Кадровую документацию, в том числе личные дела работников, контролеры проверяют тщательно. Рассказали в статье: обязаны ли работодатели оформлять личные дела, какие документы не стоит в них включать и сколько лет их хранить?
Содержание
Личное дело работника: что это и обязательно ли его вести
Личное дело — совокупность документов, отражающих сведения о трудовой деятельности и личности сотрудника.
Что входит в личное дело
Состав личного дела может быть разным. Но чаще всего в него входят:
- заявление о приеме на работу
- трудовой договор
- приказы о переводе, увольнении и т. д.
- сведения об образовании, квалификации, наградах
- различные заявления и справки
Чтобы хранить в личном деле документы с персональными данными работника, получите его письменное согласие на обработку персональных данных (пп. 2–11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).
Личное дело — это «досье», которое помогает работодателю быстро найти сведения о сотруднике, подтвердить его стаж и квалификацию.
Обязательно ли вести дело по каждому работнику
В коммерческих компаниях закон не обязывает вести личное дело на каждого работника. В государственных и муниципальных учреждениях, а также в крупных компаниях это часто становится внутренним стандартом.
Для государственных гражданских служащих личное дело обязательно. Это требование Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в РФ». В личное дело вносят сведения о поступлении на службу, ее прохождении и увольнении.
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
Для остальных работодателей ведение личных дел — вопрос удобства и внутреннего порядка. Так проще хранить кадровые документы и защищать интересы компании в спорных ситуациях.
Если коммерческая организация не ведет личные дела — это не нарушение. Но если в компании нет четкой системы хранения кадровых документов, при проверках и трудовых спорах возникают сложности. Например, если сотрудник обратится в суд, а у работодателя не окажется подтверждающих документов. Поэтому даже при отсутствии обязанности ведите архив кадровых документов.
Документы в личном деле работника: что можно и нельзя хранить
Не все сведения можно собирать и хранить без ограничений. Закон четко разделяет, какие документы работодатель вправе хранить сам, а какие — только с письменного согласия работника.
Как сделать согласие на обработку персональных данные в ЗУП 3.1 можно ознакомиться тут Согласие на обработку персональных данных в ЗУП 3.1.
В личном деле работника хранят документы или их копии, которые напрямую относятся к его трудовой деятельности:
- трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему
- приказы о переводе, увольнении, отпусках, поощрениях и взысканиях
- заявление о приеме на работу
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц)
- анкета (личный листок по учету кадров), которую работник заполнил лично
- соглашение о неразглашении коммерческой или производственной тайны
- документы с оценкой профессиональных компетенций, деловых навыков и личных качеств работника — рекомендательные письма, сертификаты о повышении квалификации, заключения медицинских профосмотров и др. (п. 52 Методических рекомендаций ВНИИДАД, 2018 г.)
Общие правила оформления личных дел (пп. «ж» п. 49 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 (далее — Правила), п. 52 Методических рекомендаций):
- на каждого сотрудника ведут отдельное личное дело
- документы в нем подшивают в хронологическом порядке по мере поступления
- на документы в личном деле составляют внутреннюю опись
Документы, которые хранят только с согласия работника
Это бумаги со сведениями, которые не связаны напрямую с трудовой функцией, но могут понадобиться работодателю для внутренних целей:
- аттестационные листки
- копии документов об образовании
- справки об отсутствии или наличии судимости — для определенного перечня должностей
- медицинская книжка, медицинские справки и заключения, не связанные с допуском к работе
Для хранения таких документов надо получить письменное согласие работника. Без него сбор и хранение этих сведений — нарушение законодательства о персональных данных (ст. 6, 11 Закона N 152‑ФЗ). Согласие на обработку персональных данных храните три года после увольнения сотрудника, если иной срок не закреплен нормативным актом или в договоре.
Что категорически нельзя хранить в личном деле
Если в личных делах сотрудников обнаружат документы, не связанные с их профессиональной деятельностью, контролирующие органы вправе оштрафовать организацию или должностное лицо за хранение избыточных сведений.
По хранению отдельных документов в личных делах единой позиции нет.
Роструд допускает хранение копий личных документов (паспорта, СНИЛС, ИНН, дипломов) в личном деле работника, но только при наличии письменного согласия.
Суды считают, что хранить такие копии нельзя даже при письменном согласии сотрудника (Постановление Пятнадцатого ААС от 14.03.2014 N 15АП‑22502/2013 по делу N А53‑12557/2013). Роскомнадзор в этом видит нарушение ст. 5 Федерального закона N 152‑ФЗ «О персональных данных» (избыточность обработки).
Цель сбора данных при оформлении трудового договора достигается в момент его подписания. После этого копии документов нужно уничтожить, а сведения перенести в личную карточку работника. За хранение лишних копий суды часто штрафуют работодателей по ст. 13.11 КоАП РФ.
Чтобы избежать штрафов, не храните в личном деле:
- копию ИНН и копию СНИЛС. При приеме на работу работодатель вправе только сверить оригиналы, внести сведения в кадровые документы (например, в личную карточку) и вернуть их сотруднику. Хранение копий нарушает требования Федерального закона N 152 ФЗ «О персональных данных», так как это избыточная обработка персональных сведений
- копии паспорта
- копии свидетельств о заключении или расторжении брака, свидетельств о рождении ребенка
- копии военного билета
Сроки хранения и порядок уничтожения личных дел работников
Сколько лет хранить личное дело
После увольнения личное дело уволенных сотрудников храните в архиве организации:
- не менее 75 лет, если вы завели его до 2003 года
- не менее 50 лет, если дело начато после 2003 года (ч. 1–2 ст. 22.1 Закона N 125‑ФЗ, ст. 445 Перечня Росархива от 20.12.2019 N 236)
Для временных и сезонных работников в 2026 году применяйте те же сроки, что и для постоянных сотрудников — срок хранения не зависит от вида договора и продолжительности работы.
Личные дела действующих сотрудников храните все время работы в компании. Срок архивного хранения начинайте считать только после увольнения. Архивные документы передавайте в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (Приказ Росархива от 13.02.2024 N 19)
Отсчет срока ведите с 1 января года, следующего за годом увольнения сотрудника (ч. 2 ст. 22.1 Закона N 125‑ФЗ, ст. 445 Перечня Росархива от 20.12.2019 N 236).
Как правильно уничтожить личное дело
Когда срок хранения истек, личное дело нельзя выбрасывать.
Последовательность действий:
- Специальная комиссия проверяет документы, сверяет сроки и оформляет акт о выделении дел к уничтожению
- Документы уничтожаются так, чтобы исключить возможность восстановления информации — надо применить шредер или сжигание
- Если личные дела велись в электронном виде, электронные носители подлежат уничтожению с оформлением соответствующего акта
- В архивной описи делается отметка — дело уничтожено
На что обратить внимание:
- Нельзя уничтожать дела раньше установленного срока, даже если сотрудник не возражает
- При ликвидации организации все кадровые архивы передаются в государственный архив, где их хранят по тем же правилам
Такой подход обеспечивает сохранность персональных данных, защищает интересы работников, работодателей.
Кратко о составе и сроке хранения личных дел сотрудников
- Личное дело работника — комплект документов со сведениями о его трудовой деятельности, уровне образования и т. д. Закон не обязывает коммерческие организации вести личные дела
- При работе с документами важно понимать, какие можно хранить в личном деле, какие — только с письменного согласия работника, а какие (например, копии ИНН и СНИЛС) — хранить нельзя
- Для включения в личное дело большинства документов требуется письменное согласие сотрудника на обработку его персональных данных по Закону N 152‑ФЗ
- Сроки хранения личных дел устанавливает законодательство: 75 лет для дел, которые вы завели до 2003 года, 50 лет — для дел, начатых после 2003 года. При уничтожении дел соблюдайте установленный порядок
- Отсчет срока хранения личного дела ведите с 1 января года, следующего за годом увольнения работника
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете