Доверенность на право подписи документов

По закону подписывать документы компании без доверенности вправе только ее руководитель (генеральный директор, директор, президент и т. д.). При необходимости, руководство может передать полномочия на подписание документов другому лицу (лицам) по доверенности. Расскажем, как правильно оформить такую доверенность, и приведем образцы.

Право подписи на документах: нормативная база

Юридическое лицо приобретает права и принимает на себя обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Это означает, что исполнительный орган компании (например, гендиректор или президент) имеет право подписывать документы без доверенности, поскольку его полномочия определены изначально – на уровне законодательства и учредительных документов.

Подпись ответственного лица на первичном ученом документе – это обязательный реквизит (пп. 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Отсутствие подписи директора или уполномоченного представителя автоматически лишает документ юридической силы и учетной значимости. Например, без подписи на счете-фактуре невозможно получить налоговый вычет по НДС, так как он будет считаться оформленным с нарушением установленных правил (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Законодательство не препятствует организациям и гражданам (включая ИП) выдавать доверенности, в которых делегированы полномочия на подписание документов другим лицам. При этом нужно соблюдать порядок оформления доверенности, закрепленный в ст. 185-189 ГК РФ.

Таким образом, анализ законодательства позволяет заключить: право подписи документов считается легитимным, если оно прямо закреплено в уставе/законе, либо передано надлежаще оформленной доверенностью.

Как оформить доверенность на подписание документов

Оформить доверенность можно в разрешенной законодательством форме:

• Бумажной, заверенной подписью доверителя и печатью (если она имеется) – такая доверенность является достаточным основанием для большинства типовых операций (например, для подписания актов выполненных работ)
• Электронной (например, в форме МЧД) – законную силу такая доверенность имеет при условии использования УКЭП доверителя и КЭП представителя (Приказы Минцифры от 18.08.2021 N 856, от 18.08.2021 N 857, от 18.08.2021 N 858, Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ)

В отдельных случаях доверенность должна быть заверена нотариально – например, для регистрации прав, прямо оговоренных законодательством, включая сделки с недвижимостью и случаи передоверия (ст. 53 Основ законодательства РФ о нотариате)

Этапы оформления доверенности на право подписи документов:

• 1 этап: Определить, какой вид доверенности будет применяться – простая письменная форма или нотариально заверенная
• 2 этап: Заполнить обязательные реквизиты в соответствии с требованиями законодательства и особенностями формы
• 3 этап: Определить перечень полномочий доверенного лица
• 4 этап: Разрешить передоверие полномочий или запретить его
• 5 этап: Заверить подлинность доверенности способом, соответствующим ее виду

Далее детально разберем каждый этап.

1 этап. Выбор вида доверенности

Выбор между электронным и бумажным вариантом доверенности зависит от ряда факторов:

• техническая возможность: для работы с системой МЧД необходимо наличие у организации программно-аппаратных средств и квалифицированных электронных подписей (КЭП) у каждого представителя
• конфиденциальность: в ситуациях, требующих ограниченного доступа (например, связанных с коммерческой тайной), бумажная доверенность может быть надежнее
• территориальное расположение подразделений: при наличии удаленных филиалов и представительств применение МЧД упростит логистику; при локальном использовании бумажная доверенность проще

Таким образом, выбор между бумажным и электронным вариантами доверенности будет определяться технологическим уровнем компании и спецификой ее деятельности.

2 этап. Заполнение обязательных реквизитов доверенности

Чтобы доверенность обладала юридической силой, в ней должны присутствовать обязательные реквизиты (ст. 185 – 189 ГК РФ), в том числе:

• название (например, «Доверенность на подписание актов выполненных работ»)
• место и дата выдачи – без даты доверенность не действительна (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ)
• сведения о доверителе-организации: организационно-правовая форма, полное название согласно ЕГРЮЛ, адрес местонахождения, регистрационные коды – ИНН/КПП, ОГРН
• данные представителя: если полномочия передаются физическому лицу – его ФИО полностью, паспортные данные, адрес регистрации/проживания; если доверенность выдается другому юрлицу – официальное название по ЕГРЮЛ, ОГРН, ИНН/КПП, юридический адрес
• подробное перечисление возложенных обязанностей в соответствии со ст. 182 ГК РФ, ст. 185 ГК РФ (например, на подписание первичных учетных документов)
• период действия доверенности – если период не указан, автоматически применяется годовой период с даты выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ)

3 этап. Определение перечня полномочий доверенного лица

Выбор полномочий и правильное их оформление зависят от конкретных задач, возложенных на представителя. Существуют различные подходы к делегированию права подписи документов:

• отдельная доверенность – наиболее удобный в применении вариант, поскольку он специализирован, что ограничивает возможность злоупотребления полномочиями
• в составе общих полномочий – как один из пунктов доверенности более широкого спектра (например, генеральной доверенности)

Второй подход удобен тем, что устраняет потребность в оформлении дополнительных доверенностей для совершения разнообразных юридических действий. Обычно генеральную доверенность выдают заместителям директора, руководителям филиалов или представительств.

Если необходимо ограничить полномочия представителя, можно применить избирательный механизм:

• выборочное указание контрагентов: ограничить право подписи документами, связанными только с определенными организациями
• запрет конкретных действий: прямо исключить из компетенции представителя совершение отдельных действий (например, подписание актов выполненных работ)
• метод «что разрешено»: включить в доверенность только те действия, на совершение которых представитель получил прямое разрешение

4 этап. Разрешение/запрет передоверия полномочий

Лицо, получившее доверенность, должно действовать самостоятельно. Но закон разрешает ему передать свои полномочия другому лицу, если право на передоверие прямо прописано в тексте доверенности либо доверенность не запрещает передоверия (п. 1 ст. 187 ГК РФ). Во избежание юридических проблем и споров, при составлении доверенности всегда следует ясно указывать: разрешена передача полномочий третьим лицам или запрещена.

5 этап. Удостоверение доверенности

В зависимости от формы, доверенность может быть удостоверена одним из способов: личной подписью руководителя, нотариальным заверением или применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Для удостоверения бумажной доверенности необходима подпись руководителя предприятия или уполномоченного на это лица, скрепленная печатью организации – если таковая имеется (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Требование о проставлении печати на доверенности содержится в ст. 53 ГПК РФ, ст. 61 АПК РФ, ст. 57 КАС РФ. В ГК РФ такого требования не установлено.

Электронная доверенность на подписание документов формируется исходя из единых требований, утв. Приказом Минцифры от 18.08.2021 N 857. Наиболее часто применяется универсальный формат 003, который обеспечивает взаимодействие с различными субъектами: банками, ФНС, Росстатом и др. Руководителю фирмы для оформления МЧД необходимо иметь УКЭП, а представителю по доверенности – использовать собственный сертификат КЭП в связке с МЧД.

Право выдавать УКЭП для руководителей организаций имеет Удостоверяющий центр ФНС и его доверенные лица.

Образец бумажной доверенности на право подписи первичных документов

Покажем, как может выглядеть доверенность на право подписи документов.

Пример

Директор ООО «ТАУТАВ» передал своему заместителю полномочия по подписанию первичных документов (примечание: все сведения, указанные в доверенности – вымышленные):

Образец электронной доверенности на право подписи документов

Покажем, как может выглядеть электронная доверенность на право подписи документов, сформированная из следующих предпосылок:

• организация решила предоставить заместителю директора ограниченные полномочия в ФНС, наделив его правом подписи заявления на возврат излишне уплаченного налога
• для создания МЧД использован онлайн-сервис ФНС «Машиночитаемая доверенность»
• применен универсальный формат доверенности (003)

Кратко об оформлении доверенности на право подписи документов

• Доверенность может быть оформлена на бумаге или в электронной форме, а в отдельных случаях требует нотариального удостоверения (ст. 185.1 ГК РФ)
• Бумажная доверенность не имеет стандартной формы, но должна содержать обязательные реквизиты; заверяется подписью руководителя, а в особых случаях — нотариально
• Требования к электронной доверенности (МЧД) регулируются Приказами Минцифры от 18.08.2021 N 856, от 18.08.2021 N 857, от 18.08.2021 N 858, Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ; для заверения МЧД руководитель использует собственную УКЭП, а представитель применяет свою КЭП вместе с машиночитаемой доверенностью

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email