Письмо о взаимозачете не имеет унифицированной формы, но с его помощью можно быстро урегулировать задолженность между контрагентами. В некоторых случаях письмо лучше назвать заявлением, а иногда только одним письмом не обойтись.
Из статьи вы узнаете:
- что сказано в ГК РФ про письменный документ о взаимозачете
- когда письмо поможет урегулировать взаиморасчеты
- на что обратить внимание при его оформлении
- в каких случаях письмо бесполезно
- на какие особенности в документе о взаимозачете обращают внимание судьи
Содержание
Законодательные основы оформления взаимозачета
Взаимозачет допускается гражданским законодательством при выполнении определенных условий:
Гражданский кодекс РФ
Статья 410. Прекращение обязательств зачетом
Обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. В случаях, предусмотренных законом, допускается зачет встречного однородного требования, срок которого не наступил. Для зачета достаточно заявления одной стороны
Чтобы зачет имел законную силу, помимо выполнения основных обязательных условий (однородности требований и т. д.) требуется заявление одной из сторон.
Что понимать под таким заявлением, пояснили судьи:
Получите понятные самоучители 2024 по 1С бесплатно:
Судьи не детализируют, в какой форме должно оформляться такое заявление. Нет правил в этом вопросе в ГК РФ и иных нормативных актах В общепринятом смысле заявлением называется обращение одного лица к другому с какой-любо просьбой или с целью информирования о каком-то факте. Может ли письмо о взаимозачете заменить такое заявление, расскажем далее.
Что указать в документе о взаимозачете
Чтобы письмо (заявление, уведомление) являлось юридически полноценным и подтверждало законность проведенного по инициативе одной из сторон взаимозачета, оно должно быть оформлено с учетом общих правил к составлению подобных документов.
Подписывает такой документ руководитель стороны-инициатора проведения зачета.
Можно обойтись без писем и заявлений о взаимозачете, если контрагенты договорились заранее, что будут оформлять эту процедуру отдельным соглашением. Форма такого соглашения не утверждена, его структуру и содержание стороны определяют совместно. В нем должны быть отражены все существенные условия, позволяющие идентифицировать стороны взаимозачета, документы-основания, суммы и иные необходимые сведения.
Почему письмо заменяют заявлением
Отсутствие в нормативных актах унифицированной формы документа, содержащего волеизъявление на зачет одной из сторон договора, и требований к его оформлению, позволяет инициатору зачета самостоятельно выбрать его вид и содержание.
На практике для письменного оформления зачета встречных требований применяют документ с названием «Заявление» — это позволяет избежать разногласий и разбирательств в дальнейшем, так как подобная формулировка максимально приближена к терминологии из ст. 410 ГК РФ и в случае оспаривания в суде поможет однозначно идентифицировать выполнение законодательно установленного действия при одностороннем зачете.
Образец письма о взаимозачете денежных средств в форме заявления:
Директору ПАО «Промышленные разработки» Тимофееву А. А.
от ООО «Научные технологии»,
г. Петровск, ул. Гоголя, д.23,
ИНН 3409883652, КПП 340901001
Заявление
о зачете встречных однородных требований
г. Петровск
от 10 февраля 2025 г.
Сообщаем Вам, что в соответствии со ст. 410 ГК РФ денежное обязательство ООО «Научные технологии» по договору от 12.01.2025 N 12 перед ПАО «Промышленные разработки» прекращено частично на сумму 290 432 руб. зачетом встречного денежного требования по договору с ПАО «Промышленные технологии» от 03.02.2025 N 148.
Сумма зачета встречных однородных требований — 290 432 руб. (в т. ч. НДС 48 405,33 руб.).
Директор ООО «Научные технологии» Толкачев /Толкачев П. Е./
Если у контрагента, получившего заявление, не возникло разногласий, зачет считается состоявшимся.
Как показывает судебная практика, важно также выполнить еще одно условие — подтвердить факт получения заявления второй стороной. Как минимум, в адресе получателя должен значиться его актуальный адрес из ЕГРЮЛ. На практике инициатор зачета подстраховывается, высылая вместе с заявлением два экземпляра дополнительного (совместного) документа, предложив его подписать и направить один экземпляр инициатору зачета. Это может быть акт о взаимозачете или акт сверки взаиморасчетов.
Добавление информации о реквизитах сторон в акт взаимозачета в 1С
Письмо о взаимозачете
Ограничиться исключительно заявлением о взаимозачете, отправленном контрагенту, удается далеко не всегда. Редко, когда стороны хозяйственных договоров доверяют друг другу настолько, чтобы проводить зачеты по одностороннему заявлению.
Для полноценного документооборота обеим сторонам обычно требуется полный набор документов: от письма с просьбой рассмотреть возможность взаимозачета до оформления соглашения о зачете, к которому прилагается набор подтверждений (договоры, акты, накладные).
Для предварительного согласования зачетной процедуры один из контрагентов направляет второй стороне (или сторонам при многостороннем зачете) обычное письмо, оформленное в деловом стиле:
Когда письмо о взаимозачете бесполезно
Оформление письма о проведении зачета не имеет смысла, а заявление о зачете не подтвердит правомерность одностороннего зачета, если стороны попытаются провести взаимозачет в случаях, запрещенных законом.
В таких ситуациях никакой полноценный пакет документов, подтверждающих проведение взаимозачета, не поможет доказать его правомерность.
Бухгалтеру на заметку
Чтобы процедура взаимозачета укладывалась в рамки закона и в учете контрагентов обоснованно отражались верные суммы взаимных требований, бухгалтеру следует учитывать сложившуюся в регионе судебную практику.
Приведем несколько знаковых судебных решений, связанных с особенностями документального оформления зачета:
|
Ситуация |
Ответ |
Ссылка на НПА, судебные решения |
|
Субподрядчик подал в суд иск к Генподрядчику об оплате работ. Генподрядчик, узнав об иске, отправил Субподрядчику заявление о проведении взаимозачета в одностороннем порядке. Будет ли считаться законным такой взаимозачет? |
После предъявления иска зачет возможен только путем предъявления встречного иска, а не на основании одностороннего заявления |
п. 1 Информационного письма Президиума ВАС N 65, Постановление Президиума ВАС от 07.02.2012 N 12990/11, Определение ВС от 09.06.2015 N 307-ЭС15-795 |
|
Контрагент направил письмо о проведении взаимозачета в одностороннем порядке по почте с указанием адреса контрагента, отраженного в ЕГРЮЛ, но оно вернулось обратно. Считается ли такой взаимозачет законно состоявшимся? |
Если уведомление о зачете направлено по юридическому адресу контрагента, указанному в ЕГРЮЛ, обязательства должны считаться погашенными (в том числе, когда письмо вернулось отправителю). Исключение — когда стороны договорились о направлении юридически значимых сообщений по другому адресу |
п. 14 Постановления Пленума ВС от 11.06.2020 N 6, Постановление АС СЗО от 18.05.2017 по делу N А56-42838/2016 |
|
Компания не смогла получить долг у ИП в течение срока исковой давности, а спустя 3 года она оказалась должником этого ИП по другому договору. Может ли компания заявить о зачете встречных требований? |
Зачет невозможен, та как невозможно покрыть свой долг уже несуществующей задолженностью, которая должна быть списана в дату истечения срока исковой давности |
ст. 411 ГК РФ, п. 10 Информационного письма Президиума ВАС N 65
|
Запомните
- Взаимозачет обязательств между контрагентами не может происходить автоматически по умолчанию — для законности проведения зачета в одностороннем порядке требуется, как минимум, заявление одной из сторон
- В законодательстве отсутствует унифицированная форма документа для оформления такого заявления и требования к его составлению, поэтому оформляют его в произвольной форме или на бланке, заранее согласованном контрагентами
- На практике зачет взаимных требований оформляется полным пакетом подтверждающих документов, в который могут входить письма, заявления, акты о взаимозачете, акты сверки взаиморасчетов, соглашения о взаимозачете и т. д.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете