Проверка доверенности: пошаговое руководство

Проверка доверенности поможет убедиться, что полномочия представителя правомерны. В статье даем пошаговые инструкции по проверке разных типов доверенностей.

Почему нужна проверка доверенности

Доверенность — документ, с помощью которого доверитель — организация, ИП, физическое лицо, разрешает представителю — например, работнику или иному лицу, совершать от его имени юридически значимые действия.

Любая доверенность нуждается в тщательной проверке. При просрочке, ошибках в составлении или неправомерном использовании, суд может аннулировать сделки, совершенные на ее основе (ст. 174 ГК РФ, ст. 183 ГК РФ, ст. 185.1 ГК РФ, ст. 186 ГК РФ).

Проверить доверенность на действительность (валидность) означает проанализировать срок ее действия, правильность заполнения реквизитов и разрешенных полномочий, чтобы представитель не превысил своих прав.

Формы доверенности

Законодательство допускает следующие формы доверенности:

• простая письменная форма — заверенная подписью доверителя и печатью (если она имеется) — подходит для большинства операций например, представление интересов или передача имущества
• нотариальная форма — обязательна для регистрации прав, оговоренных законодательством, включая сделки с недвижимостью и случаи передоверия (ст. 53 Основ законодательства о нотариате, утв. ВС 11.02.1993 N 4462-1)
• машиночитаемая форма (МЧД) — оформляется по установленным форматам в электронном виде и имеет законную силу при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) доверителя и квалифицированной электронной подписи (КЭП) представителя (Приказы Минцифры от 18.08.2021 N 856, 857, 858, Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ)

Каждая форма имеет особенности, поэтому и подходы к их проверке различны.

 Проверка простой письменной доверенности

Такой документ не имеет стандартизированного бланка и составляется доверителем с учетом требований статей 185-189 ГК РФ. Провести ее проверку онлайн невозможно или затруднительно.

Как проверить простую письменную доверенность.

Шаг 1. Проверка доверенности на подлинность.

Уточните у доверителя, действительно ли он выдал доверенность на конкретного представителя, сверьте перечень полномочий и статус отзыва — действует ли доверенность на момент проверки.

Шаг 2. Проверка действительности доверенности.

Проверьте реквизиты доверенности на соответствие нормам ст. 185-189 ГК РФ, включая:

1. Наименование — например, Доверенность на представление интересов
2. Место и дата выдачи — без даты доверенность недействительна (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ)
3. Сведения о доверителе:
   • для компании — организационно-правовая форма, полное название согласно ЕГРЮЛ, адрес местонахождения, регистрационные коды ИНН/КПП, ОГРН
   • для физического лица — ФИО полностью, паспортные данные, адрес регистрации/проживания
   • для ИП — ФИО полностью, паспортные данные, адрес регистрации/проживания, ОГРНИП
4. Данные представителя:
   • если полномочия переданы юридическому лицу — официальное название по ЕГРЮЛ, ОГРН, ИНН/КПП, юридический адрес
   • если физическому лицу — ФИО полностью, паспортные данные, адрес регистрации/проживания
5. Подробное перечисление возложенных обязанностей — в соответствии со ст. 182 ГК РФ, ст. 185 ГК РФ, например: «на представительство в ИФНС»
6. Период действия доверенности — при его отсутствии автоматически применяется годовой период с даты выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ)
7. Возможность переоформления полномочий на третьих лиц — разрешение на передоверие или его запрет

Особое внимание при проверке доверенности обратите на:

Шаг 3. Проверка сведений о доверителе и представителе на фактическое соответствие.

Для организации — запросите копии учредительных документов, приказа или протокола о назначении лица, заверившего доверенность. Либо проведите проверку онлайн, воспользовавшись сервисом Прозрачный бизнес на сайте ФНС, или иными поверенными источниками информации

Для физического лица — сверьте данные доверенности с информацией, отраженной в паспорте

Шаг 4. Проверка условия о передоверии.

Убедитесь, что доверенность предусматривает такое право или отказ от него.

Шаг 5. Проверка наличия и подлинности подписей доверителя и представителя.

Сравните с подписью в паспорте, если есть возможность.

Подпись руководителя/уполномоченного лица — обязательная часть доверенности (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, ст. 53 ГПК РФ, ст. 61 АПК РФ, ст. 57 КАС РФ)

Проверка нотариальной доверенности

Действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в едином электронном реестре Федеральной нотариальной палаты (ФНП), включая информацию обо всех нотариально заверенных доверенностях (ст. 50, ст. 34.3 Основ законодательства о нотариате). Действительность нотариальной доверенности можно проверить онлайн на сайте ФНП.

В реестре доверенностей Федеральной нотариальной палаты (ФНП) хранятся в том числе данные о документах, которые оформлены самостоятельно, но потом отменены через нотариуса (пп. 2 п. 1 ст. 188 ГК РФ).

Оператором этой Единой информационной системы нотариата является сама Федеральная нотариальная палата (ФНП), что обеспечивает достоверность получаемых сведений.

Для онлайн проверки подлинности нотариальной доверенности выполните следующие шаги.

Шаг 1. Подготовка к проверке.

Убедитесь в наличии оригинала или копии доверенности и следующих данных из нее:

• Регистрационный номер доверенности
• Дата удостоверения
• ФИО нотариуса

Нотариальная доверенность имеет два номера — номер бланка (сверху) и специальный реестровый номер, указывается обычно в конце документа рядом с подписью нотариуса. Для онлайн проверки доверенности используется реестровый номер.

Шаг 2. Заполнение поисковой формы на сайте ФНП.

Перейдите на сайт ЕИС ФНП, на вкладке «Проверить доверенность» заполните перечисленные выше сведения, нажмите кнопку «Найти» и дождитесь завершения поиска.

Шаг 3. Анализ результатов проверки.

В качестве результата ЕИС Федеральная нотариальная палата (ФНП) выдаст одно из сообщений:

• Документ найден — и предоставит сведения по действующей доверенности
• Отменена (прекращена) — в реестре есть запись об отзыве (отмене) доверенности
• Не найдена — сведения в реестре по введенным реквизитам отсутствуют

В последнем случае убедитесь, что реквизиты доверенности для проверки введены точно.

Федеральная нотариальная палата (ФНП) обязана ежедневно открывать доступ к информации об отмене доверенностей (абз. 4 п. 1 ст. 189 ГК РФ), но по техническим причинам актуализация данных может запаздывать. Если не получается проверить доверенность онлайн и есть сомнения в ее подлинности, посетите нотариуса лично.

Проверка машиночитаемой доверенности

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ, созданный в особом формате и соответствующий установленным требованиям к его структуре и содержимому (Приказы Минцифры от 18.08.2021 N 856, 857, 858, Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Такие документы формируются на специализированных электронных ресурсах и подлежат обязательной цифровой сертификации.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это файл формата XML, включающий структурированные данные о доверителе, представителе и объеме предоставленных полномочий. К этому файлу прикладывается файл усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) в формате XMLDSIG или в ином формате, предусмотренном участниками электронного документооборота (ЭДО). Эти файлы предназначены не для печати, а для регистрации и хранения машиночитаемой доверенности (МЧД) в реестре машиночитаемых доверенностей, находящемся на сайте информационной системы, выбранной доверителем, (например, на сайте распределенного Реестра ФНС).

