Отчеты по численности и текучести кадров в ЗУП 3.1

В статье разберем, как работают типовые отчеты Численность и текучесть кадров и Численность и текучесть кадров за период и чем они различаются.

[jivo-yes]

Где найти отчеты в программе

Отчеты Численность и текучесть кадров и Численность и текучесть кадров за период находятся в разделе Кадры — Кадровые отчеты.

Различие между отчетами Численность и текучесть кадров и Численность и текучесть кадров за период

В ЗУП 3.1 предусмотрено два варианта одного и того же отчета, но данные в них формируются по-разному:

• Численность и текучесть кадров — отчет формируется в разрезе месяцев
  
• Численность и текучесть кадров за период — отчет формируется целиком за период. Данные здесь разбиваются только в разрезе должностей
  

Отчет Численность и текучесть кадров предполагает вывод аналитики в разрезе месяцев. Если необходимо вывести отчет в целом за период (не по месяцам), то формируем отчет Численность и текучесть кадров за период (Кадры — Кадровые отчеты).

Если в отчете Численность и текучесть кадров взять и просто отключить разбивку по месяцам, то показатели численности будут подсчитывать неправильно. Это видно, если вывести детализацию по сотрудникам. Каждый работник будет учитывать не 1 раз, а столько, сколько месяцев в периоде отработал. Например, если сформировать отчет за год и сотрудник весь год работал в компании, то численность по нему будет равна 12 — это неправильно.

Поэтому, если нужно проверить численность за период в целом без разбивки по месяцам, то используем отчет Численность и текучесть кадров за период.

Подводим итог — выбор отчета зависит от того, за какой период нужно проанализировать показатели численности:

• Если нужен анализ численности в разрезе месяцев – используем отчет Численность и текучесть кадров
• Если нужен анализ численности в целом за период (без разреза по месяцам) — используем отчет Численность и текучесть кадров за период

Что показывают отчеты

Отчеты Численность и текучесть кадров и Численность и текучесть кадров за период выводят сведения о численности и движении кадров. Эти отчеты удобно использовать для проверки показателя среднесписочной численности — она выводится в составе сводных данных отчета, над таблицей.

Также в отчетах предусмотрен показатель Коэффициент текучести. Он показывает, какая часть сотрудников уволена за определенный период по отношению к среднесписочной численности.

Показатель рассчитывается по формуле:

Количество уволенных сотрудников за период / среднесписочная численность состава * 100%

Проверим автоматический расчет этого показателя.

• 1 (уволено сотрудников) / 28 (среднесписочная численность) * 100% = 3,57%

Как работать с отчетами

Выбор организации или филиала

Отчет можно сформировать отдельно по головной организации или по филиалам. Для этого в шапке отчета необходимо выбрать необходимое значение.

Округление значений

В шапке отчета по умолчанию установлен флажок Округлять значения как в регламентированной отчетности.

Если флажок снять, то в отчете показатели отражаются без округления.

Детализация по подразделениям

Флажок с разбивкой по подразделениям устанавливаем, если нужно видеть детализацию по подразделениям.

Расшифровка показателей

В отчете можно расшифровывать показатели. Для этого кликаем дважды по нужно значению, откроется форма Выбор поля. В нем выбираем поле для расшифровки.

В результате будет сформирована расшифровка по необходимому полю. В нашем случае по должности.

Как собираются в отчетах данные по сотрудникам

Донастройка отчета, чтобы получить детализацию по сотрудникам

Для анализа, как сотрудник был учтен при расчете показателей численности, в отчет можно добавить группировку по сотрудникам.

Для этого необходимо донастроить отчет в расширенном режиме.

В отчете откроем Настройки. Перейдем в Расширенный режим.

Затем по кнопке Еще выберем Настройки для технического специалиста.

Добавим новую группировку для уровня Месяц. Для этого встанем на уровень Месяц и нажмем кнопку Добавить – Новая группировка.

В новой группировке выберем поле Сотрудник.

Затем нажмем Закрыть и сформировать.

В результате отчет будет сформирован в разрезе месяцев с группировкой по сотрудникам.

Сотрудники, проработавшие неполный месяц

Если сотрудник принят или уволен в середине месяца, то показателем численности будет дробное значение. Например, сотрудник уволен 12 января. Тогда его показатель среднесписочной численности за этот месяц составит 0,4.

Средняя численность уволенного сотрудника:

• 12 (календарных дней до увольнения)/31 (календарных дней в месяце) = 0,4

Внешние совместители

Внешние совместители попадают в отчет, но не участвуют в расчете среднесписочной численности — это соответствует правилам ее расчета.

Работники по договору ГПХ

Договорники ГПХ также попадают в отчет, но не участвуют в расчете среднесписочной численности — это соответствует правилам ее расчета.

Сотрудники с неполным рабочим временем

Для сотрудников с неполным временем в отчет попадает дробное значение — пропорционально доле их рабочего времени. То, как подсчитывается в отчете эта доля, зависит от настроек расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты). За это отвечает флажок Рассчитывать среднюю численность внешних совместителей и работающих неполное время по отработанному времени.

Если флажок сброшен, доля рабочего времени сотрудника для подсчета численности определяется по количеству занимаемых им ставок.

Если флажок установлен, доля рабочего времени сотрудника для подсчета численности определяется по отработанному времени. Расчет происходит по формуле:

• Отработано часов / Норма часов

Например, если в месяце по производственному календарю пятидневки 120 часов, а сотрудник за целый месяц должен отработать 60 часов, численность по нему заполнится 0,5:

• 60 (должно быть отработано часов) / 120 (норма часов) = 0,5
  

При таком варианте учета отчет берет данные для расчета численности из регистров начисленной зарплаты. Поэтому формировать отчеты по численности можно только после того, как начислили зарплату за месяц. В противном случае, численность по сотрудникам с неполным временем не будет рассчитываться в отчете.

Чтобы неявки сотрудника (отпуска, больничные) не уменьшали его долю времени при заполнении отчета, они также относятся ко времени, которое сотрудник должен отработать за месяц. Из-за этого возникает проблема, когда неявки накладываются друг на друга — тогда для подсчета численности они учитываются дважды и ошибочно завышают ее. Эту проблему разобрали в статье Неверный расчет ССЧ для совместителей на больничном.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email