Акт приема-передачи документов: где взять бланк и как оформить

Акт приема-передачи документов требуется во многих ситуациях, но его форма законодательно не утверждена. Необходимо разрабатывать свою форму, не упуская важные детали.

В статье расскажем:

• для чего нужен акт приема-передачи документов
• когда и кто его оформляет
• какие реквизиты он может включать
• как может выглядеть бланк такого акта и образец заполнения

Акт приема-передачи документов: назначение и случаи применения

Акт приема-передачи документов подтверждает факт передачи документации от одного лица другому.

Документ фиксирует:

• состав переданных документов
• дату передачи
• участников передачи
• переход ответственности за сохранность документов

Составляют такой акт во всех ситуациях, когда необходимо подтвердить передачу документации и определить новое ответственное лицо.

Обычно акт используется при передаче документов:

• внешним получателям:
  • деловому партнеру
  • аутсорсинговой компании
  • государственному органу
• внутренним получателям:
  • другому подразделению
  • другому сотруднику
  • новому руководителю, главбуху – при смене ответственного лица

Акт – не единственный способ зафиксировать передачу документов. Ее можно оформить письмом, описью, реестром. Обязанность составления именно акта в законодательстве не определена, его используют по желанию. Кроме того, акт не подходит, если принимающая сторона уклоняется от его подписания. Тогда передачу оформляют односторонним документом, например, письмом.

Кто составляет акт приема-передачи документов

Документ, подтверждающий передачу документов, обычно составляет:

• передающая сторона – при передаче внешним контрагентам: бизнес-партнеру, банку, налоговому органу
• уполномоченный сотрудник – при передаче внутри организации: между подразделениями или сотрудниками

Акт обычно оформляют заранее, а подписывают непосредственно при передаче документов. Подписание подтверждает, что:

• документы фактически переданы
• принимающая сторона их получила
• ответственность за дальнейшее хранение переходит к принимающему лицу

Форма акта приема-передачи документов

Утвержденные формы актов приема-передачи документов есть только у государственных и муниципальных органов. Например, в Министерстве экономического развития для передачи документов и дел от одного сотрудника к другому используется форма, утвержденная в приложении N 83 к приказу Минэкономразвития от 11.12.2017 N 671.

Некоторые государственные органы могут использовать свою форму акта для приема документов от частных компаний и ИП. Например, сотрудники Федеральной таможенной службы (ФТС) на выездных проверках оформляют актом получение документов от проверяемого лица. Его форма приведена в приложении N 22 к приказу ФТС от 14.02.2019 N 258.

Для коммерческих организаций и ИП унифицированная форма акта приема-передачи документации не предусмотрена. Эти субъекты вправе:

• разработать форму акта самостоятельно
• адаптировать свою форму под конкретную ситуацию передачи документов

Обычно в акте перечисляют следующие сведения:

• наименование и реквизиты передающей и принимающей стороны – при передаче внешним пользователям (подразделения, должности и ФИО принимающего и передающего – при передаче внутри организации)
• причину передачи
• список передаваемых бумаг
• количество экземпляров, томов, листов в каждом документе
• дату составления
• подписи передающего и принимающего лица

Организация вправе дополнить акт любыми сведениями с учетом конкретной ситуации. Например, при передаче документации:

• в архив – указывают индексы дел и сроки хранения
• между материально ответственными лицами – проставляют отметку об отсутствии взаимных претензий

Порядок утверждения разработанной формы зависит от того, между кем осуществляется передача документов:

• внутри организации – форму акта утверждает руководитель
• между организациями – форму акта целесообразно согласовать сторонами заранее, допускается использование формы одной из сторон с доработкой под конкретную ситуацию

Бланк и образец акта приема-передачи документов

Приведем пример универсальной формы бланка, легко адаптируемой под конкретную ситуацию.

Скачайте бланк PDF Word

Образец заполнения акта при передаче документов между ответственными лицами:

Скачайте образец PDF Word

Кратко об акте приема-передачи документов

• Передачу документов можно оформлять разными способами, в том числе актом приема-передачи
• Закон не устанавливает единого бланка для коммерсантов, поэтому организация/ИП вправе разработать и применять собственную форму документа
• В акте фиксируют все необходимые сведения: участников передачи, перечень документов, дату и подписи сторон, при необходимости дополняют сведениями о составе дел, отсутствии претензий между сторонами и т. д.

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email