Акт приема-передачи документов: где взять бланк и как оформить

Акт приема-передачи документов требуется во многих ситуациях, но его форма законодательно не утверждена. Необходимо разрабатывать свою форму, не упуская важные детали.

В статье расскажем:

• для чего нужен акт приема-передачи документов
• когда и кто его оформляет
• какие реквизиты он может включать
• как может выглядеть бланк такого акта и образец заполнения

Акт приема-передачи документов: назначение и случаи применения

Акт приема-передачи документов подтверждает факт передачи документации от одного лица другому.

Документ фиксирует:

• состав переданных документов
• дату передачи
• участников передачи
• переход ответственности за сохранность документов

Составляют такой акт во всех ситуациях, когда необходимо подтвердить передачу документации и определить новое ответственное лицо.

Обычно акт используется при передаче документов:

• внешним получателям:
  • деловому партнеру
  • аутсорсинговой компании
  • государственному органу
• внутренним получателям:
  • другому подразделению
  • другому сотруднику
  • новому руководителю, главбуху – при смене ответственного лица

Акт – не единственный способ зафиксировать передачу документов. Ее можно оформить письмом, описью, реестром. Обязанность составления именно акта в законодательстве не определена, его используют по желанию. Кроме того, акт не подходит, если принимающая сторона уклоняется от его подписания. Тогда передачу оформляют односторонним документом, например, письмом.

Кто составляет акт приема-передачи документов

Документ, подтверждающий передачу документов, обычно составляет:

• передающая сторона – при передаче внешним контрагентам: бизнес-партнеру, банку, налоговому органу
• уполномоченный сотрудник – при передаче внутри организации: между подразделениями или сотрудниками

Акт обычно оформляют заранее, а подписывают непосредственно при передаче документов. Подписание подтверждает, что:

• документы фактически переданы
• принимающая сторона их получила
• ответственность за дальнейшее хранение переходит к принимающему лицу

Форма акта приема-передачи документов

Утвержденные формы актов приема-передачи документов есть только у государственных и муниципальных органов. Например, в Министерстве экономического развития для передачи документов и дел от одного сотрудника к другому используется форма, утвержденная в приложении N 83 к приказу Минэкономразвития от 11.12.2017 N 671.

Некоторые государственные органы могут использовать свою форму акта для приема документов от частных компаний и ИП. Например, сотрудники Федеральной таможенной службы (ФТС) на выездных проверках оформляют актом получение документов от проверяемого лица. Его форма приведена в приложении N 22 к приказу ФТС от 14.02.2019 N 258.

Для коммерческих организаций и ИП унифицированная форма акта приема-передачи документации не предусмотрена. Эти субъекты вправе:

• разработать форму акта самостоятельно
• адаптировать свою форму под конкретную ситуацию передачи документов

Обычно в акте перечисляют следующие сведения:

• наименование и реквизиты передающей и принимающей стороны – при передаче внешним пользователям (подразделения, должности и ФИО принимающего и передающего – при передаче внутри организации)
• причину передачи
• список передаваемых бумаг
• количество экземпляров, томов, листов в каждом документе
• дату составления
• подписи передающего и принимающего лица

Организация вправе дополнить акт любыми сведениями с учетом конкретной ситуации. Например, при передаче документации:

• в архив – указывают индексы дел и сроки хранения
• между материально ответственными лицами – проставляют отметку об отсутствии взаимных претензий

Порядок утверждения разработанной формы зависит от того, между кем осуществляется передача документов:

• внутри организации – форму акта утверждает руководитель
• между организациями – форму акта целесообразно согласовать сторонами заранее, допускается использование формы одной из сторон с доработкой под конкретную ситуацию

Бланк и образец акта приема-передачи документов

Приведем пример универсальной формы бланка, легко адаптируемой под конкретную ситуацию.

Скачайте бланк PDF Word

Образец заполнения акта при передаче документов между ответственными лицами.

Скачайте образец PDF Word

Кратко об акте приема-передачи документов

• Передачу документов можно оформлять разными способами, в том числе актом приема-передачи
• Закон не устанавливает единого бланка для коммерсантов, поэтому организация/ИП вправе разработать и применять собственную форму документа
• В акте фиксируют все необходимые сведения: участников передачи, перечень документов, дату и подписи сторон, при необходимости дополняют сведениями о составе дел, отсутствии претензий между сторонами и т. д.

См. также:

• Как составить акт об уничтожении документов: регламент и форма
• Бланки строгой отчетности
• График документооборота: обязателен ли по закону, по каким правилам составить, практическая польза
• Обязательные реквизиты первичных документов

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email