Подписи на электронных документах

Какие бывают?

Виды подписей (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ, далее – Закон N 63-ФЗ):

• простая – формируется на основе паролей, кодов и иных символов. Не обеспечивает защиту документа от взлома и корректировок;
• усиленная – формируется с использованием криптографических методов. Обеспечивает защиту от внесения правок в документ после подписи:
  • квалифицированная (УКЭП),
  • неквалифицированная.

Первичные документы

До принятия соответствующего бухгалтерского стандарта электронные первичные документы могут быть подписаны любой подписью, предусмотренной Законом N 63-ФЗ.

Документы, подписанные простой и усиленной неквалифицированной подписями, в целях бухгалтерского и налогового учета признаются равнозначными бумажным, подписанным собственноручно (Письмо Минфина РФ от 04.04.2019 N 03-03-06/1/23591).

Между сторонами-подписантами должно быть заключено соглашение об электронном взаимодействии с разделом о порядке проверки электронных подписей (Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).

Счет-фактура

Счет-фактура в виде электронного документа должен быть подписан только усиленной квалифицированной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Соглашение между контрагентами, подписавшими документы УКЭП не требуется.

Книга покупок и книга продаж могут храниться в электронном виде без подписи. Перед отправкой контролирующим органам книги подписываются усиленной квалифицированной подписью (Письмо ФНС от 24.01.2019 N ЕД-4-15/1044).

Изменен формат книги продаж, представляемой по запросу налогового органа (Приказ ФНС от 01.04.2019 N ММВ-7-6/162@).

Контрагент нашей организации прислал счет-фактуру в формате pdf, подписанный электронной подписью. Могу ли я принять к учету такой документ?

Счет-фактура в электронном виде формируется продавцом в соответствии с (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 N 174н):

• требованиями к форме (п. 5, 5.1. 5.2 ст. 169 НК РФ);
• форматом, установленным ФНС (п. 9 ст. 169 НК РФ);
• СФ должен быть подписан УКЭП (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ).

Если электронный формат счета-фактуры не соответствует установленному приказом ФНС, он не имеет юридической силы, и принять его к учету нельзя.

Отчетность в ИФНС, ПФР, ФСС

Вся отчетность должна подписываться УКЭП:

• декларации по налогам и расчеты по страховым взносам (ст. 80 НК РФ);
• сведения о работниках, пачки, реестры, описи в ПФР (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ);
• отчетность в ФСС (п. 2.6 Приказа ФСС от 12.02.2010 N 19);
• бухгалтерская отчетность.

Представление документов в ИФНС по требованию

Документы для представления в ИФНС по требованию подписываются УКЭП, если формат их представления утвержден ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ):

• счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры;
• УПД, УКД;
• книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
• доп. листы книги покупок и книги продаж;
• ТОРГ-12;
• акты приемки-сдачи работ (услуг).

Можно представить в виде любых скан-образов с подписанной УКЭП описью (Приказ ФНС от 27.12.2017 N ММВ-7-6/1096@):

• договор (соглашение, контракт), в т. ч. дополнения, изменения;
• спецификацию (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);
• акт приемки-сдачи работ (услуг);
• ТОРГ-12;
• счет-фактуру, в том числе корректировочный;
• грузовую таможенную декларацию/транзитную декларацию, в том числе добавочные листы к ним.

ФНС допускает представление сканированного текста ответа на требование, при условии подписи отправления УКЭП (Письмо ФНС от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@):

• с подписью главного бухгалтера без подтверждения его полномочий;
• без физической подписи в тексте ответа.

См. также:

• Форма и реквизиты первички
• Нужно ли подписывать электронные книги покупок и продаж?
• Полученную от контрагента электронную первичку можно подписать только электронной подписью
• Подтверждение основного вида деятельности в ФСС электронно, через портал Госуслуги
• ФСС напомнил: электронные больничные распечатывать и хранить не нужно

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email