Напоминания в ЗУП 3.1

Механизм Напоминания в ЗУП 3.1 предназначен для того, чтобы помочь бухгалтеру не держать все задачи в голове и не забыть о чем-то важном. Он позволяет создавать напоминания, связанные с различными объектами информационной базы, гибко назначать их срок, в том числе создавать периодические напоминания, которые будут выводиться по расписанию.

Добавление напоминаний

Чтобы включить механизм, следует установить флажок Напоминания в разделе Администрирование – Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений:

После этого в большинстве справочников и документов появляется кнопка Органайзер группа:

При нажатии на кнопку Органайзер группа появляется вложенное меню, в котором отображается кнопка Напомнить…,  по которой открывается форма для создания напоминания:

Кнопка отображается также в формах списка справочников и журналах документов, и создавать Напоминание можно прямо из списка, установив курсор на нужный документ или элемент справочника:

Для каждого объекта (документа, элемента справочника) можно задать произвольное количество напоминаний.

Напоминание сохраняется только для пользователя, который его создал.

Создание напоминаний

В поле Предмет устанавливается объект (документ, элемент справочника), к которому привязано Напоминание.

Ниже расположено поле Текст напоминания. По умолчанию поле заполняется наименованием Предмета, но текст можно скорректировать:

В нижней части формы расположены поля для задания срока напоминания:

Установку срока напоминания рассмотрим более подробно.

Установка срока напоминания

В поле Напомнить можно выбрать вариант из предложенного списка:

Напоминание «Относительно предмета»

Вариант Относительно предмета – позволяет рассчитать срок напоминания исходя из какого-то реквизита объекта, с которым связано Напоминание. Если выбран этот вариант, то далее отражаются поля за, в котором можно выбрать срок:

И до, в котором следует выбрать реквизит, с которым связан срок напоминания:

Состав списка зависит от типа объекта. Например, для документа Премия возможны варианты:

• Период регистрации;
• Дата начала базового периода;
• Дата окончания базового периода;
• Планируемая дата выплаты;
• Дата запрета.

Для справочника Физические лица варианты будут:

• Дата рождения;
• Дата регистрации.

 

Даты, которые показаны в скобках, зависят от даты (системной даты компьютера), когда вводится Напоминание.

Например, при создании напоминания 28.08.2019 по документу Премия от 31.08.2019, даты в скобках отображаются только по полям Период регистрации и Дата начала базового периода, которые в документе имеют значение 01.08.2019. Дело в том, что на 28.08.2019 эта дата (01.08.2019) уже осталась в прошлом и программа предлагает для расчета срока ту же дату, но следующего года, о чем информирует нас в скобках. Если даты в скобках нет, значит будет использовано текущее значение реквизита документа.

При создании Напоминания 20.09.2019 по тому же документу, даты в скобках отображаются по всем доступным полям, потому что на этот момент все даты документа уже прошли:

 

При создании Напоминания из справочника Физические лица также программа берет даты следующего года, если дата текущего года уже прошла.

Например, дата рождения Георгинова Г. М. 06.07. Напоминание вводится в сентябре 2019. Поскольку день рождения в 2019 году уже прошел, для напоминания по полю Дата рождения предлагается дата следующего года. Дата регистрации 08.­12 в текущем году еще не прошла и программа предлагает создать Напоминание относительно этой даты.

Примером удобного использования напоминаний относительно предмета может служить создание из документа Прием на работу напоминания об окончании срока трудового договора:

Периодические напоминания

Выбрав в поле Напомнить вариант Периодически, мы может создать Напоминание, которое будет выводится регулярно по расписанию:

Для выбора доступны преднастроеные варианты расписания:

• Каждый день, в 9:00
• По понедельникам, в 9:00
• По пятницам, в 15:00

Вариант по заданному расписанию позволяет настроить произвольное расписание в специальной форме:

Напоминание в указанное время

Вариант в указанное время позволяет жестко задать дату и время, когда должно быть отражено напоминание:

Напоминания «через…»

Также предусмотрено несколько вариантов выбора срока через…:

Отсчет срока напоминания происходит от текущего времени (системного времени компьютера) в момент выбора варианта. Срок отражается в виде надписи рядом с полем Напомнить.

Например, 25.09.2019 в 10:50 в новом Напоминании выбран вариант через 5 минут. Срок напоминания будет установлен как 25.09.2019 10:55:

После этого меняем вариант на через 1 день. Срок напоминания установится как  25.04.2019 10:51, поскольку на этот момент текущее время было уже 10:51.

Работа с напоминаниями

В назначенное время на экране появится форма Напоминания, в которой будут отражены Напоминания, срок оповещения по которым уже наступил:

В списке отображается текст напоминаний и их срок. Сроки также указаны в текстовой форме. Варианты: очень давно, … минут назад, … часов назад, сейчас, завтра, послезавтра, через неделю и т.п.

По кнопке Открыть открывается предмет напоминания – объект, с которым связано напоминание.

Кнопку Прекратить следует нажимать, если задача выполнена и напоминание больше не требуется. При прекращении напоминания:

• Периодическое напоминание будет отложено до следующего выполнения по расписанию;
• Напоминание любого другого вида будет удалено.

В поле Напомнить через можно указать интервал, на который напоминания будут отложены.

По кнопке Отложить все форма закрывается, а срок всех не прекращенных напоминаний переносится на интервал, указанный в поле Напомнить через. Аналогичные действия выполняются при закрытии формы.

Работа со списком напоминаний

Просмотреть полный список своих Напоминаний пользователь может через раздел Главное – Сервис – Мои напоминания:

В списке можно Изменить или Удалить существующее Напоминание по соответствующим кнопкам в шапке таблицы:

По кнопке Создать можно создать Напоминание, которое не будет привязано ни к одному объекту:

Напоминания о днях рождения сотрудников

В справочнике Сотрудники доступен особый вариант напоминаний — Напоминания о днях рождения сотрудников.

Такое напоминание можно создать из карточки сотрудника щелчком по пиктограмме колокольчика рядом с полем Дата рождения:

Особенностью этого вида напоминаний является то, что его можно создать массово сразу для нескольких сотрудников в списке. Для этого предварительно следует выделить нужных сотрудников, зажав кнопку Ctrl и щелкнуть по строкам с работниками. Если требуется выделить сразу всех сотрудников, то можно воспользоваться сочетанием «горячих» клавиш — Ctrl + A.

См. также:

• Напоминания о днях рождениях сотрудников (ЗУП 3.1.4)

Напоминания всех пользователей

Пользователям с полными правами доступен список напоминаний всех пользователей. Его можно просмотреть в разделе Главное – Сервис – Напоминания пользователей:

Открывается форма списка регистра сведений Напоминания пользователя:

Каждое Напоминание тоже открывается в служебной форме регистра сведений:

По этой причине редактировать или создавать новое Напоминание непосредственно в регистре не очень удобно.

Данным списком имеет смысл пользоваться, чтобы перенести напоминание одного пользователя другому. Например, можно скопировать Напоминание для другого пользователя. Для этого следует щелкнуть на нужное напоминание и нажать Скопировать в шапке таблицы. Далее в скопированном Напоминании можно изменить значение поля Пользователь:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email