Отправка и загрузка Счетов на оплату в 1С

А вы знаете, что в 1С имеется отдельный механизм отправки и загрузки электронных счетов?

Если в программе настроена отправка электронных писем, вы сможете выслать контрагенту подготовленный счет на оплату. Полученное электронное письмо покупатель загрузит в свою базу автоматически.

В релизе 3.0.106.60 добавлена загрузка документов (Счета, Акты, Накладные, УПД, Счета-фактуры) из сканов и фотографий для коробочной версии 1С.
В релизе 3.0.106 появилась возможность загрузки списка товаров в счет покупателю из файла Excel.

Отправка счета покупателю

Формирование и отправка электронного Счета покупателю выполняется по уже успешно зарекомендовавшей себя схеме обмена электронными накладными между поставщиком и покупателем. По ней счет на оплату можно было отправлять в числе других электронных документов из документа Реализация (акты, накладные): раздел Продажи — Реализации (акты, накладные) по кнопке «письмо».

Но это не всегда было удобно. В случае предоплаты электронный счет на оплату покупателю до отгрузки не отправить. С версии 3.0.80 1С реализовала обмен счетами на оплату между поставщиком и покупателем.

Пошаговая инструкция для поставщика по отправке электронного счета на оплату покупателю:

1. Откройте список счетов на оплату покупателям: раздел Продажи — Счета покупателям.
2. Нажмите на кнопку «конверт» для формирования электронного счета на оплату.
3. Определитесь с типом отправляемого файла, например, PDF. Так мы сформируем файл для просмотра печатной формы. Для загрузки в 1С будет создан другой — в формате XML.

   Для отправки электронного счета на оплату необходимо выполнение условий:

   • в 1С настроена учетная запись на отправку электронных писем: раздел Администрирование — Настройки программы — Органайзер;
   • пользователь имеет Полные права или права Работа с электронной почтой: Бухгалтерия предприятия.
     Если учетная запись не настроена, программа предложит настроить ее прямо в процессе отправки счета на оплату. Правильная настройка содержит информацию, что учетная запись успешно настроена:

4. Укажите в форме сообщения электронный адрес покупателя.

   Если в карточке контрагента в поле Email введен адрес, данные в форме на отправку покупателю счета заполнятся автоматически.

5. Нажмите кнопку Отправить.

Письмо со вложенным счетом на оплату уйдет покупателю ООО ДИДЖИТАЛ на его электронный адрес. Передается два файла: печатная форма для просмотра в формате HTML и электронный счет на оплату в формате ZIP для загрузки в 1С.

Электронный счет на оплату содержит информацию, оформленную по структуре XML, которую 1С умеет читать. Выглядит он следующим образом:

Загрузка счета от поставщика

Покупатель, после получения от поставщика электронного счета на оплату, может его автоматически загрузить в 1С.

Пошаговая инструкция для покупателя по загрузке электронного счета от поставщика:

1. Проверьте наличие письма со счетом на оплату от поставщика в почтовом браузере.
2. Откройте список счетов от поставщиков: раздел Покупки —Счета от поставщиков.
3. Нажмите на кнопку Загрузить.

   Загрузка электронного счета может выполняться двумя способами:

   • Из электронной почты — этот вариант не всегда получается, поскольку требует знаний специальной информации по портам серверов входящей почты для почтовых сервисов отличных от Яндекс, Mail, Google.
     Поэтому в нашем примере мы будем рассматривать второй вариант, который подойдет всем.
   • Из файла — перед загрузкой электронный счет на оплату выгружается из письма на флешку или компьютер по кнопке Выгрузить («стрелочка вниз»).
     

   
   Выгруженный файл нужно предварительно подготовить к загрузке в 1С. Если попытаться загрузить его сразу, программа выдаст ошибку:Журнал Регистрации (раздел Администрирование — Обслуживание — ссылка Журнал регистрации) зафиксирует, что файл не содержит электронных документов:Поэтому следующий пункт — самый важный: готовим выгруженный файл для загрузки.
4. Распакуйте выгруженный файл формата ZIP.Распакованные данные содержат печатную форму счета поставщика в формате HTML для визуального просмотра и сам файл счета поставщика для загрузки в формате ZIP.
5. Нажмите в журнале Счета от поставщиков (раздел Покупки — Счета от поставщиков) кнопку Загрузить — Из файла и укажите подготовленный файл в формате ZIP, в нашем случае это Электронный счет на оплату N 1 от 15.06.2020.
6. В форме Загрузка документа из файла:
   • для записи нового документа — установите переключатель Загрузить новый документ;
   • для внесения изменений в существующий документ — переведите переключатель в положение Перезаполнить существующий.
7. Проверьте данные в форме загрузки счета и нажмите кнопку Выполнить.

   Сопоставление номенклатуры счета от поставщика производится по внутреннему идентификатору (UID) номенклатуры.

