Учет состояния оригиналов кадровых документов в КОРП (ЗУП 3.1.19.80)

Последнее изменение: 03.10.2022

В варианте поставки программы ЗУП КОРП реализована возможность учитывать состояния оригиналов кадровых документов, если используется бумажный документооборот. Разберемся, как это работает и какие задачи позволяет решать этот функционал.

Подключение и общее описание механизма

Подключить учет оригиналов документов можно в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки с помощью флажка Отслеживание состояний печатанных документов.

После подключения механизма в журналах кадровых документах появляется колонка Состояние оригинала.

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

При подключении учета состояний оригиналов документов становятся доступны следующие значения состояний:

  • Форма напечатана – статус устанавливается автоматически после нажатия кнопки Печать в печатной форме документа.
  • Форма отправлена – статус устанавливается, если печатная форма была направлена сотруднику по электронной почте с помощью сервиса рассылки документов. Такая возможность поддерживается для приказов на отпуска.
  • Оригинал получен – статус устанавливается пользователем вручную после получения оригинала документа. Изменить статус можно, щелкнув по текущему значению статуса. В открывшемся меню выберем статус Оригинал получен.
  • Неизвестно – статус устанавливается для вновь созданных документов, а также для документов, созданных до подключения функционала. При необходимости статус также можно изменить вручную.

Значения статусов хранятся в справочнике Состояния оригиналов первичных документов. Справочник редактируемый, а него можно добавлять собственные элементы. Как открыть справочник и создать новый статус:

  1. В журнале кадровых документов открыть меню уточнения статуса документа и выбрать пункт Уточнить по печатным формам.
  2. В открывшемся окне развернуть меню Состояние оригинала и выбрать команду Настроить.
  3. В форме справочника добавить новый элемент по кнопке Создать.

Для работы со справочником Состояния оригиналов первичных документов у пользователей должны быть подключены роли:

  • Добавление и изменение состояний оригиналов первичных документов – позволяет редактировать справочник. По умолчанию включена в типовые профили групп доступа Старший кадровик и Старший кадровик-Расчетчик.
  • Изменение состояний оригиналов первичных документов – позволяет устанавливать статусы для документов. По умолчанию включена в типовые профили групп доступа для всех пользователей с кадровыми и кадрово-расчетными правами, а также для профилей Расчетчик, Старший расчетчик и Специалист по компенсациям.
  • Чтение состояний оригиналов первичных документов – позволяет только просматривать данные справочника. По умолчанию не включена в типовые профили групп доступа и предназначена для настройки нетиповых профилей.

Разберем частные случаи использования функционала по отслеживанию оригиналов документов.

Если у документа несколько печатных форм

Если к одному документу «привязаны» несколько печатных форм и часть оригиналов получены, а часть – нет, это можно уточнить в сведениях о состоянии оригиналов документа.

По сотруднику оформлен прием на работу. К документу Прием на работу (Кадры – Приемы, переводы, увольнения) были распечатаны 2 формы: Приказ о приеме (Т-1) и Трудовой договор. Оригинал приказа получен, а трудового договора нет.

Отразим частичное получение оригиналов в сведениях о состоянии оригиналов.

В журнале Приемы, переводы, увольнения для документа Прием на работу щелчком левой кнопки мыши по значению статуса документа откроем меню для изменения состояния оригинала. Выберем команду Уточнить по печатным формам.

В открывшемся окне для формы Приказ о приеме (Т-1) укажем состояние Оригинал получен, а для формы Трудовой договор оставим статус Форма напечатана.

В журнале Приемы, переводы, увольнения для документа будет отображаться статус Оригиналы не все.

Если печатная форма выводится не из ЗУП-документа

Если в рамках кадрового мероприятия печатаются дополнительные документы, печатные формы которых выводятся из сторонних программ, в ЗУП КОРП также можно отслеживать наличие оригиналов по ним.

Сотрудник увольняется по соглашению сторон. Соглашение о расторжении трудового договора печатается в сторонней программе. Настроим учет наличия оригинала соглашения в ЗУП КОРП 3.1.

В журнале Приемы, переводы, увольнения для документа Увольнение щелчком левой кнопки мыши по значению статуса документа откроем меню для изменения состояния оригинала. Выберем команду Уточнить по печатным формам.

В открывшемся окне добавим строку для печатной формы соглашения по кнопке Добавить свою.

С этого момента можно учитывать наличие оригинала соглашения о расторжении трудового договора по этому увольнению.

Если документ списочный и подписан только частью работников

Если используется списочная печатная форма документа и не все сотрудники подписали приказ, это тоже можно учесть в ЗУП КОРП.

На двух сотрудников, Бальцера А.Э и Громову Н.П., оформлен документ Кадровый перевод списком (Кадры – Приемы, переводы, увольнения). Распечатан списочный Приказ о переводе (Т-5а). Громова Н.П. подписала приказ, а Бальцер А.Э. – нет.

Разберем, как это учесть с помощью механизма отслеживания оригиналов документов.

В журнале Приемы, переводы, увольнения для документа Кадровый перевод списком щелчком левой кнопки мыши по значению статуса документа откроем меню для изменения состояния оригинала. Выберем команду Уточнить по печатным формам.

В открывшемся окне изменим статус документа на Оригинал получен только для строки по Громовой Н.П. Для строки по Бальцеру А.Э. оставим статус Форма напечатана.

В журнале Приемы, переводы, увольнения для документа будет отображаться статус Оригиналы не все.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Оцените публикацию
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)


Загрузка...
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

Добавить комментарий