Сотрудник 1 сентября не работает – как учесть в ЗУП 3.1

1 сентября многие работодатели традиционно сталкиваются с просьбами сотрудников отлучиться на школьные линейки. В статье разберем варианты учета отсутствия сотрудников в этот день. А также посмотрим, как быстро вывести список работников, которые могут обратиться к нам с такой просьбой.

Как учесть отсутствие сотрудников 1 сентября

В программе есть несколько способов, как учесть отсутствие сотрудников на 1 день или несколько часов. Разберём самые популярные варианты.

Вариант 1 — сотрудник уходит в отпуск «за свой счет» на весь день

В ЗУП 3.1 регистрируем документ Отпуск без сохранения оплаты или Отпуск без сохранения оплаты списком (Кадры – Все отсутствия сотрудников) — Отпуска без сохранения заработной платы.

Особенности учета в этом случае:

• В Табеле рабочего времени (Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13)) этот день автоматически отразится с кодом ДО 
• Заработная плата сотруднику за 1 сентября начислена не будет

Отпуска без сохранения оплаты, если их общая продолжительность превышает 14 дней в рабочему году, сдвигают окончание рабочего года для отпускного стажа. Подробнее — Исчисление стажа, дающего право на ежегодные отпуска.

• В подразделе 1.2 формы ЕФС-1 (Отчетность, справки – СФР. Пачки, реестры, описи – Сведения о страховом стаже, ЕФС-1 подраздел 1.2) выделяем этот день кодом НЕОПЛ – Подраздел 1.2 ЕФС-1 в ЗУП 3.1 

Вариант 2 — сотрудник идет в отпуск «за свой счет» на часть рабочего дня

В этом случае в ЗУП 3.1 регистрируем внутрисменный отпуск без сохранения оплаты. В документе Отпуск без сохранения зарплаты включаем флажок Отсутствие в течение части смены и указываем часы отсутствия.

Подключить внутрисменные отпуска без оплаты можно в настройках Расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) по гиперссылке Настройка состава начислений и удержаний

Особенности:

• В Табеле учета рабочего времени часы отсутствия будут выделены кодом ДО 
• чтобы исключить часы отсутствия из оплаты сотрудника на окладе, потребуется временно перевести его на Оплату по окладу (по часам) — Почему при расчете зарплаты в ЗУП 3.1 не учитываются внутрисменные отсутствия?

Если в сентябре сотрудника по распоряжению работодателя привлекут к сверхурочной работе сверх графика – засчитывать часы внутрисменного отсутствия на часы «сверхурочки» при расчете зарплаты будет рискованно. Минтруд против такого зачета — Кратковременное отсутствие на работе нельзя компенсировать сверхурочкой.

Вариант 3 – сотруднику предоставляется неоплачиваемый дополнительный выходной 1 сентября

Организация может предусмотреть в своих ЛНА для родителей школьников дополнительный неоплачиваемый выходной день 1 сентября. В отличие от отпуска без сохранения оплаты он не войдет в число дней, которые сдвигают рабочий год для ежегодных отпусков.

Чтобы отсутствие не повлияло на средний заработок и права на отпуск, дополнительный выходной день нужно будет зарегистрировать с помощью документа Отсутствие с сохранением оплаты (Кадры – Все отсутствия сотрудников). В документе можно использовать типовой вид времени Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые) или создать свой собственный.

Чтобы исключить из оплаты время – создаем свой собственный вид начисления (Настройка — Начисления). В формуле вида начисления для такого отсутствия необходимо прописать 0.

Чтобы исключить допвыходной из оплаты по окладу, потребуется правильно настроить приоритет вытесняющих начислений – приоритет оплаты по окладу должен быть ниже, чем у дополнительного выходного.

Все настройки начисления подробно разобрали в статье Доп. выходной родителям-северянам в ЗУП 3.1 на примере выходного родителям, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Особенности отражения в учете неоплачиваемого выходного:

• в Табеле учета рабочего времени день кодируется НВ (если вводили пользовательский вид времени – задаем свой собственный код) 
• дополнительный выходной будет исключен из оплаты по окладу, норма времени за месяц не изменится 

Вариант 4 – сотруднику предоставляется оплачиваемый допвыходной 1 сентября с оплатой по среднему заработку

Трудовой Кодекс не регламентирует порядок предоставления дополнительных выходных дней. Способ их оплаты работодателям потребуется прописывать в своих локальных актах самостоятельно.

Для отражения в табеле учета рабочего времени Т-13 дополнительных оплачиваемых выходных предусмотрен специальный код ОВ (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1).

Однако организация может разработать свое собственное обозначение, поскольку унифицированная форма Т-13 не обязательна к применению.

Если сотруднику предоставляют дополнительный оплачиваемый выходной день с оплатой по среднему – неявку регистрируем документом Отсутствие с сохранением оплаты, как в предыдущем Варианте 3. Отличие в том, что такой день будет оплачен.

Вид начисления в программе создаем вручную. Особенности его настройки:

• В формуле указываем расчет по среднему заработку. Если в настройках выбрать назначение начисления Оплата времени сохраняемого среднего заработка – программа пропишет формулу автоматически.

В связи с изменением подхода ФНС к выделению долей РК и СН с выплат по среднему заработку, автоматически сгенерированную формулу лучше проверить вручную. Доли РК и СН выделять при расчете начисления больше не надо. Формулы для сверки привели в статье Эталонные формулы оплат по среднему заработку в ЗУП 3.1

• На вкладке Учет времени выбираем типовой вид времени Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

При необходимости мы можем создать собственный вид времени. В этом случае его нужно будет связать с основным временем Дополнительные выходные дни (оплачиваемые).

Расчет оплаты за дополнительный выходной программа произведет в документе Отсутствие с сохранением оплаты.

Для этого в документе необходимо выбрать соответствующий вид времени и подходящий вид начисления.

При расчете зарплаты дополнительный выходной будет исключен из основной оплаты, норма времени за месяц не изменится. 

С помощью документа Отсутствие с сохранением оплаты можно зарегистрировать не только целодневный оплачиваемый выходной, но и оплачиваемое отсутствие на несколько часов.

Программа рассчитает оплату за нужное количество часов по среднечасовому заработку. Способ учета рабочего времени по сотруднику (суммированный учет или обычный) значения не имеет.

При этом остальные часы за этот день будут оплачены как часы явки.

Как настроить программу, чтобы ввести отсутствие с сохранением оплаты на несколько часов, смотрите в статье Отсутствия с сохранением оплаты.

Вариант 5 – сотруднику предоставляют 1 день оплачиваемого отпуска

Некоторые организации 1 сентября дают сотрудникам оплачиваемый трудовой отпуск на один день. Для этих целей в ЗУП 3.1 можно создать новый вид дополнительного трудового отпуска (Настройка – Предприятие – Виды отпусков). Чтобы права на него не накапливались из года в год, отпуск не должен быть ежегодным – Виды отпусков.

В ЗУП 3.1 права на неежегодные отпуска сотрудникам не назначаются. Как быстро получить список работников, которым нужно будет предоставить отпуск 1 сентября, разобрали в разделе Как вывести список сотрудников с детьми школьного возраста.

Регистрируем однодневный отпуск как обычный дополнительный отпуск с помощью одноименного документа Отпуск (Кадры – Отпуска).

Отпускные программа рассчитает по среднему заработку. Оплатить их потребуется по правилам ТК РФ – не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска – Расчет и выплата отпускных (расчет).

Если в настройках Вида отпуска указать, что он предоставляется в рабочих днях — средний дневной заработок для оплаты отпуска будет исчисляться путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели – Порядок расчета среднего заработка в ЗУП 3.1.

Вариант 6 – сотруднику переносят выходной на 1 сентября с другого дня недели

Например, выходной день перенесли с субботы 6 сентября на понедельник 1 сентября.

В этой ситуации в ЗУП 3.1 на сентябрь можно зарегистрировать для работника Индивидуальный график (Зарплата – Учет времени – Индивидуальные графики) – Корректировки времени: индивидуальный график.

При переносе выходного требуется соблюсти ограничение по продолжительности непрерывного еженедельного отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Она рассчитывается от времени окончания работы накануне выходного дня до начала работы (смены) в следующий после выходного рабочий день (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 N 14-2/10/П-7979). Это правило не распространяется на графики с суммированным учетом рабочего времени.

Чтобы перенести выходной с субботы 06.09 на понедельник 01.09 сотруднику на обычной пятидневке — рабочий день в следующий понедельник 08.09 должен начинаться не ранее, чем в 12:00.

Если соблюсти полную норму рабочих часов по производственному календарю за сентябрь для сотрудника на пятидневке не получается – в Индивидуальном графике работы организация может определить меньшую норму рабочего времени.

Работнику, отработавшему свою норму времени, заработную плату выплачиваем в полном объеме.

Как вывести список сотрудников с детьми школьного возраста

Чтобы быстро получить список работников, у которых есть дети школьного возраста, можно использовать донастроенный отчет Сотрудники с детьми школьного возраста от Бухэксперт.

Скачать настройки отчета Сотрудники с детьми школьного возраста (Версия от 2025.08.20)

Настройки предназначены для загрузки в типовой отчет Составы семей сотрудников (Кадры – Кадровые отчеты).

Как загрузить настройки из файла, разобрали на примере универсального отчета в статье Загрузка настроек отчетов и работа с донастроенными отчетами в ЗУП 3.1.

Донастроенный отчет выводит список сотрудников, для которых в карточке Сотрудника (Кадры – Сотрудники – Семья) заведены родственники возрастом от 6 до 18 лет.

Чтобы отобрать детей, мы по умолчанию включили отбор по степени родства:

• Внук
• Внучка
• Дочь
• Падчерица
• Пасынок
• Сын

Чтобы оценить число потенциально отсутствующих работников 1 сентября, в отчет добавили поле Количество сотрудников.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email