенклатуры из файла, которых не было в справочнике, теперь там присутствуют.

Шаг 10. Проверка формирования прайса

При загрузке цен номенклатуры создается документ Установка цен номенклатуры: раздел Склад – Цены – Установка цен номенклатуры.

Проверьте наличие документа по типу цен Оптовая №1 от 01.02.2018 с данными загруженными из таблицы с ценами.

Признаком того, что документ был сформирован автоматически из файла является запись в поле Комментарий: #Загружен из файла.

Все цены соответствуют данным таблицы Excel.

Теперь при оформлении документов реализации, начиная с 01.02.2018, при использовании типа цен Оптовая №1, цена на указанную номенклатуру будет проставляться согласно загруженного прайса.

Функционал загрузки цен номенклатуры из таблиц позволяет ввести все нужные позиции номенклатуры и цены быстро и без ошибок!

Если организация плотно работает с прайсами и число позиций в них составляет сотни и тысячи строк – этот метод обязательно нужно использовать! Это новая возможность в 8.3, которой не было в 8.2 – спасибо разработчикам за нужный сервис!

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email