Порядок предоставления отгулов четко не прописан в законодательстве. Сегодня мы разберем основные варианты настройки отражения отгулов в 1С ЗУП, а также их влияние на учет отгулов при расчете среднего заработка.
Содержание
Варианты учета отгулов в 1С Предприятие 8.3 ЗУП 3 
Можно выделить 3 основных подхода к отражению отгулов в программе:
- типовая настройка программы – в данном случае отгул уменьшает оклад аналогично отпуску без сохранения заработной платы;
- включение дней отгулов в оплачиваемое время и начисление за эти дни Оплаты по окладу;
- корректировка в месяце предоставления отгула нормы рабочего времени сотрудника с помощью документа Индивидуальный график (Зарплата – Индивидуальные графики).
Сравнительная характеристика вариантов отражения отгулов представлена в таблице.
| Отличительные особенности | Типовая настройка учета отгулов | Оплата дней отгулов окладом | Корректировка нормы времени |
| Влияние отгула на расчет заработной платы | Отгул уменьшает оклад | Оклад не уменьшается | Оклад не уменьшается |
| Обозначение дней отгула в табеле учета рабочего времени | Кодом «НВ» | Кодом «НВ» | Возможно отражение только по коду «В», как обычный выходной день |
| Влияние отгула на норму рабочего времени для сотрудника | Не влияет | Не влияет | Норма рабочего времени уменьшается на дни (часы) отгулов |
| Влияние на число отработанных дней в зарплатных отчетах (Зарплата – Отчеты по зарплате) | Отгул учитывается, как неотработанное время, число отработанных дней не увеличивается | Дни отгула отражаются как «отработанные» дни | Дни отгула не отражаются ни «отработанных» днях, ни в «неотработанных» |
| Учет дней отгулов при расчете среднего заработка для отпуска | Включаются в расчет | Включаются в расчет | Включаются в расчет |
| Влияние на размер среднего заработка для командировок и прочих отсутствий (по сравнению с ситуацией, если бы отгула не было) | Средний заработок тот же, что и в ситуации, если бы отгула не было | Средний заработок тот же, что и в ситуации, если бы отгула не было | Средний заработок выше, чем в ситуации, если бы отгула не было |
Отгул, который включается в оплачиваемое время, не получится предоставить вместе с отпуском. При установке флажка Предоставить отгул (дней) в документе Отпуск, программа будет выдавать ошибку и не позволит провести документ.
Дни отдыха потребуется регистрировать отдельно документом Отгул.
Рассмотрим каждый подход к отражению отгулов в 1С 8.3 ЗУП 3, а также его влияние на учет отгулов при расчете среднего заработка на примере.
Пример 1. Типовая настройка учета отгулов
Положением об оплате труда в организации предусмотрено, что дополнительные дни отдыха (отгулы) оплате не подлежат и уменьшают оклад в месяце предоставления отгула. Сотруднику Василькову М.С. в декабре документом Отгул (Кадры – Отгулы) оформлено предоставление 1 дня отгула 20.12.2019.
Сформируем Табель учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате — Табель учета рабочего времени (Т-13)) за декабрь по Василькову М.С. Сотрудник отработал в месяце 21 день, день отгула отражен в табеле по коду НВ, как в таблице рабочего времени по дням, так и в графе Неявки по причинам.
В базе знаний Бухэксперта 25 тысяч актуальных статей и 80 тысяч ответов на вопросы бухгалтеров. Все — с пошаговыми инструкциями по применению теории на практике в 1С. Каждый день нас читают больше 100 тысяч бухгалтеров со всей страны. В открытом доступе только небольшая часть наших статей. Чтобы получить полный доступ и найти ответы на все ваши вопросы, оставьте заявку
Начислим заработную плату Василькову М.С. за декабрь документом Начисление зарплаты и взносов. Показатель Норма времени в документе принял значение 22 дня, а значение показателя Отработано (оплачено) соответствует табелю – 21 день.
Проверим расчет Оплаты по окладу. Сумма оплаты за декабрь рассчитывается как:
- 65 000 (оклад сотрудника) /22 (количество рабочих дней по норме) * 21 (отработано дней) = 62 045,45 руб.
Таким образом, при типовой настройке отражения отгулов Оплата по окладу уменьшается пропорционально отработанному времени.
Сформируем отчет Анализ зарплаты по сотруднику (помесячно) (Зарплата – Отчеты по зарплате — Анализ зарплаты по сотруднику (помесячно)) за декабрь с отбором по Василькову М.С. Количество отработанных дней в отчете – 21, что соответствует данным Табеля учета рабочего времени (Т-13). День отгула включен в значение показателей колонки Не отработано.
Для проверки учета отгулов при расчете среднего заработка для отпуска создадим по Василькову М.С. документ Отпуск (Кадры – Отпуска) за январь 2020г. Для того чтобы декабрь 2019 попал в расчетный период для расчета среднего заработка укажем дату начала отпуска 15.01.2020.
По кнопке Печать выведем из документа печатную форму Расчет среднего заработка.
Согласно данным Расчета среднего заработка отгул не повлиял на количество дней в декабре, учтенных для расчета среднего заработка для отпуска и их количество составило 29,3 дня, что соответствуют целому месяцу.
Проверим учет отгула при расчете среднего заработка для командировки. Для этого создадим по Василькову М.С. документ Командировка (Кадры – Командировки) за январь 2020г. Дата начала командировки 13.01.2020г.
По кнопке Печать выведем из документа печатную форму Расчет среднего заработка.
Согласно данным Расчета среднего заработка отгул не повлиял на количество дней в декабре, учтенных для расчета среднего заработка и их количество соответствует количеству рабочих дней Василькова М.С. в декабре – 21 день.
Пример 2. Включение дней отгулов в оплачиваемое время
Настроенный таким образом отгул не получится предоставить вместе с отпуском. При установке флажка Предоставить отгул (дней) в документе Отпуск, программа выдает ошибку и не позволяет провести документ.
Дни отдыха потребуется регистрировать отдельно документом Отгул.
Положением об оплате труда в организации предусмотрено, что за дополнительные дни отдыха (отгулы) сотрудникам в месяце предоставления отгула начисляется Оплата по окладу. Сотруднице Гиацинтовой Н.П. в декабре документом Отгул (Кадры – Отгулы) оформлено предоставление 1 дня отгула 20.12.2019 г.
Настройка включения дней отгулов в оплачиваемое время для Оплаты по окладу подробно рассмотрена в публикации Настройка для отгулов, включаемых в оплачиваемое время.
После выполнения соответствующих настроек, сформируем Табель учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате — Табель учета рабочего времени (Т-13)) за декабрь по Гиацинтовой Н.П. Сотрудница отработала в месяце 21 день. Аналогично Примеру 1 день отгула отражен в табеле по коду НВ, как в таблице рабочего времени по дням, так и в графе Неявки по причинам.
Начислим заработную плату Гиацинтовой Н.П. за декабрь документом Начисление зарплаты и взносов. Показатель Норма времени в документе принял значение 22 дня, а значение показателя Отработано (оплачено) в отличие от Примера 1 учитывает не только рабочие дни, но и день отгула и составляет всего 22 дня.
В данном случае сотруднице начислена Оплата по окладу в полном размере (65 000 руб.). Отгул не уменьшил сумму оплаты.
Сформируем отчет Анализ зарплаты по сотруднику (помесячно) (Зарплата – Отчеты по зарплате — Анализ зарплаты по сотруднику (помесячно)) за декабрь с отбором по Гиацинтовой Н.П. Количество отработанных дней в отчете – 22, что превышает количество отработанных дней по данным Табеля учета рабочего времени (Т-13). День отгула увеличил значение показателя колонки Отработано.
Для проверки учета отгулов при расчете среднего заработка для отпуска создадим по Гиацинтовой Н.П. документ Отпуск (Кадры – Отпуска) за январь 2020г. Для того чтобы декабрь 2019 попал в расчетный период для расчета среднего заработка укажем дату начала отпуска 15.01.2020.
Аналогично нашим действиям в Примере 1 выведем из документа печатную форму Расчет среднего заработка и проанализируем количество дней декабря 2019, учетных при расчете. Согласно данным Расчета среднего заработка отгул не повлиял на количество дней в декабре, учтенных для расчета среднего заработка для отпуска и их количество составило 29,3 дня, что соответствуют целому месяцу.
Проверим учет отгула при расчете среднего заработка для командировки. Для этого создадим по Гиацинтовой Н.П. документ Командировка (Кадры – Командировки) за январь 2020г. Дата начала командировки 13.01.2020 г.
Аналогично Примеру 1 по кнопке Печать выведем из документа печатную форму Расчет среднего заработка. Согласно данным Расчета среднего заработка отгул увеличил количество дней в декабре, учтенных для расчета среднего заработка. Количество дней, учтенных при расчете (22 дня), превышает количество рабочих дней Гиацинтовой Н.П. в декабре (21 день) на 1 день отгула.
Произведем расчет среднедневного заработка Гиацинтовой Н.П., используя следующие исходные данные:
- сумма доходов за 12 предшествующих месяцев – 783 157,90 руб.;
- количество дней расчетного периода, учтенных при расчете – 248.
Размер среднедневного заработка рассчитывается как:
- 783 157,90 (сумма доходов за 12 предшествующих месяцев) /248 (количество учтенных дней расчетного периода) = 3 157,89 руб.
Пример 3. Корректировка нормы рабочего времени в месяце предоставления отгула
Предложенный в этом примере вариант не подойдет для работников с оплатой труда по часовой тарифной ставке, например, когда применяется типовое начисление Оплата по часовому тарифу. В этом случае способ приведет к необоснованному занижению зарплаты. Поскольку из-за сокращения нормы времени у таких сотрудников будет уменьшено и количество часов, подлежащих оплате.
Положением об оплате труда в организации предусмотрено, что дополнительные дни отдыха (отгулы) уменьшают норму рабочего времени для сотрудника в месяце предоставления отгула. Сотруднику Макову О.Е. в декабре документом Отгул (Кадры – Отгулы) оформлено предоставление 1 дня отгула 20.12.2019 г.
Для корректировки нормы рабочего времени Макова О.Е. за декабрь создадим документ Индивидуальный график. В документе укажем, что 20.12.2019 является для работника выходным днем (код времени В).
Сформируем Табель учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате — Табель учета рабочего времени (Т-13)) за декабрь по Макову О.Е. Сотрудник отработал в месяце 21 день. В отличие от Примера 1 и Примера 2 день отгула отражен в табеле как обычный выходной день (код В), а не по коду НВ. Графа Неявки по причинам в данном случае не заполняется.
Начислим заработную плату Макову О.Е. за декабрь документом Начисление зарплаты и взносов. В отличие от Примера 1 и Примера 2 показатель Норма времени в документе принял значение 21 день, т.е. день отгула исключен из Нормы времени. Значение показателя Отработано (оплачено) аналогично Примеру 1 соответствует количеству отработанных дней по данным Табеля учета рабочего времени (Т-13) – 21 день.
В данном случае сотруднику начислена Оплата по окладу в полном размере (65 000 руб.). Отгул не уменьшил сумму оплаты.
Сформируем отчет Анализ зарплаты по сотруднику (помесячно) (Зарплата – Отчеты по зарплате — Анализ зарплаты по сотруднику (помесячно)) за декабрь с отбором по Макову О.Е. Количество отработанных дней в отчете – 21, что соответствует данным Табеля учета рабочего времени (Т-13). День отгула включен в значение показателей колонки Не отработано.
Для проверки учета отгулов при расчете среднего заработка для отпуска создадим по Макову О.Е. документ Отпуск (Кадры – Отпуска) за январь 2020г. Для того чтобы декабрь 2019 попал в расчетный период для расчета среднего заработка укажем дату начала отпуска 15.01.2020.
Аналогично нашим действиям в Примере 1 выведем из документа печатную форму Расчет среднего заработка и проанализируем количество дней декабря 2019, учетных при расчете. Согласно данным Расчета среднего заработка отгул не повлиял на количество дней в декабре, учтенных для расчета среднего заработка для отпуска и их количество составило 29,3 дня, что соответствуют целому месяцу.
Проверим учет отгула при расчете среднего заработка для командировки. Для этого создадим по Макову О.Е. документ Командировка (Кадры – Командировки) за январь 2020г. Дата начала командировки 13.01.2020 г.
Аналогично Примеру 1 по кнопке Печать выведем из документа печатную форму Расчет среднего заработка. Согласно данным Расчета среднего заработка отгул не повлиял на количество дней в декабре, учтенных для расчета среднего заработка и соответствует количеству рабочих дней Макова О.Е. в декабре – 21 день.
Произведем расчет среднедневного заработка Макова О.Е., используя исходные данные о сумме дохода из Примера 2 (783 157,90 руб.). Количество рабочих дней отличается от данных Примера 2 только на 1 день отгула и составляет 247 дней.
Размер среднедневного заработка рассчитывается как:
- 783 157,90 (сумма доходов за 12 предшествующих месяцев) /247 (количество учтенных дней расчетного периода) = 3 170,68 руб.
Результат расчета в данном случае отличается от результата, полученного в Примере 2, в большую сторону.
См. также:
- ЗУП 3.1: Работа в праздники и сверхурочно – как правильно учесть и оплатить
- Ошибка проведения начисления зарплаты, если у сотрудника были введены отгулы, в ЗУП 3.1.7.67/87 – способ обхода
- Как суды решают вопрос о том, нужно ли компенсировать при увольнении неиспользованные отгулы за работу в выходные
- Роструд разъяснил нюансы предоставления отгула беременной сотруднице для диспансерного обследования
- Настройка для отгулов, включаемых в оплачиваемое время
- Как после переноса данных учесть накопленное количество дней или часов отгулов?
- В ЗУП 3 можно учитывать отгулы?
- Документ «Отгулы списком» для массового ввода отгулов (ЗУП 3.1.4)
- Как начислить денежную компенсацию за неиспользованный отгул при увольнении?
- Как настроить расчет компенсации за неиспользованный отгул при увольнении по правилам расчета компенсации отпуска?
- Учет сверхнормативной работы и отгулов за работу сверх нормы
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно
Добрый день! А как быть в случае, если у сотрудника оплата не по окладу, а по часовой тарифной ставке? Какими настройками воспользоваться, чтобы «не уменьшать заработную плату» сотруднику, т.е. если у сотрудника была норма 168 ч, мы и должны ему оплатить за 168 ч.
Для окладников нам подходит способ из Примера 3, то для тарифников такой подход не срабатывает
Здравствуйте! Для работников на часовой тарифной ставке подойдет Пример 2.
Вам этот способ из примера 2 не подходит?