Как оформить номер приказа

Последнее изменение: 12.03.2026

Подготовка и издание приказов регламентируется государственными стандартами и ведомственными нормами. В малом бизнесе за этот процесс обычно отвечает один сотрудник, которому важно строго соблюдать правила делопроизводства, чтобы избежать ошибок. Разберем основные правила оформления, нумерации и учета приказов.

Чем руководствоваться при составлении приказов

В законодательстве отсутствует единый нормативно-правовой акт (НПА), содержащий определение термина «приказ по организации», в том числе  в национальных стандартах, действующих с 2025 года:

В этих ГОСТах понятие «приказ» используется лишь как общепринятое название документа — его юридическое толкование отсутствует. Аналогичный подход применяется и в ТК РФ: кодекс регламентирует порядок издания приказов по личному составу (прием, увольнение, взыскания), но не раскрывает содержания понятия «приказ».

Воспользуемся  формулировкой из Словаря видов и разновидностей современной управленческой документации, составленного ФБУ «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД).

Приказ — это правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации (стр. 59 Словаря ВНИИДАД).

Отсутствует в действующих нормативных документах и четкое разделение приказов по видам.

Единственным нормативным актом, содержащим группировку приказов по категориям, является приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» (далее — ПТУАД), действие которого распространяется как на государственный, так и на коммерческий сектор экономики. В соответствии с ПТУАД приказы коммерческой организации классифицируются следующим образом (извлечение).

Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:

В частном бизнесе порядок издания приказов регулируется не федеральными НПА (как в госсекторе), а локальными нормативными актами (ЛНА) компании (например, Инструкцией по делопроизводству).

Важно разграничивать: такие ЛНА фиксируют именно процедуру (порядок) работы с приказами, в то время как полномочия на их подписание определяются уставом, разработанным на основании профильного законодательства (например, ст. 40 Закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ). По этим нормам, единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор и др.) наделен полномочиями издавать приказы как по кадровому составу (о найме, увольнении, поощрении работников), так и по всем вопросам текущей деятельности, которые законом или уставом не отнесены к исключительной компетенции общего собрания, совета директоров или правления.

Основные реквизиты приказа

Список реквизитов приказа приведен в Разделе 4 ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Правильное использование указанных реквизитов обеспечит приказам юридическую значимость и поможет избежать проблем при прохождении проверок контролирующими органами.

Как группируются и нумеруются приказы

В делопроизводстве приказы принято разделять на 3 основные категории:

  • по основной деятельности: издаются для решения организационных, финансовых и производственных вопросов: от ввода в действие внутренних регламентов и инструкций до организационных изменений и плановых проверок (инвентаризаций) — такие документы определяют стратегию работы всей компании и не касаются выполнения конкретных трудовых функций отдельными работниками
  • по административно-хозяйственным вопросам: связаны с текущим жизнеобеспечением и материально-техническим оснащением компании (например, с охраной офиса, закупкой ТМЦ, эксплуатацией транспорта, проведением ремонтных работ)
  • по личному составу: регулируют все этапы трудовой деятельности персонала согласно требованиям ТК РФ (например, приказы о приеме, переводах, увольнениях, поощрениях работников, наложении дисциплинарных взысканий)

Для учета специфики каждой категории в деловой практике применяется раздельная нумерация приказов, что обеспечивает их четкую классификацию и быстрый поиск в зависимости от типа документа.

ООО «ТАУТАВ» закрепило в своей инструкции по делопроизводству порядок присвоения номеров приказам с использованием для каждой группы документов специальных буквенных индексов:

  • по основной деятельности — цифровой порядковый номер с индексом «–ОД»
  • по административно-хозяйственным вопросам — порядковый номер с добавлением индекса «–АХВ»
  • по личному составу — порядковый номер с добавлением индекса «–ЛС» (для приема, перевода, увольнения) и «–К» (для отпусков, командировок)

Структура регистрационного номера приказа определяется принятой в организации инструкцией по делопроизводству.

Правила регистрации и нумерации приказов в коммерческой организации

Каждый приказ должен иметь регистрационный номер (реквизит 11 из раздела 4 ГОСТ Р 7.0.97-2025). Он представляет собой цифровой или буквенно-цифровой код, включающий порядковый номер и дополнительные данные в соответствии с используемой классификацией: индексом типа документа, кодом должностного лица и т.п. (п. 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2025).

