Учет расчетов с работниками

Учет расчетов с работниками

В ЗУП 3 учитывается как «зарплатное», так и бухгалтерское сальдо.

Регистры накопления для организации взаиморасчетов с работниками

В ЗУП 3 для учета взаиморасчетов с сотрудниками используются регистры накопления:

• Взаиморасчеты с сотрудниками
  (e1cib/list/РегистрНакопления.ВзаиморасчетыССотрудниками) –
  для отражения взаиморасчетов в зарплатных отчетах при «зарплатном» сальдо.
• Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками
  (e1cib/list/РегистрНакопления.БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками) —
  для отражения взаиморасчетов в зарплатных отчетах при «бухгалтерском» сальдо.
• Зарплата к выплате
  (e1cib/list/РегистрНакопления.ЗарплатаКВыплате) –
  для заполнения Ведомостей…

Регистры Взаиморасчеты с сотрудниками и Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками содержат следующие разрезы учета:

• Организация
• Физическое лицо
• Сотрудник – если в организации сотрудник работает по основному месту работы и по совместительству, то взаиморасчеты ведутся по каждому элементу справочника Сотрудники.
• Подразделение – если сотрудник будет в середине месяца переведен в другое подразделение, значит часть доходов будет начислена по одному подразделению, а другая – по второму подразделению. Соответственно в расшифровке суммы к выплате будут проходить суммы по двум подразделениям.
• Статья расходов – статьи расходов учитываются при начислении и соответственно при выплате. Основная статья расходов — это ОТ (в проводках 70 счет), для прочих разовых начислений – ПР (в проводках 73 счет), для договорников используется статья КА (в проводках 76 счет).

Разрезы регистра накопления Зарплата к выплате расширены по сравнению с данными регистров, используемых для формирования отчетов. Добавлены:

• Период взаиморасчетов – месяц, за который выплачиваются доходы.
• Документ-основание — является важным реквизитом для целей учета выплаченного дохода для НДФЛ. Для корректного заполнения отчетности по НДФЛ необходимо чтобы документ-основание, по которому прошло начисление, совпадал с документом-основанием при выплате.

Следует отслеживать чтобы суммы по разрезам учета «схлопывались», т.е. чтобы выплата происходила по той же аналитике что и начисление.

Пример корректировки взаиморасчетов

Сотруднику в июле была начислена и выплачена материальная помощь по статье расходов ОТ. Удержания НДФЛ при выплате не было. После выплаты в документе Материальная помощь поменяли статью расходов на ПР.

В следующем месяце общая сумма к выплате за август составила 40 843,17 руб.

В этом случае:

1. При выплате зарплаты за август программа пытается перекинуть выплаченную сумму июльской материальной помощи с одной статьи расходов – ОТ на другую – ПР.
2. В Расчетной ведомости (Т-51) (Зарплата – Отчеты по зарплате Расчетной ведомости (Т-51)) в колонке задолженность числится одна и та же сумма задолженности как за организацией, так и за сотрудником – 4 870 руб.
3. Если бы при выплате был удержан НДФЛ, то программа неправильно определила бы сумму выплаченного дохода и соответственно это неверно отразилось в отчетности по НДФЛ

Для исправления ошибок по взаиморасчетам можно воспользоваться одним из нижеописанных способов.

Способ 1. Исправление «пересортицы» по взаиморасчетом с помощью «технической» ведомости

Для исправления ошибок по взаиморасчетам можно использовать «техническую» Ведомость…. Т.е. создать отдельную Ведомость на сотрудника и автоматически ее заполнить. Открыть расшифровку сумм к выплате и оставить только строки с одинаковой положительной и отрицательной суммами, по которым произошла «пересортица». В нашем случае должны остаться только выплаты по материальной помощи

Обновить НДФЛ по команде Обновить налог

В нашем примере НДФЛ к перечислению по материальной помощи стал нулевым, что и требовалось

Суммы по материальной помощи относятся к июлю 2019 г., поэтому в качестве Месяца выплаты установим Июль 2019. Тогда после проведения Ведомости… пометка в табличной части о выплате за июль 2019 уйдет

При проведении Ведомости… с разной аналитикой по Статьям расходов пройдут расходные движения по регистрам накопления:

• Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками
• Взаиморасчеты с сотрудниками
• Зарплата к выплате

Чтобы убедиться, что «хвосты» закрылись, можно создать и заполнить новую Ведомость…. Проверить, что больше выплата по материальной помощи не попадает в документ. При этом общая сумма к выплате так и осталась равной 40 843,17 руб.

При формировании Расчетной ведомости (Т-51) взаимная задолженность также ушла

Способ 2. Исправление «пересортицы» по взаиморасчетом с помощью «Переноса данных»

Если нет возможности использовать Способ 1 или он не устранил ошибку, то следует воспользоваться техническим документом Перенос данных (Администрирование – Переносы данных), в котором заполнить данные по регистрам накопления:

• Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками
• Взаиморасчеты с сотрудниками
• Зарплата к выплате

В документе указать Месяц начисления – это справочная информация. В нашем примере установим Июль 2019.

Для выбора регистров воспользуемся кнопкой Настройка состава регистров. Отметим флажками три регистра накопления:

• Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками
• Взаиморасчеты с сотрудниками
• Зарплата к выплате

Посмотреть какую аналитику использовать при заполнении данных по регистру Взаиморасчеты с сотрудниками можно непосредственно в регистре. При совпадении же данных по всем трем регистрам (наш случай) это можно сделать в Ведомости в расшифровке суммы к выплате.

В нашем примере заполним две строки на одну и ту же сумму 4 870 руб. по статьям расходов ОТ с плюсом и ПР с минусом. Укажем:

• Период (информация по месяцу начисления) — 01.07.2019
• Вид движения – Приход
• Физическое лицо и Сотрудник – Галкин Г.Г
• Подразделение – Участок сборки

В Расчетной ведомости (Т-51) задолженность исчезнет.

Для того, чтобы в будущем иметь возможность видеть в зарплатных отчетах верное «бухгалтерское» сальдо, следует внести данные по регистру накопления Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками. Как и какие сведения внести можно посмотреть непосредственно в регистре накопления, отобрав данные по сотруднику.

В нашем примере корректировку вносим 31.07.2020 г. по статье расходов:

• ОТ — делаем Приход на сумму 4 870 руб. с плюсом.
• ПР – запишем Приход на сумму 4 870 руб., но с минусом.

Для проверки корректности внесенных данных можно временно в Дополнительных настройках (Настройка – Дополнительные настройки) переключиться на режим отображения «бухгалтерского» сальдо.

Сформировать Расчетную ведомость (Т-51) уже в режиме «бухгалтерского» сальдо и убедиться, что данные верны.

По вышеописанному принципу заполняем данные по регистру накопления Зарплата к выплате. По виду движения Приход по статье расходов ОТ – сумму с плюсом, по ПР – сумму с минусом. При этом:

• Период – указываем июльскую дату 01.07.2020
• Период взаиморасчетов – 01.07.2019
• Документ-основание – документ Материальная помощь

Для проверки правильности внесенных изменений по последнему регистру, следует отменить проведение Ведомости, в которую изначально попадала «пересортица» по материальной помощи. Удалить и вновь подобрать сотрудника в документ. Общая сумма к выплате не изменилась (40 843,17 руб.), а суммы по материальной помощи ушли из расшифровки выплаты.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email