Путеводитель по заполнению документов, на примере поступления товаров от поставщика в 1С

Рутинная работа по забиванию данных в базу занимает много времени, поэтому разработчики 1С внедряют в жизнь разнообразные способы сократить эту часть работы.

В статье разберем основные фишки 1С, которые сократят ваше время на нудную ручную работу по занесению данных на примере оформления поступления товаров от поставщика. Но рассмотренный функционал подойдет и к другим документам.

Приобретение товаров (переход права собственности)

Поступление товаров от поставщика отражается с помощью документа Поступление (акт, накладная, УПД) вид операции Товары (накладная, УПД).

Документ можно ввести самостоятельно в разделе Покупки — Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД) — кнопка Поступление — Товары (накладная,УПД) и воспользоваться быстрым заполнением табличной части или использовать функционал полноценного заполнения документа.

Заполнение табличной части

В табличной части накладной вводятся товары, поступившие от поставщика, указывается их наименование, количество, цена приобретения, сумма НДС, счета учета товаров и НДС: Информация может быть заполнена:

• по кнопке Добавить;
• по кнопке Подбор;
• по кнопке Изменить;
• по кнопке Заполнить;
• по кнопке Добавить по штрихкоду.

При указании номенклатуры возможно автоматическое заполнение Цены и Счета учета. Подробнее ознакомиться с функционалом:

• Автоматическая подстановка цены;
• Настройка счетов учета номенклатуры.

Также, добавить в табличную часть номенклатуру, с полностью заполненными данными по строке, можно с помощью копирования строки из другой табличной части с таким же функционалом.

Рассмотрим способы заполнения табличной части подробнее.

Кнопка Добавить

Ручной способ заполнения документов, рекомендуется, если номенклатура новая или хорошо известна пользователю.

В всплывающем списке отображается последние введенные позиции.

Кнопка Подбор

Такой способ позволяет подбирать номенклатуру просматривая ее список, в т.ч. учитывая остаток.

При использовании Подбора в приходных документах рекомендуется выбирать настройку Все. А в расходных документах наоборот Только остатки.

Подробнее познакомиться с функционалом подбора номенклатуры и его нюансах.

Кнопка Изменить

Данный способ позволяет не только установить новую цену, ставку НДС и прочее в документе, но и дополнить документ позициями из других документов по кнопке Добавить из документа.

Данный функционал будет удобен, например, если подотчетное лицо отчитывается за большое количество позиций номенклатуры, но есть приходные документы на организацию. А бухгалтер изначально заполнил вкладку Товары в документе Авансовый отчет.

Кнопка Заполнить

Позволяет заполнить документ позициями из других документов. В документе Поступление (акт, накладная, УПД) можно заполнить табличную часть из документа Счет поставщика, указанного в поле Счет на оплату.

Кнопка Добавить по штрихкоду

Данный функционал позволяет заполнять документ номенклатурой, отсканированной по штрихкоду или при ручном его вводе.

Штрихкоды должны быть введены предварительно в справочник Номенклатура.

Копирование и перенос строк табличной части документов

Механизм копирования и вставки строк — универсален. Позволяет скопировать одну, несколько или все позиции в одном документе и перенести их в совершенно другой документ. Для этого используйте горячие клавиши:

• Ctrl;
• Ctrl + A и т.д.

При нажатии на кнопку  (скопировать в буфер) данные строк табличной части сохраняются в памяти программы. Перейдя в другой документ и даже другой вид документа по кнопке  (вставить из буфера), можно добавить скопированные строки в новый документ.

Подробнее о Копировании и переносе строк табличной части документов.

Полноценное заполнение документа

Создание на основании

Документ Поступление (акт, накладная, УПД) можно создать на основании документа:

• Счет от поставщика, воспользовавшись кнопкой Создать на основании — Поступление (акт, накладная, УПД);
• Доверенность, воспользовавшись кнопкой Создать на основании — Поступление (акт, накладная, УПД).

Это два основных способа заполнить документ по цепочке оформления документов в 1С. Подробнее Типовая схема приобретения товаров в оптовой торговле в 1С.

В более частных случаях документ Поступление (акт, накладная, УПД) можно создать на основании документов:

• Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая);
• Приемка товаров ИС МП;
• Входящая транспортная операция ВетИС.

Загрузка из Excel

В 1С реализована возможность загрузки документов поставщика в формате Excel по кнопке Загрузить в журнале документов Поступление (акты, накладные, УПД).

Загрузка возможна используя документы ТОРГ-12, Акт приема-сдачи работ (услуг) или УПП полученные от поставщика в формате Excel.

Этим способом можно загрузить входящий документ из разных форматов файлов загрузки, а не только из Excel.

При первой загрузке появится окно Сопоставление номенклатуры, укажите в нем контрагента и загружаемую номенклатуру. Ее можно создать по данным контрагента или подобрать имеющуюся из справочника Номенклатура.

Сопоставленная номенклатура отражается в справочнике Номенклатура контрагентов, и при следующей загрузке документов с этой номенклатурой сопоставление не требуется.

После загрузки останется только дозаполнить документ и провести его.

Не забудьте проверить все данные в документе!

Так можно загрузить входящий документ не только в рублях, но и в условных единицах или иностранной валюте. Для этого выберите в документе соответствующий договор. Сумма в документе пересчитается автоматически.

Загрузка фото/скана

Сервис очень удобен: можно просто сфотографировать пришедшую накладную или счет на оплату и автоматически сформировать новые документы в 1С.

Если фотографии документов сохранены в форматах:

• изображения PNG, JPG, JPEG + одностраничные изображения TIFF;
• PDF, в т.ч. многостраничные;
• Word, Excel;
• архивы ZIP с перечисленными форматами.

На данный момент из скана (фото) загружаются документы:

• Поступление (акт, накладная)
• Реализация (акт, накладная)
• Счет покупателю
• Счет от поставщика
• Счет-фактура полученный
• Счет-фактура выданный

При распознавании загружаемых накладных/счетов программа автоматически определяет, какой именно документ нужно создавать: счет на оплату, поступление, реализацию или счет-фактуру.

Подробнее изучить требования и настройки сервиса.

Загрузить документ из скана можно:

• Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД) или Счета от поставщиков – кнопка Загрузить – Из скана (фото);
• Покупки (Продажи) – Сервис – Загрузить документы из сканов (фото).

Запуск команды открывает специальную форму Распознавание документов.

В форме Распознавание документов нажмите кнопку Добавить файлы для загрузки сканов. После загрузки распознайте документ.

Далее откройте загруженный документ и «приведите его в порядок»: заполните пустые поля, проверьте информацию по загружаемой накладной.

Не забудьте сопоставить номенклатуру!

Как документ будет готов, нажмите кнопку Создать и выберите нужный Вид операции.

Перед проведением проверьте еще раз созданный документ на правильность его заполнения.

Скан (фото) исходной накладной автоматически прикрепляется к загруженному документу. Открыть его можно кликнув мышкой по значку «скрепка».

См. также

• Как настроить автоматическое заполнение в документах 1С полей Склад и Подразделение?
• Как быстро добавить новый элемент справочников из документов
• Автоматическая подстановка счета затрат
• Как настроить счета учета расчетов с контрагентами
• Указание ответственных лиц организации в печатных формах документов
• Создание файла со сканера для прикрепления его к справочникам и документам
• Автоматическая подстановка цены
• Настройка счетов учета номенклатуры
• Секреты работы в 1С:Бухгалтерия, о которых надо знать прямо сейчас. Часть 2

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email