Номер приказу присваивается при его регистрации в учетной форме на бумажном носителе (журнале, реестре, карточке) или в электронной базе данных системы документооборота (п.п. 95 — 97 Раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2025).

Регистрация документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты (п. 95 ГОСТ Р 7.0.8-2025).

Как следует из определения, регистрация подтверждает факт создания документа и придает ему юридическую значимость.

Судебная практика показывает, что отсутствие регистрации внутренних приказов организации (в специальных журналах, системе документооборота) не делает их автоматически недействительными, если:

  • приказ подписан уполномоченным лицом
  • соответствует законодательству
  • доведен до сведения сотрудников

Однако отсутствие регистрации усложняет доказывание фактов существования приказа, его содержания и датировки, особенно в трудовых конфликтах и при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ). Незарегистрированный приказ легко оспорить как фальшивый или недостоверный документ. Следовательно, сведения о приказе должны быть внесены в журнал (реестр) учета — это позволит однозначно идентифицировать его в документообороте организации.

Поскольку унифицированная форма такого журнала законом не установлена, коммерческие компании вправе разработать ее самостоятельно, закрепив в инструкции по делопроизводству. В качестве рекомендации можно предложить следующий состав реквизитов (граф) для этой учетной формы:

  1. Дата регистрации (дата издания приказа)
  2. Регистрационный номер приказа (с учетом принятых индексов)
  3. Заголовок (краткое содержание, например: «О приеме на работу», «Об инвентаризации» и т. д.)
  4. Количество листов (и приложений)
  5. Кем подписан (должность и ФИО руководителя)
  6. Отметка об исполнителе (ФИО ответственного лица)
  7. Расписка в ознакомлении (для бумажных журналов) или отметка о доведении до сведения сотрудников
  8. Отметка об исполнении и направлении в дело (номер дела по номенклатуре, где хранится оригинал)
  9. Примечание (например, для отмены ошибочного приказа)

Учет приказов различных видов (по основной деятельности, кадрам и АХВ) целесообразно вести раздельно. Это не только упорядочивает нумерацию внутри каждой категории, но и соответствует срокам архивного хранения, которые для разных категорий приказов будут отличаться:

  • по основной (профильной) деятельности — постоянно
  • по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет
  • по личному составу — 50/75 лет или иные

На основании изложенного, рекомендуемые формы журналов регистрации и порядок нумерации приказов в них могут выглядеть следующим образом.

Также рекомендуется оформить обложку регистрационного журнала. На ней следует указать наименование организации, даты начала и окончания ведения учета, индекс дела по номенклатуре, а также сведения о лицах, ответственных за ведение журнала.

Как нумеруются приказы

Для коммерческих компаний в законодательстве нет прямого предписания начинать нумерацию заново при наступлении каждого календарного года. Отметим, что это правило зафиксировано в НПА, обязательных для госсектора:

К примеру, в п. 3.5 приказа Росархива N 71 закреплено правило регистрации всех видов документов (входящих, исходящих и внутренних) в пределах календарного года. Аналогичное требование к нумерации приказов по основной деятельности содержится в п. 5.47 приказа Росархива N 44.

Несмотря на отсутствие жестких законодательных требований, коммерческим организациям рекомендуется придерживаться правил нумерации, принятых в госсекторе. Это позволит эффективно организовать документооборот и значительно упростить поиск нужного приказа.

Кратко о том, как оформить номер приказа

  • При оформлении приказов необходимо руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2025 (утв. приказом Росстандарта от 26.06.2025 N 622-ст, введен в действие с 18.08.2025) и ГОСТ Р 7.0.8-2025 (утв. приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст, введен в действие с 01.03.2025)
  • В коммерческих организациях  порядок издания приказов регулируется не федеральными НПА (как в госсекторе), а локальными нормативными актами (например, Инструкцией по делопроизводству) — такие акты фиксируют именно процедуру (порядок) работы с приказами, в то время как полномочия на их подписание определяются уставом
  • Присвоение номеров рекомендуется осуществлять раздельно для приказов по основной деятельности, по кадрам и АХВ
  • Нумерацию приказов в организации можно производить по правилам, действующим в отношении госсектора: начинать с первого номера и вести в пределах каждого года

См. также:

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете

Добавить комментарий