Как работать с электронным заказом-заявкой в 1С?

Можно ли заполнить и отправить электронную заказ-заявку (ЭЗЗ) перевозчику в 1С:Бухгалтерия и какие действия выполнить дальше?

Как создать и заполнить заявку на перевозку  в 1С

ЭЗЗ — первый документ в электронном документообороте (ЭДО) перевозки груза. С нее начинается оформление остальных транспортных документов между Грузоотправителем и Перевозчиком. Покажем, как заполнить и отправить заказ-заявку в 1С:Бухгалтерия, подтвердить ее у Перевозчика и завершить обмен документами.

Этап 1. Действия Грузоотправителя — Создание и отправка ЭЗЗ

Шаг 1. Переход и создание документа

• перейдите в раздел Продажи — Доставка — Электронные перевозочные документы
• нажмите Создать — Электронная заказ-заявка

Шаг 2. Заполнение основных реквизитов и участников

• укажите дату документа
• выберите режим документа: Заявка, если требуется зафиксировать данные договора перевозки, или Заказ
• при выборе режима Заявка внизу формы станет доступен Договор на перевозку груза
• выберите Грузоотправителя — вашу организацию, например ООО «Склад-Сервис»
• выберите Перевозчика — транспортную компанию, например ООО «Деловые перевозки»
• укажите предполагаемую дату и ориентировочное время подачи транспортного средства под погрузку

Шаг 3. Настройка адресов пунктов подачи, погрузки и выгрузки

• укажите адрес пункта подачи транспортного средства (ТС). Нажмите кнопку выбора с тремя точками, выберите формат деления — муниципальное или административно-территориальное, введите адрес и нажмите ОК
• укажите адреса пунктов погрузки и выгрузки
• если адрес погрузки совпадает с адресом подачи, нажмите Добавить пункт подачи ТС — программа подтянет адрес автоматически и назначит тип операции Погрузка
• добавьте второй пункт с категорией Выгрузка, укажите адрес пункта выгрузки и нажмите ОК

Шаг 4. Внесение сведений о грузе и параметрах транспортного средства

• в Сведения о грузе нажмите Заполнить
• внесите отгрузочное наименование груза и его состояние
• укажите вид тары, количество грузовых мест, место определения массы, объем, массу брутто и габариты — высоту, длину и ширину. Нажмите ОК
• в строке параметров транспортного средства нажмите кнопку выбора
• нажмите Создать, укажите общие параметры ТС, его грузоподъемность и вместимость в м³

Шаг 5. Указание договора на перевозку

• в Договор на перевозку груза нажмите Заполнить
• укажите наименование, номер и дату договора
• в Сторона, подписавшая документ выберите или создайте контрагента-перевозчика и нажмите ОК

Шаг 6. Проверка и отправка

• нажмите Записать
• нажмите Проверить для автоматического контроля данных. При необходимости просмотрите печатную или электронную форму ЭДО, распечатайте или выгрузите ее
• нажмите Отправить, выберите сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) грузоотправителя и нажмите Подписать
• документ перейдет в стадию оформления со статусом Ожидается подтверждение
• в рабочем месте Продажи — Текущие дела ЭДО в папке Исходящие отобразится состояние Отправлен

Этап 2. Действия Перевозчика — Подтверждение заявки

Шаг 1. Получение документа

• в информационной базе Перевозчика перейдите в раздел Продажи — Электронные перевозочные документы
• нажмите Выполнить обмен и выберите сертификат электронной подписи (ЭП)
• откройте поступившую электронную заказ-заявку с текущим этапом подтверждения

Шаг 2. Внесение данных по рейсу и водителям

Перевозчик направляет подтверждение либо оформляет отказ от заявки:

• укажите Лицо, ответственное за перевозку
• выберите водителя из справочника или нажмите Добавить, чтобы указать фамилию, имя и отчество, серию и номер водительского удостоверения и дату выдачи
• добавьте транспортное средство: нажмите Создать и заполните регистрационный номер ТС, тип, марку, грузоподъемность, вместимость и тип владения
• в Размер платы и порядок расчетов выберите валюту, стоимость перевозки, ставку НДС и порядок расчетов

Шаг 3. Подписание и отправка

• нажмите Записать, а затем Проверить
• нажмите Отправить и подпишите документ электронной подписью Перевозчика
• статус документа у Перевозчика изменится на Подтвержден и Завершен

Этап 3. Завершение документооборота у Грузоотправителя

• в базе Грузоотправителя перейдите в раздел Продажи — Электронные перевозочные документы и нажмите Выполнить обмен
• статус документа сменится на Подтвержден
• по гиперссылке Подтверждение внутри документа Грузоотправитель может проверить данные по водителю, автомобилю и стоимости услуг, внесенные Перевозчиком
• двусторонний обмен ЭЗЗ полностью завершен

См. также:

• ЭПД становятся обязательными с 1 сентября 2026 года — что нужно срочно сделать бухгалтеру
• Какая автоматизация по ЭПД есть в 1С