Письмо о возврате ошибочно перечисленных денежных средств: как написать и что делать при отсутствии ответа от получателя

Если деньги по ошибке попали не по адресу или образовалась переплата из-за изменений условий сделки, отправителю придется заняться возвратом средств. Первый шаг — отправка получателю письма с просьбой вернуть денежные средства.

Расскажем, как составить такое письмо, что учесть при отправке и как отразить в учете операции по возврату денег.

Нормативное регулирование

Если ошибочно перечислили денежные средства и практически сразу обнаружили ошибку, можно попробовать их вернуть, отозвав платежное поручение. Это сработает, если банк еще не списал средства со счета. Такой порядок предусмотрен п. 2.13 Положения Банка России от 29.09.2021 N 762-П «О правилах осуществления перевода денежных средств».

Если средства уже отправлены получателю, правила оформления возврата иные.

Общее обоснование возврата ошибочно перечисленных средств базируется на правилах ст. 1102 ГК РФ: получатель обязан вернуть переплату или излишне (ошибочно) полученные средства, которые трактуются в случае невозврата как «неосновательное обогащение». При этом не всякое поступление денег и имущества признается неосновательным обогащением и в оговоренных законом случаях их возврат не требуется (ст. 1109 ГК РФ).

Это касается:

• имущества, в т. ч. денег, переданных во исполнение обязательства до его исполнения, если обязательством не предусмотрено иное (например, полученная предоплата)
• имущества, переданного во исполнение обязательства по истечении срока исковой давности
• заработной платы, аналогичных ей платежей, пособий и т. п., предоставленных физическому лицу в качестве средств к существованию при отсутствии недобросовестности физлица и счетной ошибки
• деньги и имущество, предоставленные по несуществующему обязательству, если получатель докажет, что лицо, требующее возврата, знало об отсутствии обязательств либо предоставило имущество в благотворительных целях

Можно не возвращать средства и в том случае, когда стороны придут к соглашению использовать переплату в качестве предоплаты по будущим поставкам.

Если получатель денежных средств не возвращает их в срок, он обязан уплатить проценты по ст. 395 ГК РФ за незаконное пользование чужими средствами. Это мера ответственности за нарушение обязательств.

Проценты исчисляются вне зависимости от основания возникновения обязательства (п. 37 Постановления Пленума ВС от 24.03.2016 N 7) со дня, следующего за днем, когда денежные средства должны были быть возвращены, по день фактического возврата долга включительно, если иной срок не установлен законом или договором.

Начало срока начисления процентов может определяться, к примеру:

• договором или отдельным соглашением
• вступлением в силу судебного решения

Подробности процедуры возврата денежных средств рассмотрим далее.

Поможет ли письмо вернуть ошибочно перечисленные средства

Письмо с просьбой возвратить денежные средства является первым официальным задокументированным шагом в процедуре возврата. Оно запускает механизм досудебного урегулирования, предусмотренный АПК РФ.

В ситуации, когда получатель готов вернуть средства по устной просьбе отправителя, письмо желательно все же оформить и отправить получателю — если в дальнейшем деньги возвращены не будут, оно подтвердит дату начала процедуры урегулирования.

Основные шаги, предшествующие оформлению письма, и необходимые после его отправки:

1. Составьте акт сверки для документального подтверждения суммы задолженности и даты ее возникновения
2. Подготовьте письмо (заявление) на возврат средств.
3. Отправьте письмо лицу, на чей счет ранее сделаны перечисления, приложите необходимые подтверждения (копию платежного поручения, акт сверки и др.)
4. Задокументируйте процесс отправки письма на возврат:
   • при личном вручении письма попросите получателя проставить отметку о получении на вашем экземпляре
   • при отправке почтой заполните опись вложения и уведомление о вручении
5. Дождитесь действий получателя (это могут быть возвращенные деньги или ответное письмо с указанием разногласий и иных условий)
6. При отсутствии реакции получателя на письмо направьте ему официальную претензию и попробуйте другие способы досудебного урегулирования (личная встреча, переговоры и т. д.).

Если все попытки окажутся безуспешными, можно обратиться в арбитражный суд с заявлением по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если иное не установлено законом или договором (п. 5 ст. 4 АПК РФ).

Таким образом, нет гарантии, что только лишь по одному письму деньги вернутся отправителю. Но не исключено, что получатель адекватно отреагирует, перечислит обратно ошибочный платеж (переплату) и отпадет необходимость в дальнейших досудебных и судебных процедурах.

Правила составления и образец письма

Письмо на возврат унифицированной формы не имеет, создается в произвольной форме на бланке организации с соблюдением общих требований к оформлению документации.

Письмо составляет бухгалтер или иной работник, уполномоченный на такие действия, подписывает руководитель.

В содержательной части письма:

• приводится информация о проведенных операциях, повлекших образование переплаты (аванс, ошибочное перечисление и т. п.)
• указывается дата и номер платежного поручения, сумма
• излагается требование / просьба по возврату, в т. ч. срок и сумма возврата
• приводятся реквизиты банковского счета, на который требуется вернуть денежные средства

К письму на возврат можно приложить:

• копию платежного поручения на перечисление средств
• акт сверки расчетов для подтверждения не закрытых сумм по договору
• предварительный расчет процентов по ст. 395 ГК РФ в случае задержки возврата денежных средств

Письмо может быть направлено как в бумажной, так и в электронной форме.

Пример

ООО «ТЕХНОМИР» ошибочно перечислило в адрес своего поставщика ООО «АРМАДА» сумму большую, нежели указано в договоре. Поставщик отгрузил товар по договору и предоставил необходимые документы (товарную накладную, счет-фактуру и т. п.).

Бухгалтер ООО «ТЕХНОМИР» отразил в программе 1С Бухгалтерия 8.3 поступление товара, сформировал акт сверки расчетов, убедился, что переплата существует.

Сделка для компании разовая, поэтому было решено просить поставщика вернуть излишне перечисленные средства.

Бухгалтер воспользовался печатными формами к акту сверки в программе, выбрав «письмо об оплате задолженности» (письмо о возврате):

Далее бухгалтер внес в текст сформированного программой письма небольшие дополнения, указав причину переплаты и срок возврата:

Отражение возврата денег в учете

Если обнаружена ошибка по списанию средств со счета собственной компании, неверную сумму можно отразить (План счетов бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н):

• по дебету субсчета 76.02. «Расчеты по претензиям» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками»
• по дебету субсчета 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Основные записи на счетах учета:

Запомните

• Платежное поручение с ошибочной суммой можно отозвать, если банк не успел списать деньги с расчетного счета
• Ели ошибочный платеж состоялся, отправителю необходимо установить контакт с получателем и обратиться к нему с просьбой вернуть переплату/ошибочный платеж. Для этого можно оформить письмо или иной документ (уведомление, заявление, требование и т. д.)
• Письмо на возврат содержит описание ситуации с детализацией ошибочного платежа, просьбу вернуть указанную сумму, реквизиты для перечисления и иные сведения

См. также:

• Правила деловой переписки: примеры оформления
• Как сформировать заявление о возврате переплаты на ЕНС в 1С
• Возврат переплаты с ЕНС на расчетный счет в 1С

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email