Как составить акт об уничтожении документов: регламент и форма

Последнее изменение: 06.03.2026

Организациям и ИП необходимо документально подтвердить факт утилизации документов после истечения сроков их хранения. С этой целью составляется специальный акт, форму которого можно разработать самостоятельно или использовать проверенный практикой образец, рекомендованный Росархивом. Разберем детально, как составить такой документ, чтобы у контролирующих органов не возникло вопросов.

Порядок хранения и уничтожения документов

Документация, создаваемая компаниями и ИП в процессе коммерческой деятельности, формирует документальный фонд, где основной единицей учета является дело.

Систематизация дел осуществляется:

  • по их назначению (управленческие, кадровые, технические)
  • виду (бумажные, электронные)
  • периоду нахождения в архиве

Порядок и сроки хранения документов регламентированы нормативно-правовыми актами (НПА):

Архивные документы формируют отдельный фонд, управление которым осуществляется через номенклатуру дел (п. 106 ГОСТ Р 7.0.8-2025), что гарантирует их правильную систематизацию. Указанный порядок применяется как к бумажным, так и к электронным документам, с классификацией их по срокам хранения (раздел IV Инструкции Росархива):

  • временное хранение: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет (п. 4.3)
  • особые сроки:
    • срок хранения «Постоянно» (п. 4.4)
    • срок хранения 50/75 лет для документов по личному составу (п. 4.8)
  • событийные сроки:
    • «До ликвидации организации» — хранятся, пока существует организация (п. 4.5)
    • «До минования надобности» — до момента, когда документ становится ненужным (п. 4.6)
    • «До замены новыми» — документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7)

В условиях электронного документооборота номенклатура дел интегрируется в системы хранения электронных документов (СХЭД) в виде справочника, на основе которого документы группируются и учитываются. (п.п. 9 и 10 Правил Росархива).

Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:

Исполненные документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ). Сроки их хранения устанавливаются соответствующими НПА, основным из которых является Перечень Росархива.

ООО «ТАУТАВ» (покупатель) зарегистрировал полученный от поставщика счет-фактуру в книге покупок и заявил вычет в 1-м квартале 2026 года. Срок  хранения этого счета-фактуры начинает исчисляться с 01.01.2027 (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ) и завершится 31.12.2031 (ст. N 317 Перечня Росархива, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где указано, что счета-фактуры подлежат хранению в течение 5 лет).

По завершении сроков хранения экспертная комиссия (ЭК) организации или ИП проводит экспертизу практической ценности таких документов. Если ЭК подтверждает, что они больше не требуются в работе, документы с истекшим сроком хранения выводятся из архива для последующего уничтожения.

При отсутствии экспертной комиссии следует издать приказ о ее создании, включив в состав   профильных специалистов (например, бухгалтера, кадровика, юриста) и закрепив за ними задачи согласно п. 19 Правил Росархива. Нормативные требования к составу и полномочиям ЭК утверждены приказом Росархива от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации».

Регламент утилизации документов с истекшим сроком хранения

Под уничтожением документов понимается их вывод из архива в связи с утратой ценности и завершения периода хранения – с целью последующей физической ликвидации (п. 113 ГОСТ Р 7.0.8-2025).

Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, процедуру уничтожения дел рекомендуется выполнять согласно архивным правилам.

Описание схемы:

Шаг 1. Проверка сроков хранения — для выявления дел с истекшими сроками хранения и включения их в соответствующий акт об уничтожении (п. 16 Правил Росархива)

Шаг 2. Проведение экспертизы ценности — экспертная комиссия организации на основании критериев происхождения (например, времени и места создания документа), содержания (уникальности и важности информации), внешних особенностей (наличия всех реквизитов, физическое состояние документа) определяет сроки хранения документов, отбирает дела для передачи в Архивный фонд РФ или архив организации, а также выявляет документы с истекшим сроком для их последующего уничтожения (гл. III Правил Росархива). Уничтожение документов без экспертизы запрещается (п. 17 Правил Росархива)

Шаг 3. Составление акта о выделении документов к уничтожению — производится на основании протокола экспертной комиссии согласно перечню документов, утративших свою актуальность к 1 января года, в котором составлен акт

Шаг 4. Утверждение акта руководителем организации или ИП для официального разрешения на утилизацию (абз. 2 п. 17 Правил Росархива)

Шаг 5. Утилизация — уничтожение документов с истекшими сроками хранения (в зависимости от категории документа допустимы разные способы, п. 31 Правил Росархива)

Шаг 6. Подтверждение утилизации — к акту о выделении документов к уничтожению должен быть приложен документ, фиксирующий факт их физической ликвидации (абз. 3 п. 31 Правил Росархива)

После выполнения и оформления всех указанных процедур документы считаются официально ликвидированными.

Форма акта об уничтожении документов и порядок его заполнения

Единой формы для акта об уничтожении документов с истекшими сроками хранения законом не установлено. На практике считается безопасным  использовать образец  из Приложения N 3 к Правилам Росархива, адаптировав его под свою специфику путем добавления необходимых реквизитов.

Образец акта об уничтожении документов.

