Особенности работы со справочниками

Нумерация элементов справочника

Коды элементам справочника присваиваются автоматически при их записи. При этом к номеру добавляется префикс организации и префикс информационной базы.

Для того, чтобы внести изменения в код справочника, следует начать редактировать код. После этого появится окно с вопросом о продолжении редактирования:

Если будет подтверждено редактирование, то поле кода станет доступным для редактирования.

После переноса данных из 1С:ЗУП 2.5 табельные номера перенесутся такие, какие были в 1С:ЗУП 2.5. Для того, чтобы продолжить нумерацию табельных номеров, необходимо первому новому созданному элементу справочника Сотрудники отредактировать номер на первый свободный.

Например, из 1С:ЗУП 2.5 последний табельный номер был 951. Тогда в новом элементе справочника Сотрудники следует поменять код на 952:

Порядок элементов справочника

Порядок следования элементов в справочниках настраивается с помощью кнопок с голубыми стрелками:

По умолчанию именно в таком порядке выводится информация в различных списках и отчетах программы.

Актуальные и неиспользуемые элементы справочников

В 1С:ЗУП 3 неиспользуемые, неактуальные элементы справочников можно скрывать из списка.

В справочнике Сотрудники для этого следует установить флажок Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены:

Тогда такие сотрудники будут скрыты из списка сотрудников.

Для того, чтобы снова увидеть таких сотрудников, необходимо в форме списка сотрудников внизу снять флажок Скрывать сотрудников, по которым уже не выполняются операции:

ФИО неактуальных сотрудников в этом случае отображается в списке как зачеркнутое.

В других справочниках также применяется этот принцип.

Например, в справочнике Начисления для видов начислений, которые не используются, устанавливается флажок Начисление больше не используется:

В справочнике Подразделения для отслеживания актуальности помимо флажков Подразделение сформировано и Подразделение расформировано предусмотрено также указание дат: создания и расформирования подразделения.

При создании нового подразделения флажок Подразделение сформировано обычно сброшен, и в списке подразделений оно по умолчанию не отображается. Чтобы увидеть такие новые, но еще не введенные в оргструктуру подразделения, следует установить флажок Показать новые. Еще не сформированное подразделение будет выделено жирным шрифтом:

Если подразделение расформировано, то в настройках подразделения следует установить флажок Подразделение расформировано и не используется после:

Такое подразделение не будет отображаться в списке подразделений. Если установить флажок Показывать расформированные, то неактуальные подразделения в списке будут отображаться как зачеркнутые элементы:

Аналогичный механизм с датами формирования и расформирования применяется для элементов справочников Должности и Штатное расписание.

Для справочников Подразделения, Должности, Штатное расписание дата формирования и расформирования вводится:

• если не ведется история штатного расписания – вручную;
• если ведется история штатного расписания — автоматически на основании информации из документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания (Кадры – Штатное расписание — Изменения штатного расписания — Изменение штатного расписания).

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email