Чтобы проверка машиночитаемой доверенности (МЧД) в информационной системе (ИС) прошла успешно и не прервалась из-за ее неактуального формата, следует ориентироваться в действующих форматах:

• формат машиночитаемой доверенности (МЧД) 003 (универсальный) — подходит для взаимодействия с контрагентами, банками, госорганами — ФНС, Росстатом и другими
• формат машиночитаемой доверенности (МЧД) 5.03 — предназначен для работы только с налоговыми органами (Приказ ФНС от 15.11.2024 N ЕД-7-26/1032@, Информация ФНС)

Стандартизация гарантирует автоматическое чтение данных электронных доверенностей разными информационными системами (ИС). А регистрация машиночитаемой доверенности (МЧД) в хранилищах позволяет проводить их быструю проверку онлайн по реквизитам, например, по регистрационному номеру.

В качестве регистрационного номера машиночитаемой доверенности (МЧД) используется GUID — глобальный уникальный идентификатор (Globally Unique Identifier). Это набор из различных символов в виде строки например, 5f046c41-b468-4baf-89e9-4df13c17b7a2, автоматически создаваемый при формировании файла машиночитаемой доверенности (МЧД) в информационной системе (ИС). Используется для уникальной идентификации доверенности и ее проверки в реестре машиночитаемых документов.

Поскольку машиночитаемые доверенности (МЧД) хранятся локально в реестрах систем, где они были созданы, их проверку можно централизовать, используя Единый распределенный реестр ФНС, объединяющий базы данных уполномоченных хранилищ.

Для онлайн проверки достоверности доверенности в реестре ФНС выполните следующие шаги.

Шаг 1. Сбор данных для проверки.

Убедитесь в наличии уникального номера доверенности, ИНН доверителя, ИНН представителя.

Для получения этих данных есть несколько вариантов:

• получить от доверителя распечатку доверенности
• найти нужные данные в XML-файле машиночитаемой доверенности (МЧД)
• запросить сведения любым безопасным способом

Проверить подлинность доверенности без уникального номера невозможно, так как подобрать или вычислить идентификатор нереально. Еще одной проблемой при проверке онлайн может стать доступ к доверенности по паролю — нужно получить и его.

Шаг 2. Заполнение поисковой формы на сайте.

Перейдите на сайт ФНС и выполните следующие действия:

• нажмите иконку «Машиночитаемой доверенности (МЧД)» (на панели слева)
• в меню выберите опцию «Проверить статус доверенности»
• введите в поле формы уникальный номер
• нажмите кнопку «Просмотр результата»
• дождитесь завершения проверки

Шаг 3. Анализ результатов проверки.

В качестве результата информационные системы (ИС) реестра ФНС выдаст одно из сообщений:

• Ресурс не найден — доверенность с указанным номером не найдена. Убедитесь, что номер для проверки ввели правильно или проверьте, не поддельный ли он
• Прекращена — в случае отзыва доверенности
• Действие истекло — период действия машиночитаемой доверенности (МЧД) завершен
• Действует — предоставит сведения о действующей доверенности

Чтобы ознакомиться с текстом доверенности, выберите в меню «Машиночитаемая доверенность (МЧД)» пункт «Посмотреть доверенность». Однако на экран будет выведена лишь часть данных. Для просмотра всей информации, включая реквизиты сторон, выгрузите машиночитаемую доверенность (МЧД) в формате XML или PDF.

Кратко о том, как проверить доверенность

• Проверка простой письменной доверенности проводится на соответствие состава ее реквизитов законодательным требованиям, а также сведениям, подтвержденным доверителем или официальными онлайн ресурсами (ЕГРЮЛ/ЕГРИП и другими)
• Проверять нотариальную доверенность рекомендуется на официальном сайте Федеральной нотариальной палаты, имея ее регистрационные данные. А если онлайн проверка невозможна — лично у нотариуса
• Оптимальный способ проверки машиночитаемой доверенности (МЧД) — использование распределенного реестра ФНС, который обеспечивает доступ к базам данных всех уполномоченных хранилищ

См. также:

• Образец доверенности в налоговую от юридического лица
• Машиночитаемая доверенность — что это, как сделать, для чего использовать, где хранить и как проверить
• Электронная доверенность — как оформить и подписать
• Как оформить доверенность на получение и подачу документов

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email