Некорректное отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете может привести к искажению финансовой отчетности, а в дальнейшем — к налоговым санкциям. C 01.09.2025 применяется новое Положение о служебных командировках. Разбираемся, какие в нем правила.
Содержание
Нормативное регулирование, виды командировочных расходов
Основные правила, регулирующие особенности направления работников в служебные командировки, содержатся в Положении, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 N 501, действующем в период с 01.09.2025 по 01.09.2031.
Законодательные требования по возмещению затрат, связанных с командировкой, предусмотрены ст. 168 ТК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, а отдельные аспекты их налогообложения — п. 1 ст. 217 НК РФ.
В командировки могут направляться работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях (п. 2 Положения N 501).
Статья 168 ТК РФ закрепляет обязанность работодателя возмещать работнику следующие затраты, связанные со служебной командировкой:
- стоимость проезда к месту командировки и обратно
- затраты на проживание: по оплаченным счетам и актам за аренду/наем жилья, услуги гостиниц (чек ККТ или самозанятого, БСО, выписка из картсчета)
- суточные — выплаты, связанные с проживанием вне места постоянной работы, по лимитам, утвержденным работодателем
- иные расходы по согласованию с руководителем
Порядок и размеры возмещения (лимиты командировочных расходов) определяются коллективным договором и/или иными локальными нормативными актами работодателя.
Документальное оформление командировочных расходов
Основной документ, регулирующий порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете, — учетная политика. Работодатель вправе закрепить необходимые аспекты, связанные с командировками, в отдельном локальном акте (например, в Положении о командировках) — прописать в нем лимиты на отдельные виды затрат (проживание, питание), детализировать иные вопросы.
Получите понятные самоучители 2025 по 1С бесплатно:
Особую важность для оформления бухгалтерских записей имеют формы документов, применяемых организацией для учета командировочных расходов. Они могут быть:
- разработаны самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»)
- взяты из альбомов унифицированных форм (см. сноску <1> разд. «Формы первичных учетных документов» Информации Минфина N ПЗ-10/2012)
Несмотря на отмену ранее действовавших типовых форм и отсутствие в Положении N 501 требований по их применению, многие продолжают использовать унифицированные документы, утв. Постановлением Госкомстата N 1 от 05.01.2004, в том числе:
- ф. N Т-9 — Приказ о направлении в командировку
- ф. N Т-10 — Командировочное удостоверение
- ф. N Т-10а — Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
Вернувшийся из командировки работник должен в срок до 3 рабочих дней представить отчет по командировке (п. 23 Положения N 501). Его можно оформить с применением унифицированной формы N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 N 55.
После того как авансовый отчет утвердит руководитель, командировочные расходы отражают в учете.
Командировочные расходы: этапы отражения в бухучете, счета, проводки
В коммерческих организациях используется План счетов бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н, которым в качестве основного счета для отражения командировочных расходов применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если подотчетные суммы выдаются перед командировкой в виде аванса наличными, выдачу оформляют согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций».
К подотчетным лицам относятся работники, получающие от работодателя суммы на административно-хозяйственные и прочие расходы, связанные с деятельностью юрлица или ИП (Инструкция к сч. 71 Плана счетов, п. 6.3 Указания N 3210-У).
Опираясь на требования учетной политики или иного локального акта основные этапы отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете можно представить так:
- Направление в командировку и выдача аванса на основании письменного решения работодателя (п. 3 Положения N 501, п. 6.3 Указания N 3210-У)
- Составление работником по окончании командировки авансового отчета по израсходованным суммам с приложением оправдательных документов (п. 23 Положение N 501)
- Проверка отчета бухгалтерией на наличие оправдательных документов, соответствие их требованиям законодательства, учетной политики и ЛНА организации (п. 4, 6 ПБУ 1/2008, п. 6.3 Указания 3210-У)
- Утверждение авансового отчета руководителем и отражение в учете командировочных расходов
- Окончательный расчет с подотчетным лицом
В зависимости от целей командировки, командировочные расходы могут относиться на затраты по обычным видам деятельности либо на прочие расходы (п. 5, 7, 11 ПБУ 10/99). От этого зависит, на какой счет будут отнесены эти суммы (20, 26, 44, 08 или иной).
