Как настроить Историю изменения объектов в 1С

Продолжаем делиться «секретами» работы в 1С. Из этой статьи вы узнаете о возможности сохранять в программе всю историю изменений в справочниках и документах программы. Ни Журнал регистрации, ни Панель Истории не могут детально рассказать нам о том, что, когда, кем и как менялось в объекте. Узнать это поможет специальный инструмент История изменений. О настройке его вы узнаете из данной статьи.

История изменений объектов

Для хранения и отслеживания изменений в объектах программы на уровне изменения реквизитов используется специальный инструмент История изменений: раздел Администрирование — Общие настройки.

Настройка Истории изменений

Настройка Истории изменений включает:

• Отбор объектов программы, по которым нужно сохранять историю изменений:
  • справочники;
  • документы.
• Момент фиксирования изменения:
  • запись;
  • проведение;
  • не фиксировать изменения (по умолчанию).
• Задание периода хранения изменений в программе:
  • неделя;
  • месяц;
  • 3 месяца;
  • 6 месяцев;
  • год;
  • бессрочно.

БухЭксперт8 обращает внимание, что включение Истории изменений нужно проводить осмотрительно не для всех, а только наиболее важных объектов. Это связано с тем, что хранение истории «утяжеляет» программу. Выбор большого числа справочников и документов с длительным сроком хранения изменений в программе может сказаться на ее быстродействии. Поэтому не стоит устанавливать время хранения изменений на обычных персональных компьютерах более 3 месяцев.

Для отслеживания изменений по отгруженным товарам в Истории изменений была выполнена настройка:

• Объект — Реализация (акты, накладные);
• Сохранять версии — При записи;
• Срок хранения версий — За последние три месяца.

После выполненной настройки в форме документа Реализация (акт, накладная) появилась специальная кнопка Отчет по изменениям версий объектов, который можно открывать и просматривать.

При каждом редактировании объекта создается своя версия изменений, в которой указываются значения реквизитов и данных табличных частей документов на момент изменения. Число версий изменений не ограничено.

Если документ не менялся, в отчете будет информация об отсутствии версий изменения.

После внесения изменений в документ, отчет покажет в списке:

• автора изменений;
• дату изменений;
• версии изменений.

Исходная версия всегда имеет номер 1, все последующие изменения увеличивают номер исходной версии.

Чтобы получить данные по детальным изменениям в отчете, необходимо выбрать конкретные версии для сравнения между собой. Для этого, удерживая клавишу CTRL, выделите мышкой нужные версии для формирования детального отчета, и нажмите кнопку Сравнить.

Например, при выборе версии №1 и версии №2, отчет выведет детальную информацию по выполненным изменениям в документе при первой правке исходной записи.

Изменения выводятся по данным «шапки» и табличной части документа. Измененные данные в отчете для удобства пользователя выделяются синим цветом.

Удаленные записи табличной части выделяются красным фоном.

В конце отчета дается общая информация по изменениям в документе, например, что были изменения реквизитов, данных в табличной части и удаление строки из табличной части документа.

БухЭксперт8 обращает внимание, что при использовании данного механизма запись и проведение документов будет занимать больше времени. Это связано с необходимостью записи дополнительной информации в регистры сведений по изменению объектов.

См. также:

• Как настроить списки документов, справочников, регистров
• Тест № 20. Как настроить списки документов, справочников, регистров
• Дополнительные реквизиты и дополнительные сведения в 1С

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email