Кассовые операции — учет, документальное оформление

В статье разберемся, какие операции относятся к кассовым, как организовать кассовую работу на предприятии, как ведется кассовый учет, нужен ли журнал кассовых операций, а также ответим на другие вопросы, связанные с учетом кассовых операций.

Законодательство по кассовым операциям

Кассовые операции — это выдача и прием наличных денежных средств, включая их пересчет. Такое определение содержится в основном нормативном документе по кассовым операциям для организаций и индивидуальных предпринимателей — Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Для кредитных организаций операции с наличными средствами в виде банкнот и монет регулирует Положение Банка России от 29.01.2018 N 630-П.

Другие нормативно-правовые акты в этой сфере:

• Указание Банка России от 09.12.2019 N 5348-У «О правилах наличных расчетов»;
• Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении ККТ».

Закон N 54-ФЗ, прежде всего, регулирует именно применение кассовой техники при проведении расчетов. Сами расчеты по этому закону (после внесения в него изменений в 2016-2018 годах — это и расчеты наличными денежными средствами, и расчеты в безналичном порядке, в т. ч. с использованием электронных средств платежа, а также предоставление (получение) в качестве средства расчета другого (неденежного) встречного предоставления за товары, работу, услуги. Например, взаимозачет встречных обязательств.

Поэтому, отвечая на вопрос, что относится к кассовым операциям, опираемся на положения Указания N 3210-У.

Кассовые операции можно разделить на две большие группы:

• поступление наличных денежных средств;
• выдача наличных.

Примеры операций, связанных с поступлением:

• отражение выручки и предоплат (авансов) по реализации;
• оприходование наличных, полученных из банков;
• возврат излишне выданных средств, займов, процентов по ним;
• возвраты от поставщиков;
• поступления в счет вклада в уставный капитал;
• поступления от подразделений организации, в т. ч. возврат остатка разменной монеты от кассиров онлайн-касс.

Примеры операций по выдаче средств:

• сдача наличных средств на расчетный счет в банке;
• выплата заработной платы;
• выдача под отчет;
• расчеты с поставщиками;
• выдача займов;
• выдача наличных средств в кассы подразделений организации, в т. ч. разменной монеты кассирам онлайн-касс.

Особые правила действуют в отношении валютных нерезидентов-физических лиц (иностранцев). Они определены ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», в которой содержится закрытый перечень разрешенных выплат наличными:

• физическим лицами (иностранцам) можно выдавать денежные средства из кассы в рамках гражданско-правовых отношений: при возврате товаров, ранее приобретенных за наличные, при возврате предоплат за не оказанные ими услуги, компенсации НДС при ввозе товаров по tax free, выдаче в подотчет;
• запрещено проводить оплату труда таких лиц наличными деньгами, а также оплачивать их товары, работы, услуги.

Организация работы с кассой в организации

При проведении кассовых операций соблюдайте следующие правила:

• расходуйте наличные денежные средства на строго определенные цели (Указание N 5348-У);
• соблюдайте лимиты взаиморасчетов и лимит остатка денежных средств в кассе;
• своевременно приходуйте наличные денежные средства в кассу.

Минимальный набор действий по организации работы с кассой в организации (Указание N 3210-У):

• Составьте документ по работе с кассой, пропишите в нем регламент по кассовым операциям — локальный нормативный акт.
• Для проведения кассовых операций назначьте кассира (ответственное лицо, на которое возложены обязанности кассира) из числа работников организации. Ознакомьте кассира с правами и обязанностями под роспись, выдайте ему штамп/печать, образцы подписей лиц, имеющих право подписывать бумажные кассовые документы.
• Определите место кассы (место хранения денежных средств) и способы обеспечения сохранности денег.
• Определите лимит остатка наличных в кассе, зафиксируйте его документально. Либо создайте документ, свидетельствующий, что лимит не определяется, с обоснованием такого решения.

Организация (ИП) обязаны определить кассовый лимит — максимально допустимый ежедневный остаток наличных денежных средств в кассе. Он оформляется распорядительным документом организации (ИП). Пример расчета лимита содержится в приложении к Указанию N 3210-У.

Лимит остатка денежных средств в кассе могут не устанавливать субъекты малого предпринимательства и ИП. Рекомендуем такое решение отразить в ЛНА.

Организация (ИП) являются субъектами малого предпринимательства (СМП), когда соответствуют критериям, установленным Федеральным законом от 24.07.2007 N 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». Основные критерии: численность работников не более 100 человек, доход за год не более 800 млн руб.