Представим учет командировочных расходов в бухгалтерском учете в виде сводной таблицы, сгруппировав основные бухгалтерские записи по видам операций (налоговый учет не рассматривается):
| Дебет | Кредит | Сумма БУ | Наименование операции |
| 71.01 | 50.01 | 180 100 | Выдано из кассы на командировочные расходы |
| 71.01 | 51 | 180 100 | Выдан аванс на командировку безналичным перечислением на карточный «зарплатный» счет работника (Письмо Минфина от 25.08.2014 N 03-11-11/42288) |
| 55.04 | 51 | 180 100 | Перечислено с расчетного счета на корпоративную карту, обслуживаемую на особом банковском счете |
| 71.01 | 55.04 | 180 100 |
Выдан аванс на командировочные расходы с использованием корпоративной карты, в том числе:
|
| 10, 41 | 71.01 | 20 000 | Отражена закупка МПЗ, если командировка непосредственно связана с их приобретением (п. 11, п. 17 ФСБУ 5/2019) |
| 08 | 71.01 | 150 000 | Отражено приобретение внеоборотных активов (п. 9, 10 ФСБУ 26/2020), если это являлось целью командировки |
| 26, 20, 44, 10, 08 и др. | 71.01 | 7 800 | Списаны расходы на проживание, проезд и др. (для плательщиков НДС — без сумм налога), а также суточные в пределах норм. Проводки относятся к суммам, оговоренным в п. 1 ст. 217 НК РФ — 700 руб. при внутренних, 2 500 руб. — при загранкомандировках |
| 26, 20, 44, 10, 08 и др. | 71.01 | 2 200 | Списаны суточные сверх норм. Проводка относится к суммам, превышающим размер, оговоренный в п. 1 ст. 217 НК РФ |
| 70 | 68.01 | 286 | Начислен НДФЛ с суточных сверх норм, код вида дохода 2015 (Приложение N 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@) |
| 26, 20, 44, 10, 08 и др. | 69.09 | 660 | Начислены по единому тарифу страховые взносы с суточных сверх норм, без начисления взносов на НС и ПЗ (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ) |
| 50.01 | 71.01 | 100 | Получены в кассу подотчетные суммы, не использованные в командировке |
| 51 | 71.01 | 100 | Получен на р/счет остаток сумм, не использованных на командировочные расходы |
При выявлении перерасхода (например, когда на командировку выдано меньше, чем израсходовано), записи на счетах учета аналогичны перечисленным в п. 1 и 2 таблицы (суммы доплачиваются работнику выдачей из кассы или перечислением с расчетного счета).
Особенности налогового учета
Доход работника по суточным, превышающим нормы, предусмотренные п. 1 ст. 217 НК РФ (700 руб. — при внутренних, 2 500 руб. — при загранкомандировках), облагается НДФЛ. Ставка применяется в зависимости от размера совокупного облагаемого дохода (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Суточные сверх норм признаются доходом по НДФЛ в последний день месяца утверждения авансового отчета. На эту дату исчисляется НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Суммы, упомянутые в п. 2 ст. 422 НК РФ, в целях возмещения/компенсации работнику затрат на командировку (в том числе суточные в пределах норм), не облагаются страховыми взносами. Но только при условии документального подтверждения. Если нет оправдательных документов, перечисленные выплаты не могут признаваться компенсационными и подлежат обложению страховыми взносами в общем порядке (Письмо Минфина от 09.02.2018 N 03-04-05/7999).
Кратко о командировочных расходах
- Статья 168 ТК РФ обязывает работодателей возмещать командированным работникам расходы по проезду и найму жилья, выплачивать суточные и компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или ведома руководителя
- Начиная с 01.09.2025 применяется новое Положение о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 N 501
- В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются на основе утвержденного авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами
- В качестве основного счета, используемого для отражения командировочных расходов, применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
См. также:
- Выдача подотчетных сумм: правила и нюансы
- Задолженность подотчетных лиц — это актив или пассив?
- Командировочные расходы 2025: перечень, нормативные требования, налоговые особенности
- Командировка: сложные вопросы компенсации и налогообложения расходов по проезду
- Командировка: сложные вопросы учета рабочего времени и оплаты труда при выезде и возвращении
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете