Работа с самозанятыми, документальное оформление, бухгалтерский и налоговый учет

Просим дать заключение по порядку документального оформления, бухгалтерского и налогового учета расходов на услуги физических лиц — плательщиков НПД при следующей модели работы.
1. Описание модели
Компания планирует массово привлекать самозанятых для оказания услуг по продвижению сервиса.
Взаимодействие предполагается организовать следующим образом:
Самозанятый присоединяется к договору-оферте.
Факт и результат оказания услуги определяются автоматически на основании объективных данных информационной системы Компании.
Дата оказания и приемки услуги совпадает с датой начисления вознаграждения в информационной системе. В этот момент:
услуга считается оказанной и принятой Компанией;
определяется конкретный исполнитель;
определяется объем/результат услуги;
окончательно рассчитывается сумма вознаграждения;
у Компании возникает обязательство перед конкретным самозанятым.
Начисленная сумма отображается в личном кабинете самозанятого как «начисленное вознаграждение / доступно к выплате».
При этом отображение суммы в личном кабинете не означает перечисления денежных средств самозанятому. Денежные средства продолжают находиться у Компании и не перечисляются на банковский счет, электронный кошелек либо иной счет самозанятого.
По существу отображаемая сумма представляет собой информацию о кредиторской задолженности Компании перед исполнителем.
Самозанятый самостоятельно выбирает момент получения денежных средств и нажимает кнопку «Вывести».
Поэтому между датой оказания услуги/начисления вознаграждения и датой фактической выплаты/датой признания расхода может пройти значительное время.
Например:
31.12.2026 — услуга оказана, принята и начислено вознаграждение 20 000 руб.;
15.02.2027 — самозанятый запросил вывод;
15.02.2027 — Компания перечислила 20 000 руб.;
при расчете самозанятый формирует чек НПД.
Возможна также ситуация, когда самозанятый длительное время вообще не запрашивает выплату. При наличии соответствующих законных оснований невостребованная кредиторская задолженность впоследствии может быть списана.
2. Документальное подтверждение оказания услуг
В связи с массовым количеством исполнителей Компания не планирует оформлять и подписывать индивидуальные двусторонние акты оказанных услуг с каждым самозанятым.
Вместо этого предполагается закрепить в оферте следующий порядок:
результат и объем оказанных услуг определяются на основании данных информационной системы Компании;
начисление вознаграждения означает, что соответствующий результат услуги принят Компанией;
информация о результате и размере начисленного вознаграждения доступна исполнителю в личном кабинете;
исполнитель имеет возможность предъявить возражения по результату/расчету в установленный офертой срок;
Компания на основании данных системы формирует собственный электронный первичный документ — например, «Реестр принятых услуг и начисленных вознаграждений» по всем самозанятым за отчетный период;
реестр содержит сведения по каждому исполнителю: идентификатор/Ф.И.О., ИНН, дату или период оказания услуги, содержание/показатель результата и сумму начисленного вознаграждения;
реестр подписывается уполномоченным лицом Компании электронной подписью.
При этом Компания не формирует от имени самозанятого акт и не подписывает документы за исполнителя.
Просим подтвердить:
1. Обязательно ли при такой модели дополнительно оформлять индивидуальный двусторонний акт оказанных услуг с каждым самозанятым? Если да, то достаточно ли будет отправлять сформированный двусторонний акт в Личный кабинет самозанятого для подписания и если не будет возражений со стороны самозанятого в течении определенного периода, то такой акт будет считаться подписанным?
2. Может ли описанная совокупность документов и данных — оферта + данные информационной системы + информация в личном кабинете исполнителя + электронный реестр Компании — являться достаточным документальным подтверждением факта, даты, объема и стоимости оказанных услуг?
3. Может ли такой реестр являться первичным учетным документом Компании при условии соблюдения обязательных реквизитов, установленных ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ?
4. Не создает ли, наоборот, массовое автоматическое формирование Компанией индивидуальных актов за самозанятых дополнительный риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые?
Просим при ответе учесть судебную практику, в которой в числе совокупности признаков трудовых отношений суды учитывали обстоятельство, что акты выполненных работ за самозанятых составляла сама компания.
3. Бухгалтерский учет
Правильно ли в описанной ситуации признавать расходы непосредственно на дату оказания/приемки услуги и начисления вознаграждения в информационной системе?
Например:
31.12.2026 услуга оказана, принята и начислено вознаграждение 20 000 руб.
Предполагаемая проводка:
Дт 44 Кт 76 — 20 000 руб.
При этом фактическая выплата может произойти значительно позднее.
Просим подтвердить, что при наличии конкретного исполнителя, определенной суммы обязательства и уже оказанной и принятой услуги речь идет именно о кредиторской задолженности, а не об оценочном обязательстве (резерве).
Также просим подтвердить, что отсутствие на эту дату чека НПД не препятствует признанию расхода в бухгалтерском учете, поскольку чек будет сформирован только при последующем фактическом расчете с самозанятым.
4. Момент получения дохода самозанятым и формирования чека
Правильно ли мы понимаем, что само отражение начисленного вознаграждения в информационной системе/личном кабинете не является получением дохода плательщиком НПД, если:
денежные средства фактически остаются у Компании;
на банковский или электронный счет самозанятого они не перечисляются;
никакого отдельного платежного/электронного кошелька исполнителя не возникает;
отраженная сумма представляет собой кредиторскую задолженность Компании;
для получения денежных средств самозанятый должен самостоятельно запросить их выплату?
Соответственно, правильно ли считать датой получения дохода для целей НПД дату фактического перечисления денежных средств самозанятому, а не дату начисления вознаграждения в информационной системе?
5. Налог на прибыль — основной вопрос
Просим отдельно разъяснить порядок признания таких расходов для целей налога на прибыль при применении метода начисления.
Нам известно требование ч. 8 ст. 15 Федерального закона № 422-ФЗ о том, что расходы на приобретение товаров (работ, услуг) у плательщиков НПД не учитываются при отсутствии чека, сформированного в соответствии со ст. 14 указанного закона.
При этом дата оказания услуги и дата фактической выплаты в нашей модели могут относиться к разным отчетным и даже налоговым периодам.
Например:
31.12.2026:
услуга фактически оказана и принята;
информационная система определила стоимость — 20 000 руб.;
сформирован первичный реестр;
в бухгалтерском учете признан расход и кредиторская задолженность.
15.02.2027:
самозанятый запросил выплату;
Компания перечислила 20 000 руб.;
самозанятый сформировал чек НПД.
В каком налоговом периоде следует признать расход 20 000 руб. для целей налога на прибыль?
Просим рассмотреть две возможные трактовки:
Вариант 1. Расход относится к 2026 году по правилам метода начисления и ст. 272 НК РФ, а полученный в феврале 2027 года чек является обязательным документом, полученным позднее и подтверждающим расход, относящийся к услугам 2026 года. И тогда при получении чека от самозанятого Компании придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль за 2026 год?
Вариант 2. До получения чека требование ч. 8 ст. 15 Федерального закона № 422-ФЗ не выполнено, поэтому независимо от периода оказания услуги расход может быть признан для налога на прибыль только после получения чека, то есть в 2027 году.
Просим указать, какой из подходов соответствует действующему законодательству и актуальной позиции Минфина, ФНС и судебной практике.
Также просим пояснить порядок действий, если декларация по налогу на прибыль за год уже представлена, а чек по услуге этого года получен позднее.
6. Просим дать итоговую оценку предлагаемой модели
В итоге предполагаем следующий документооборот:
оферта → оказание услуги → фиксация результата информационной системой → приемка результата и начисление вознаграждения в одну дату → формирование Компанией электронного первичного реестра → Дт 44 Кт 76 → отражение суммы в ЛК как доступной к выплате → самостоятельный запрос СМЗ на вывод → фактическая выплата (Дт 76 Кт 51) → формирование СМЗ чека НПД.
Просим подтвердить допустимость такой модели либо указать, какие документы или этапы необходимо добавить.
Отдельно просим оценить:
необходимость индивидуальных актов с самозанятыми;
достаточность автоматизированного реестра в качестве первичного документа;
момент признания расхода в бухгалтерском учете;
момент признания расхода для налога на прибыль;
момент возникновения дохода и обязанности сформировать чек у самозанятого;
риски переквалификации отношений с самозанятыми в трудовые именно с точки зрения выбранного документооборота.