Настройка отчета по сотрудникам, сменившим фамилию

Необходимо настроить в ЗУП 3.1 отчет по сотрудникам, сменившим фамилию.

Для решения задачи построим Универсальный отчет (Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Универсальный отчет) по регистру сведений Фамилия, имя, отчество физического лица. Выберем таблице регистра Основные данные.

Период в шапке отчета очистим. Если этот отбор не очистить, он помешает нам «выловить» сотрудников, изменивших ФИО.

Записи в отчете группируем по сотрудникам. Для каждого работника выведем детальную информацию о прежнем и новом ФИО. Настроим структура отчета в режиме Изменения варианта отчета (Еще – Прочее – Изменить вариант отчета).

Удалим автоматически созданную структуру и по кнопке Добавить создадим новые группировки: Физическое лицо и Детальные записи.

Для создания группировки Детальные записи оставим группировочное поле пустым.

На вкладке Поля для группировки Отчет выберем поля Физическое лицо, Фамилия, Имя и Отчество.

Далее настроим отбор по сотрудникам, которые меняли фамилию. Для этого перейдем на уровень группировки Физическое лицо и на вкладке Отбор установим флажок Текущий элемент имеет собственный отбор. Зададим условие отбора: Количество записей Больше 1.

Выведем в отчет дату изменения фамилии. Для этого на вкладке Поля для группировки Детальные записи установим флажок Текущий элемент имеет собственные настройки выбранных полей и добавим поле Период.

Чтобы скрыть в отчете «техническое» поле Количество записей, на вкладке Параметры установим для параметра Выводить количество подчиненных записей значение Нет.

Сформируем отчет. В него будут включены все сотрудники, для которых в базе ФИО вводилось более 1 раза. Внутри группировки по Физическому лицу будут выведены строки с прежним и новым ФИО. Для каждой строки с ФИО выводится дата, с которой действует ФИО.

При таких настройках отчет выводит информацию по всем сотрудникам, сменившим ФИО, за всю историю ведения учета в информационной базе.

Если необходимо визуально сократить отчет, можно сделать отбор строк с ФИО сотрудников за определённый период. Для этого добавим в настройки отчета условие отбора по периоду. Для группировки Детальные записи на вкладке Отбор установим флажок Текущий элемент имеет собственный отбор.

Зададим отбор по полю Период. Например, для отбора изменений за август 2021 года укажем следующие условия: Период Больше или равно 01.08.2021 и Период Меньше 01.09.2021.

Чтобы само условие отбора не выводилось в таблице и не усложняло визуальное восприятие отчета, отключим вывод отбора в отчете. Перейдем на вкладку Дополнительные настройки и установим флажок Текущий элемент имеет собственные дополнительные настройки.

Для настройки Выводить отбор укажем значение Не выводить.

Сформируем отчет. В нем по-прежнему выводится список всех сотрудников, сменивших ФИО. Но количество строк с ФИО уменьшилось. В детальных записях выводятся только строки с ФИО, которые начали действовать в заданном периоде. Это делает отчет более компактным.

Обратите внимание, что при такой настройке нет возможности увидеть в отчете ФИО сотрудника до изменения. Это можно сделать, если перейти в карточку Физического лица двойным кликом по Физическому лицу в отчете.

Прежнее ФИО сотрудника можно увидеть по ссылке История ФИО.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email