Проверить, входит ли организация в реестр СМП, можно на сайте ФНС.

Особенности ведения кассовых операций ИП

Рассмотрим упрощенный порядок для ИП, предусмотренный Указанием N 3210-У в отношении операций с кассой (работы с ККТ не касается).

Если ИП ведет учет доходов и расходов, иных выбранных объектов налогообложения в соответствии с применяемым режимом:

• кассовые документы — приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) — можно не создавать, кассовую книгу (форма КО-4) не вести;
• лимит кассы разрешается не устанавливать.

Но если есть работники и зарплата выдается через кассу, создавать расчетно-платежную или платежную ведомость придется.

Данные о движении наличных (поступление и выдача) фиксируются в книге учета доходов и расходов (другой аналогичной форме) по факту совершения операций.

На наш взгляд, в этом случае оптимально предусмотреть систему, позволяющую контролировать движение наличных средств. Например, при выдаче (под отчет сотрудникам и т. п.) и поступлениях в кассу (возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п.) оформлять расписки в получении денег.

Если ИП принял решение оформлять кассовые документы, то создавать и подписывать ПКО и РКО, вести кассовые операции, кассовую книгу он может в том числе самостоятельно, без привлечения дополнительных сотрудников.

Особенности кассовых операций в компаниях с обособленными подразделениями

Указание N 3210-У содержит правила оформления кассовых операций и документов компаниями, которые имеют обособленные подразделения. Обособленное подразделение (ОП) — это то территориально обособленное подразделение, по месту нахождения которого оборудуются рабочие места.

При этом правила различаются для ОП:

• сдающих наличную выручку на счет в банке — обозначим такие подразделения «ОП1»;
• сдающих наличную выручку в кассу головного подразделения (кассу организации) — отметим их как «ОП2».

Лимиты остатка наличных в кассе для ОП1 определяются как для юридического лица (отдельно). Лимит ОП2 является частью общего лимита организации — организация информирует ОП2 об установленном ему лимите, направляя экземпляр распорядительного документа.

При этом в ЛНА организации прописывается порядок сдачи наличных в кассу или в банк уполномоченным представителем ОП для зачисления на расчетный счет.

Кассовую книгу:

• ОП1 ведет, направляя копию листа книги в организацию в порядке и сроки, установленные ЛНА;
• ОП2 может не вести.

При сдаче наличных от ОП в кассу организации оформляется обычный ПКО, который подписывают уполномоченные лица организации.

При выдаче денежных средств в ОП оформляется расходный кассовый ордер.

Документальное оформление кассовых операций

Оформление кассовых операций регулируется правилами Указания N 3210-У, в случае применения ККТ — нормами Закона N 54-ФЗ.

Кассовыми документами по Указанию N 3210-У являются:

• приходный кассовый ордер (ПКО) — им оформляется поступление денежных средств в кассу, с приложением документов, указанных в ордере;
• расходный кассовый ордер (РКО) — для отражения выдачи денежных средств из кассы. К нему также могут прикладываться документы, перечисленные в ордере.

К другим документам по кассе относят:

• кассовую книгу;
• книгу учета принятых и выданных денежных средств;
• журнал регистрации ПКО и РКО (в Указании N 3210-У не упоминается).

Документы, предусмотренные Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Подробнее о документах по кассовым операциям — в статье Кассовые документы.

По Закону N 54-ФЗ расчеты с применением ККТ оформляйте выдачей кассового чека или БСО.

Правила применения и оформления БСО рассматривались подробно в этой статье.

При применении кассовой техники в конце смены наличные денежные средства поступают в кассу организации, при этом оформляется один приходный документ и один расходный документ, если по кассе ККТ были как приходные, так и расходные операции.

Возможно оформление нескольких ордеров в случае сильно различающих операций, для отражения которых используются различные счета учета.

Правила хранения денежных средств в кассе

Правила хранения денежных средств определяются руководителем организации (ЛНА).

В кассе организации могут храниться:

• наличные денежные средства (банкноты и монеты) в пределах лимита;
• денежные документы.

В ЛНА нужно прописать:

• правила приема и выдачи денежных средств;
• инструкцию по выдаче и хранению ключей (от помещения кассы, сейфов, шкафов и т. п.);
• требования к помещению, в котором располагается касса, а также требования к сейфам, шкафам и т. п.;
• положение о материальной ответственности кассира и об инвентаризации кассы;
• порядок действий при обнаружении случаев нарушения кассовой дисциплины (хищения денежных средств и т. п.);
• другие правила.

Действующими нормативными документами требования к помещениям кассы не установлены. Каждая организация (ИП) их определяют самостоятельно, взяв за основу, например, требования актов, действовавших в прежние годы.

Ранее рекомендовалось помещение кассы изолировать от других помещений, в обязательном порядке оборудовать противопожарной и охранной сигнализацией, установить железные двери и решетки на окнах и т. п.

Учет кассовых операций

Для учета денежных средств в кассе согласно Плану счетов бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н, предназначен счет 50 «Касса». К нему открываются субсчета:

• Касса организации;
• Операционная касса (субсчет открывается при наличии касс, в т. ч. онлайн-касс вне места нахождения организации);
• Денежные документы (открывается для учета денежных документов, например, почтовых марок, проездных документов, векселей и т. п., подробнее в статье Денежные документы);
• Касса по деятельности платежного агента (в Приказе N 94н такого субсчета нет, но он выделен разработчиками 1С).

Основные проводки по операциям, которые оформляются кассовыми документами:

Контроль ведения кассовых операций

Кассовые операции в организации проводите в соответствии с нормами законодательства и положениями ЛНА по кассовым операциям.

Соблюдение кассовой дисциплины — это точное следование установленным нормам, в том числе нормам ЛНА, учитывающим особенности проведения кассовых операций для бизнеса.

Об основных НПА мы говорили в первом разделе статьи.

Напомним, что согласно Указанию N 5348-У при наличных расчетах требуется:

• соблюдать лимит 100 тыс. руб. при расчетах между юридическими лицами (ИП) по одной сделке;
• расходовать наличную выручку, только на цели, установленные Указанием N 5348-У:
  • зарплату и социальные выплаты;
  • оплату товаров;
  • возврат предоплат наличными;
  • выдачу под отчет;
  • выдачу ИП на личные цели;
  • некоторые другие;
• наличные средства на иные цели получать в банке (займы, расчеты по аренде и ценным бумагам).

Для некоторых участников наличных расчетов с весны 2020 года действуют свои лимиты трат/выдач из кассы, обусловленные спецификой деятельности (микрофинансовые организации, ломбарды, сельскохозяйственные и кредитные потребительские кооперативы).

В целях внутреннего контроля кассовых операций определите периодичность и правила проведения инвентаризации кассы, других контрольных процедур в учетной политике фирмы. Внеплановые проверки проводите без предварительного уведомления материально-ответственного лица (кассира).

Внешние проверки ведения кассовых операций коммерческими организациями и ИП осуществляют налоговые органы, руководствуясь:

• п. 1 ст. 7 Федерального закона от 21.03.1991 N 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации»;
• ст. 7 Федерального закона N 54-ФЗ.

В 2022-2023 годах проверки работы с ККТ могут проводится исключительно неплановые, по решению руководства ФНС и по согласованию с Прокуратурой (Постановление Правительства от 10.03.2022 N 336, Письмо ФНС от 05.05.2023 N Д-5-20/32@).

Штрафы за кассовые нарушения

В случае выявления нарушений при проведении кассовых операций, в том числе расчетов с применением ККТ, возможны штрафы. Например:

• в отношении работы с наличными, соблюдения лимита наличных, порядка ведения кассовых операций по статье 15.1 КоАП РФ штраф на организацию — от 40 до 50 тыс. руб., на ответственных лиц и ИП — от 4 до 5 тыс. руб.);
• в отношении работы с ККТ, при неприменении ККТ на организации могут наложить штраф по ст. 14.5 КоАП РФ в размере ¾ суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб.

Подробности – в статье Порядок ведения кассовых операций: законодательство.

Запомните

• Кассовые операции — выдача и прием наличных денежных средств, в т. ч. их пересчет.
• К кассовым операциям относят и расчетные операции с применением ККТ, за исключением тех, что являются безналичными, а также расчетов с зачетом встречных требований.
• Поступление и выдача денежных средств оформляется кассовыми документами, определенными Указанием Банка России N 3210-У. Особенности ведения кассовых операций должны быть отражены в ЛНА организации.
• Организация (ИП) самостоятельно определяет правила хранения и транспортировки наличных, обеспечения их сохранности, порядок проверки фактического наличия.

См. также:

• Касса в 1С
• Первичные документы по кассе
• Порядок ведения кассовых операций: законодательство
• Денежные документы: законодательство

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email