Нужна ли МЧД для ДОПП: кто и какой подписью подписывает документы в СПОТ

С 1 июня 2026 импортеры из ЕАЭС отправляют в ФНС документ о предстоящей поставке (ДОПП), и для него действуют правила подписи налоговой отчетности: квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или ИП либо КЭП сотрудника с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Из статьи вы узнаете, какая подпись подходит для ДОПП, какие полномочия указать в МЧД, как выпустить КЭП сотруднику без визита в удостоверяющий центр и как настроить подписание в 1С-Отчетности.

Главное в статье

ДОПП — регламентированный электронный документ системы подтверждения ожидания поставки товаров (СПОТ). Заявитель направляет его оператору СПОТ — ФНС — через сервис заявителя на сайте ФНС или по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота (ЭДО), который поддерживает обмен с сервисом СПОТ.

Документ подписывают двумя способами. Первый — КЭП руководителя организации или ИП, которую выпустил удостоверяющий центр ФНС или его доверенное лицо: доверенность не требуется. Второй — КЭП физического лица, которую оформили на бухгалтера или специалиста по внешнеэкономической деятельности (ВЭД), вместе с МЧД. Если за ИП документы подписывает бухгалтер, МЧД от ИП тоже обязательна.

Подходит та же МЧД, что и для налоговой отчетности, — при условии, что она зарегистрирована в распределенном реестре ФНС и содержит полномочие на представление документов в налоговые органы по классификатору полномочий. Доверенность, которая оформлена только в системе оператора ЭДО для подписания актов и счетов, для ДОПП не подойдет.

Если ДОПП в компании много – советуем выделить ответственного сотрудника с собственной КЭП: так видно, кто сформировал и подписал документ, а руководитель не передает токен. КЭП физлица и МЧД оформляют в сервисе 1С-Отчетность в три этапа — выпуск сертификата, идентификация очно или через Госключ, регистрация МЧД в реестре ФНС. После настройки ДОПП уходит из 1С одной кнопкой, как декларация, а статусы и QR-код приходят в ту же форму.

Какой подписью подписывают ДОПП

Форма, формат и порядок представления ДОПП утверждены Приказом ФНС от 08.05.2026 N КЧ-1-15/301@. Заявитель направляет ДОПП в электронной форме и подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью по правилам электронного документооборота с ФНС — так же, как налоговую декларацию. Отсюда два варианта:

Удостоверяющий центр ФНС и его доверенные лица выпускают подписи только руководителям организаций и ИП; сертификаты сотрудников с реквизитами организации не выпускаются с 01.09.2023, а ранее выданные действовали до 31.08.2024. Поэтому для ДОПП вариант «сертификат сотрудника на организацию» недоступен изначально — сотрудник подписывает документы только личной КЭП с МЧД.

ДОПП можно отправить и без 1С — через сервис заявителя на сайте ФНС. Если вы используете другого оператора ЭДО, уточните, реализован ли у него обмен с сервисом СПОТ: МЧД из распределенного реестра примет любой оператор, но саму отправку ДОПП поддерживают не все сервисы.

У вас есть вопрос по этой теме? Получите индивидуальную консультацию нашего эксперта по 1С в течение 36 часов → Задать вопрос эксперту

Какой должна быть МЧД для СПОТ

МЧД должна быть зарегистрирована в распределенном реестре ФНС и содержит полномочия на отправку документов в ФНС. Ориентируйтесь на классификатор полномочий и выбирайте позицию для представления документов в налоговые органы — такая доверенность подойдет и для отчетности, и для ДОПП. Отдельную МЧД под СПОТ выпускать не требуется: ДОПП — документ, который направляют в ФНС, и полномочие на представление документов в налоговые органы его покрывает.

Требования к МЧД для СПОТ:

• формат 5.03 для ФНС либо универсальный формат 003 — оба принимаются в распределенном реестре
• доверитель — организация-заявитель или ИП, МЧД подписывает руководитель КЭП юрлица или сам ИП
• представитель — физлицо: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН; с 01.02.2026 паспортные данные по единым требованиям Минцифры стали дополнительным реквизитом (Приказ Минцифры от 05.11.2025 N 1001), однако для доверенностей, которые используют при сдаче отчетности в ФНС, операторы по-прежнему запрашивают паспортные данные — заполните их
• срок действия — с запасом не менее квартала после планового окончания работы со СПОТ
• полномочия — представление документов в налоговые органы по классификатору полномочий с указанием идентификатора и наименования

МЧД из распределенного реестра принимает любой оператор ЭДО.

Как настроить подписание ДОПП сотрудником в 1С

Порядок настройки в 1С 8.3 Бухгалтерия с подключенной 1С-Отчетностью. Шаги 1-3 выполняют один раз для каждого нового сотрудника-подписанта; руководителю с действующей КЭП они не нужны:

1. Выпустите КЭП физлица в сервисе 1С-Отчетность
2. Пройдите идентификацию очно у партнера 1С или дистанционно через Госключ
3. Сформируйте МЧД и дождитесь регистрации в реестре ФНС
4. Привяжите сертификат сотрудника и МЧД к учетной записи 1С-Отчетности
5. Отправьте ДОПП из регламентированной формы

Выпуск сертификата сотрудника входит в стоимость тарифа 1С-Отчетности; в сервисах других операторов выпуск КЭП физлица — отдельная платная услуга, а идентификация может потребовать визита. Сертификат хранят на токене или в контейнере на компьютере.

Если 1С-Отчетность зарегистрирована на сертификат сотрудника, а заявление на МЧД подписывает руководитель, порядок действий подскажет консультация об отправке отчетности с МЧД: эксперт показывает, как временно перенастроить учетную запись Как отправлять отчетность через сервис 1С Отчетность с МЧД

Дистанционная идентификация строится на двух разных подписях. Сначала в приложении «Госключ» выпускают собственную КЭП Госключа — для этого нужен загранпаспорт нового образца с биометрией либо визит в МФЦ. Этой подписью подтверждают личность и подписывают заявление на выпуск рабочего сертификата физлица в 1С-Отчетности. Рабочий сертификат и используют для ДОПП: подписью Госключа отчетность в ФНС подписать нельзя. 

МЧД создают в разделе Главное — Организации — ЭДО — Машиночитаемые доверенности. Заявление подписывает руководитель, после чего статусы проходят путь Подписана — Верна — В реестре ФНС зарегистрирована. Регистрация в реестре занимает время — от нескольких часов до суток и дольше, закладывайте его в план. Сертификат представителя и его МЧД указывают в разделе Отчеты — 1С-Отчетность — Настройки — Настройки обмена с контролирующими органами — Учетная запись документооборота.

ДОПП создают в разделе Покупки — Внешняя торговля — Документы о предстоящей поставке товаров (ДОПП). После проведения перейдите по ссылке в регламентированную форму и нажмите Отправить: документ подпишется сертификатом сотрудника, квитанция, статусы и QR-код придут в раздел Отчеты — Уведомления.

Подробнее: Как оформить ДОПП и перечислить обеспечительный платеж при импорте из ЕАЭС в 1С?

Зачем выделять ответственного за ДОПП

Если все документы подписаны одной КЭП руководителя, при вопросах инспекции или перевозчика невозможно установить, кто сформировал ошибочный ДОПП. Мы рекомендуем компаниям с десятками и сотнями ДОПП в месяц выделить роль — бухгалтера или логиста, выпустить ему КЭП физлица и МЧД и передать процесс целиком. Плюсы: персональная ответственность, руководитель не передает токен, отсутствие сотрудника закрывается второй доверенностью, а не перенастройкой сервиса.

Вторую МЧД на замещающего сотрудника оформите заранее: регистрация в реестре ФНС занимает до суток и дольше, и если ответственный заболел, а доверенности на коллегу нет, отправка ДОПП остановится — при потоке 60-80 машин в месяц это сорванные поставки.

Лектор Елена Капранова разобрала права и обязанности каждого участника СПОТ, работу с ДОПП, зачеты и возвраты на эфире Практика внедрения СПОТ. Законодательство. Запись эфира доступна при оформлении коммерческой подписки Бухэксперт

Какие ошибки мешают отправить ДОПП

• МЧД не загружена в распределенный реестр ФНС. Доверенность, которую выгрузили только в систему оператора ЭДО для подписания актов и счетов, ФНС не увидит — ДОПП вернется с отказом в регистрации
• В учетной записи указан сертификат сотрудника без МЧД. 1С предложит подписать документ, но ФНС откажет в приеме как подписанному неуполномоченным лицом
• Срок МЧД заканчивается. Доверенность истекает даже при действующем сертификате; если ДОПП идут в последний месяц ее действия, часть отправок рискует уйти уже после окончания срока — оформляйте МЧД с запасом не менее квартала и перевыпускайте заранее
• Формат доверенности устарел. Перед отправкой проверьте, что МЧД соответствует актуальной редакции формата 003 или 5.03 на дату отправки — требования к МЧД в 2026 году менялись
• Один сотрудник ведет несколько организаций по одной МЧД. На каждую организацию-заявителя и на каждого ИП оформляют отдельную МЧД от ее руководителя или от ИП

Нюансы работы с МЧД в 1С, изменения требований 2026 года и правила корректной работы лектор Александр Бажин разобрал на эфире Как бухгалтеру работать с МЧД в 2026 году в 1С:Бухгалтерия. Запись эфира доступна при оформлении коммерческой подписки Бухэксперт

Кратко о подписи ДОПП

• ДОПП подписывают КЭП руководителя или ИП без МЧД либо КЭП физлица с МЧД из распределенного реестра ФНС с полномочием на представление документов в налоговые органы
• Отдельная доверенность под СПОТ не требуется — подходит та же МЧД, что и для отчетности, если она зарегистрирована в реестре ФНС
• При большом потоке ДОПП выделите ответственного сотрудника с личной КЭП и заранее оформите вторую МЧД на замещающего
• Настройка сотрудника-подписанта — три отдельных шага: выпуск сертификата в 1С-Отчетности, идентификация очно или через Госключ, создание и регистрация МЧД в реестре ФНС

См. также: 

• Электронная доверенность — как оформить и подписать
• МЧД в 1С 8.3 Бухгалтерия: где найти и создать
• ДОПП и обеспечительный платеж по СПОТ в 1С