UID недоступен для просмотра в карточке справочника. Если номенклатуры c переданным c нужным UID в справочнике нет, программа попробует найти похожий и откроет окно Сопоставление номенклатуры.

При сопоставлении номенклатуры можно либо согласиться с выбором 1С, либо создать новый элемент справочника по данным контрагента. Закончите сопоставление номенклатуры нажатием кнопки Сохранить и закрыть.

На основании загруженного из ZIP-архива электронного счета на оплату документа Счет от поставщика, легко создать документ Поступление (акт, накладная) по кнопке Создать на основании — Поступление (акт, накладная).

При поступлении товаров будет сформирован документ.

Также на основании загруженного электронного счета от поставщика по кнопке Создать на основании удобно оформлять документы:

• Выдача наличных — для оплаты счета из кассы;
• Доверенность — для получения товаров сотрудником у поставщика;
• Платежное поручение — для оплаты счета через банк;
• Списание с расчетного счета — для регистрации проведенной оплаты счета;
• Счет покупателю — при перепродаже всей приобретенной партии покупателю.

БухЭксперт8 рекомендует использовать ZIP-архив электронного Счета от поставщика для автоматической загрузки данных в программу.

Ответы на вопросы

Выгрузить счет покупателю на оплату можно только через почту?

Подскажите, пожалуйста, а можно выгрузить файл счета на оплату в 1С не через почту, а сразу в файл? Не получается настроить учетную запись в 1С. Может быть, можно поставить какие-то флажки в настройках и сформировать нужный файл без настройки электронной почты?

Формирование нужной структуры выгрузки электронного счета возможно только через почту. Выгрузки в файл электронного счета на оплату покупателю в типовой 1С не предусмотрено.

По настройке учетной записи можем рекомендовать нашу статью Отправка электронных писем

Электронный счет на оплату должен быть в виде архива?

После получения электронного счета поставщика нужно ли его разархивировать? Ведь формат переданного файла — ZIP?

Полученный файл от поставщика нужно разархивировать только один раз, чтобы получить файл с печатной формой счета поставщика в формате HTМL и файл электронной накладной в формате ZIP. Сам файл электронной накладной разархивировать не надо. Программа ищет именно файл формата ZIP при загрузке электронного счета.

Если файл будет разархивирован, программа не увидит электронную накладную.

А если поставщик не ведет учет в 1С?

Это круто про загрузку счета поставщика. Но что если поставщик не в 1С ведет учет?

Тогда воспользоваться типовым механизмом выгрузки электронного счета на оплату поставщик не сможет. Но формат выгрузки в формате XML универсален. При необходимости программисты в организации поставщика смогут сформировать файл нужной структуры XML электронного счета для передачи покупателю. Это не зависит от программы и языка программирования, на которой написана программа. Но потребует от поставщика дополнительных затрат для реализации.

Минус этого решения в том, что написанную выгрузку придется время от времени дорабатывать: 1С может вносить новые поля и данные в документ, которые нужно будет учитывать при формировании электронного счета.

В типовой 1С все изменения автоматически учитываются при обновлении.

В релизе 3.0.106.60 добавлена загрузка документов (Счета, Акты, Накладные, УПД, Счета-фактуры) из сканов и фотографий для коробочной версии 1С.
В релизе 3.0.106 появилась возможность загрузки списка товаров в счет покупателю из файла Excel.

Каким должен быть формат файла электронного счета?

Не понятно, какой все-таки формат файла электронного счета поставщика должен быть: PDF, Excel или можно другие форматы использовать?

Для загрузки используется только файл формата ZIP, который содержит файлы, оформленные по специальной структуре XML.

Можно ли загрузить счет поставщика из сохраненного файла формата Excel?

В 1С есть возможность загружать накладные из файлов Excel. Получится ли загрузить электронный счет поставщика таким же образом?

Нет. Для загрузки накладных в 1С используется встроенный алгоритм загрузки данных из таблиц. Загрузка электронного счета поставщика работает с универсальной загрузкой XML. Это разные механизмы загрузки.

При нажатии на кнопку Загрузить в счете поставщику программа просто не даст выбрать файл Excel.

В релизе 3.0.106.60 добавлена загрузка документов (Счета, Акты, Накладные, УПД, Счета-фактуры) из сканов и фотографий для коробочной версии 1С.
В релизе 3.0.106 появилась возможность загрузки списка товаров в счет покупателю из файла Excel.

См. также:

• Документ Счет от поставщика
• Документ Счет покупателю
• Настройка отправки электронных писем
• Как убрать ZIP-АРХИВ электронного счета при рассылке контрагентам?
• Подключение расширения конфигурации: Исключение ZIP-архива электронного счета на оплату из списка отправляемых документов
• Как загрузить контрагентов и банковские счета из файла Excel

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email