Справочники Физические лица и Сотрудники

Как организовано хранение данных о сотрудниках с ЗУП 3.1

Сведения о работниках в ЗУП 3.1 хранятся в двух справочниках:

• В справочнике Физические лица (Кадры – См. также – Физические лица) хранится информация о людях, с которыми у организации имеются трудовые или иные отношения. Такие реквизиты как ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС привязаны именно к физическим лицам.
• В справочнике Сотрудники (Кадры – Сотрудники) описывается список сотрудников организаций по трудовым или гражданско-правовым договорам. Сотрудник – это физическое лицо с присвоенными ему кадровыми данными, такими как подразделение, должность и т.п.

Для одного человека в программе должен быть только один элемент справочника Физические лица, а в справочнике Сотрудники по нему может быть несколько элементов. Получается, что одному элементу справочника Физические лица может соответствовать несколько элементов справочника Сотрудники.

Например, одно физическое лицо может работать в организации по основному месту работы и внутреннему совместительству. В этом случае в справочнике Сотрудники должно быть создано два элемента для одного и того же физического лица.

Другой пример — если сотрудник уволился, а затем снова принимается на работу в ту же организацию. При новом приеме на работу создается новый элемент справочника Сотрудники, связанный с тем же самым физическим лицом.

Связь между элементом справочника Сотрудники и элементом справочника Физические лица устанавливается автоматически после ввода ФИО при создании нового сотрудника. Если физическое лицо с таким ФИО уже присутствует в справочнике Физические лица, то в этом случае появляется окно Найден похожий человек, где предлагается выбрать тот же это человек или другой.

Работа со справочниками Сотрудники и Физические лица

В программе работаем в основном с элементами справочника Сотрудники. Открыть данные справочника Физические лица можно непосредственно из карточки Сотрудника – по ссылкам Личные данные, Семья, Трудовая деятельность и т.д.

При работе с элементом справочника Физические лица на вкладке История работы выводится весь список сотрудников, связанных с этим физическим лицом.

Что ведется в разрезе физлиц, а что – в разрезе сотрудников

В разрезе физических лиц ведется учет:

• НДФЛ. Налоговая база и НДФЛ собирается по физическому лицу нарастающим итогом в разрезе мест получения дохода.
• Взносов. Взносы начисляются в общей сумме на доходы по всем рабочим местам.

В разрезе сотрудников ведется учет:

• Начислений. Заработок считается по каждому сотруднику в отдельности.
• Удержаний. При назначении удержаний можно выбрать конкретного сотрудника или Все рабочие места.

При выборе значения Все рабочие места – удержание рассчитывается одной строкой, но в регистрах распределяется по сотрудникам.

• Выплат. При формировании ведомости сумма к выплате детализируется по рабочим местам.

Объединение дублей физических лиц

Случайно создать два физических лица для одного и того же человека практически невозможно. Программа предупреждает, что уже есть человек с таким же СНИЛС и ИНН.

Если есть подозрение, что физические лица задвоены, проверить это можно с помощью сервиса Объединение дублей физических лиц (Кадры – Сервис – Объединение дублей физических лиц), который доступен пользователю с полными правами.

Проверяются наличие в базе физических лиц с одинаковыми:

• ИНН
• СНИЛС
• ФИО

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email