Скачать образец Word

*При использовании образца внесите реквизиты своей организации

Основу акта составляет таблица из 8 граф (гл. IV Правил Росархива):

  • графа 1 «Порядковый номер» — отражается последовательная нумерация заголовков дел по мере их включения в акт
  • в графе 2 «Заголовок дела (групповой заголовок документов)» — вносится заголовок конкретного дела либо обобщенное наименование группы документов; заголовки группируются по структурным подразделениям; для однотипных документов допускается использование общего заголовка с указанием числа дел в данной категории
  • в графе 3 «Годы» — проставляются годы дел и документов, включенных в акт (если сроки их хранения завершились к началу года составления акта)
  • в графе 4 «№№ описей» — вносится номер описи, если к уничтожению представляются дела, сроки хранения которых истекли в период их нахождения в архиве организации
  • в графе 5 «№ ед.хр. по описи (индекс по номенклатуре дел)» — для дел со сроком хранения более 10 лет (включая дела по личному составу) вносится их номер из архивной описи, а для документов сроком хранения до 10 лет — соответствующий индекс из номенклатуры
  • в графе 6 «Количество ед.хр. (дел)» — указывается количество дел: индивидуально по каждой единице хранения либо суммарно, если документы были сгруппированы в графе № 2 под общим заголовком
  • в графе 7 «Сроки хранения и №№ статей по перечню» — отражаются сроки хранения документов и номера статей по Перечню Росархива (ПТУАД)
  • в графе 8 «Примечания» — при необходимости вносятся уточнения по срокам хранения дел, а также специальные статусы документов («ведется в СЭД», «Для служебного пользования») и иные важные дополнения; для электронного документа может быть указан вид носителя информации

Завершающая часть акта содержит сведения о способе уничтожения дел с приложением подтверждающего документа (абз. 3 п. 31 Правил Росархива). Результаты ликвидации фиксируются с указанием даты, способа исполнения и подписи лица, ответственного за архив. Заключительным этапом является отметка о внесении в номенклатуру дел записей об уничтожении документов, скрепляемая подписью ответственного лица.

Передача документов на утилизацию без предварительного оформления акта о выделении к уничтожению запрещена (п. 17 Правил Росархива).

Способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Выбор конкретного способа утилизации осуществляется в зависимости от категории дел (п. 31 Правил Росархива):

  • самостоятельно — путем шредирования, сжигания, химического или иного физико-химического воздействия, исключающего возможность восстановления их содержимого; этот способ обязателен для документов, содержащих персональные данные или информацию ограниченного доступа
  • через специализированные организации — путем передачи на переработку (утилизацию); в этом случае должна быть оформлена приемо-сдаточная накладная или акт приема-передачи, где указываются дата, вес и количество бумажных отходов (макулатуры) — для бумажных документов

Электронные архивные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению в соответствии с пунктами 23, 26-28 Правил Росархива, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами, без возможности восстановления (п. 158 Правил Росархива).

Обычно отдельный приказ об уничтожении документов не издается, так как основным распорядительным документом служит утвержденный руководителем акт о выделении документов к уничтожению (с приложением). Однако такой приказ целесообразен, если нужно назначить ответственных за физическое уничтожение или вывоз макулатуры в организацию по переработке вторсырья.

Сроки хранения актов об уничтожении документов

Акты о выделении документов к уничтожению относятся к категории дел постоянного срока хранения (ст. 170 Перечня Росархива). Исключение сделано лишь для актов об уничтожении бланков строгой отчетности, срок хранения которых установлен в 3 года (ст. 162 Перечня Росархива). Указанный срок является минимальным: организация может продлить его, но не имеет права сокращать (п. 33 Правил Росархива).

Отсутствие актов является правонарушением, которое при проверке повлечет наложение санкций на руководителя и/или ответственного сотрудника.

Нарушение правил хранения архивных документов (кроме предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц – от 3 000 до 5 000 руб., на юрлиц — от 5 000 до 10 000 руб.  (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры административного воздействия, предусмотренные ст. 13.25 КоАП РФ за ненадлежащее хранение документов и сведений в информационных системах, дифференцируются по категориям нарушителей: например, для ООО штрафы для должностных лиц предусмотрены в размере от 2 500 до 5 000 руб., для юрлиц — от 200 000 до 300 000 руб. (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ).

Кратко о составлении акта об уничтожении документов

  • Правила и сроки хранения документов регулируются федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ, приказами Росархива от 31.07.2023 N 77, от 20.12.2019 NN 236 и 237
  • Порядок утилизации документов должен соответствовать положениям приказа Росархива от 31.07.2023 N 77
  • Уничтожение документов с истекшими сроками хранения без предварительного оформления акта о выделении к уничтожению запрещено (п. 17 приказа Росархива N 77)
  • Единой формы для акта об уничтожении документов законом не установлено, на практике безопасным считается использование образца из Приложения N 3 к приказу Росархива N 77 (после его адаптации под свою специфику)
  • Способы уничтожения организацией документов с истекшими сроками хранения зависят от их категории: для содержащих персональные данные или информацию ограниченного доступа – самостоятельно, для иных документов — через специализированные организации
  • Факт уничтожения документов должен подтверждаться соответствующим документом, прикладываемым к акту (абз. 3 п. 31 приказа Росархива N 77)

См. также:

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете

Добавить комментарий