Концепция взаимодействия пользователей

Схема взаимодействия пользователей

В программе работники кадровой службы и службы расчета зарплаты работают с одним и тем же документом, заполняя поочередно кадровые и расчетные реквизиты соответственно:

Работник кадровой службы создает документ и заполняет кадровые данные, затем работник службы расчета зарплаты открывает этот же документ, проверяет расчет и утверждает документ.

Совместная работа кадровика и расчетчика на примере документа «Отпуск»

Например, при вводе документа Отпуск работник кадровой службы выбирает сотрудника, указывает период основного отпуска, его основание:

После оформления документа можно распечатать Приказ о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6:

При проведении документа Отпуск работником кадровой службы документ сформирует «проводки» только по регистрам кадрового учета, поэтому не повлияет на расчет зарплаты. В списке документов он будет выделен жирным шрифтом:

При этом отпуск уже будет отражаться в отчете Табель учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате — Табель учета рабочего времени (Т-13)).

Далее работу с документом Отпуск продолжает бухгалтер по расчету зарплаты.

При работе пользователя с правами Расчетчика в рабочем месте Расчет и выплаты (Главное – Расчеты и выплаты) можно увидеть список всех введенных кадровиками, но еще не рассчитанных документов:

Список всех документов, которыми производятся начисления, можно увидеть, открыв журнал Все начисления (Зарплата – Все начисления). В нашем примере здесь также присутствует еще не утвержденный Расчетчиком документ Отпуск, который выделен жирным шрифтом:

До тех пор, пока документ не утвержден Расчетчиком его данные не влияют на расчет зарплаты. Если в нашем примере попробовать рассчитать зарплату за месяц, то при этом отпуск сотрудника не будет учтен, оплата по окладу рассчитается так, как будто сотрудник отработал весь месяц целиком.

Если пользователю назначены права только Расчетчика, то внести изменения в кадровые данные документа он не сможет, они будут не доступны для редактирования:

Расчетчик сможет проверить и при необходимости откорректировать средний заработок, поменять месяц начисления, указать дату выплаты, проверить расчет НДФЛ. Кроме того, расчетчику доступна вкладка Начислено (подробно), где рассчитаны суммы отпускных:

Пользователю с правами Расчетчика доступны в документе Отпуск печатные формы, касающиеся расчетов:

• Записка-расчет о предоставлении отпуска (Т-60)
• Расчет среднего заработка
• Подробный расчет начислений

После проверки всех реквизитов на вкладке Основной отпуск пользователь с правами Расчетчика устанавливается флажок Расчет утвердил и документ проводится:

При этом документ проводится уже и по регистрам учета начислений, т.е. производится начисление отпускных сотруднику и оклад уже будет рассчитываться с учетом того, что сотрудник был в отпуске.

Перед расчетом заработной платы за месяц следует утвердить все кадровые документы.

После проведения Расчетчиком документ больше не выделяется жирным шрифтом в списке документов. Он становится недоступен для изменения работнику кадровой службы.

Редактирование и исправление документов

Если обнаружена ошибка в кадровых данных документа, то порядок действий зависит от того, проведена ли уже выплата сотруднику сумм, начисленных по этому документу.

Если выплата еще не проведена, то внести исправления можно, отредактировав документ. Для этого пользователь с правами Расчетчика должен снять флажок Расчет утвердил и снять документ с проведения. После этого пользователь с правами Кадровика сможет внести изменения, и на основе новых данных расчетчик вновь рассчитает и утвердит документ.

Если ошибка обнаружена после того, как сотруднику была произведена выплата, то в документе становится доступна ссылка Исправить:

В этом случае вводится новый документ, в котором вносятся необходимые корректировки. При утверждении расчетчиком в документе-исправлении сторнируются предыдущие начисления, и рассчитываются новые на основании изменений, и получается разница в виде положительной или отрицательной начисленной сотруднику суммы.

Начиная с версии ЗУП 3.1.4 допустимо исправление документов в том же месяце, в котором внесен исходный документ.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email