Кадровый ЭДО в 1С:Кабинете сотрудника (ЗУП 3.1.18.189)

Общие сведения о кадровом ЭДО

В сервисе 1С:Кабинет сотрудника добавлена возможность электронного подписания кадровых документов (кадровый ЭДО или КЭДО).

Кадровый ЭДО – эксперимент по переходу от бумажной кадровой документации в пользу электронной.

В ЗУП 3.1 уже есть инструмент для работы с электронными документами в рамках обмена с порталом «Работа в России» — Интеграция с порталом «Работа в России» (3.1.17.171). Но этот механизм имеет свои недостатки. Например, нет возможности отслеживать, кто из работников подписал приказ, и получать от них электронно подписанные заявления.

Между 1С:Кабинет сотрудника и ЗУП 3.1 реализован двусторонний обмен электронными документами. Это позволит подписывать электронно не только приказы, но и другие документы. Например, заявления сотрудников. Также можно отследить, подписан приказ работником или нет.

На текущий момент для КЭДО в 1С:Кабинет сотрудника используются следующие виды электронных подписей:

• для кадровиков – усиленные квалифицированные. Они являются платными, ежегодно перевыпускаются и могут быть проверены в сторонних сервисах;
• для сотрудников – усиленные НЕ квалифицированные. Бесплатные, хранятся «в облаке», соответствие можно проверить только в информационной системе предприятия.

Пока отсутствует нормативная база кадрового ЭДО, перейти на него полноценно и отказаться от бумажных документов могут только участники эксперимента (Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ). Всем остальным пока придется дублировать приказы на бумаге.

Подключение и настройка кадрового ЭДО 

Шаг 1. Подключение кадрового ЭДО

Подключить кадровый ЭДО можно в настройках сервиса 1С:Кабинет сотрудника (Кадры / Зарплата – Сервис 1С: Кабинет сотрудника), включив флажок Используется кадровый ЭДО.

На момент включения настройки сервис 1С:Кабинет сотрудника должен быть подключен. Как подключить сервис – см. Интеграция ЗУП 3 с сервисом «1С:Кабинет сотрудника»

Шаг 2. Настройка ЭЦП организации

Далее потребуется настроить электронную подпись для организации. Ее будет использовать кадровик при подписании документов. Настройку электронной подписи организации можно выполнить в разделе Администрирование – Обмен электронными документами. Ставим флажок Электронные подписи и настраиваем подпись по ссылке Настройки электронной подписи и шифрования.

Шаг 3. Настройка и выпуск ЭЦП для сотрудников

В версиях ЗУП 3.1.23.165 / 3.1.24.23 реализован механизм учета согласий работников на присоединение к КЭДО. Теперь настроить ЭЦП сотрудник может в своем кабинете только после того, как он подтвердит ознакомление с согласием.

Включение возможности использовать электронные подписи для сотрудников выполняем на стороне сервиса 1С:Кабинет сотрудника. Пользователь с правами Администратора включает флажок Использовать кадровый ЭДО в разделе Администрирование – Настройка.

Электронную подпись каждый сотрудник должен выпустить для себя самостоятельно. Это можно сделать в  разделе Электронная подпись личного профиля по ссылке Создать.

Электронные подписи сотрудников хранятся в облаке 1С, поэтому использовать подпись сотрудник может, как работая в сервисе 1С:Кабинет сотрудника с локального компьютера, так в приложении со смартфона.

Пример использования кадрового ЭДО для цепочки документов по отпуску 

Разберем, как будет проходить электронное подписание документов на примере цепочки документов по отпуску. Здесь можно выделить 4 этапа:

1. Сотрудник вводит и подписывает заявление на отпуск.
2. Руководитель согласует и подписывает заявление.
3. Кадровик формирует и подписывает приказ.
4. Сотрудник подписывает приказ.

Шаг 1. Сотрудник вводит и подписывает заявление на отпуск

Работник в сервисе 1С:Кабинет сотрудника в разделе Отпуск создает новое заявление на отпуск.

При нажатии на кнопку Отправить на согласование программа предложит сотруднику подписать заявление.

Шаг 2. Руководитель согласует и подписывает заявление

Руководитель сотрудника заходит в свой 1С:Кабинет сотрудника и в разделе Руководителю видит заявление работника, которое нужно согласовать.

При нажатии на кнопку Согласовать или Отказать руководитель подписывает заявление своей электронной подписью.

Шаг 3. Кадровик формирует и подписывает приказ

Согласованное заявление на отпуск переносится в ЗУП 3.1 при очередном обмене с сервисом 1С:Кабинет сотрудника. Кадровик видит согласованное заявление на отпуск на стороне ЗУП 3.1 в разделе Мои задачи (Главное – Сервис – Мои задачи). В Заявлении по кнопке Ввести отпуск пользователь создает новый Отпуск без сохранения оплаты (Кадры – Отпуска без сохранения оплаты).

Кадровик от имени организации подписывает приказ на отпуск в печатной форме Приказа о предоставлении отпуска (Т-6) по кнопке Передать в «1С:Кабинет сотрудника».

Шаг 4. Сотрудник подписывает приказ

Подписанный приказ на отпуск при очередном обмене поступает в сервис 1С:Кабинет сотрудника. Сотрудник может ознакомиться с ним в Профиле – Документы на подпись. По кнопке Ознакомился работник фактически подписывает приказ своей электронной подписью.

Просмотр подписанных электронных кадровых документов в ЗУП 3.1

Посмотреть все электронные кадровые документы можно в ЗУП 3.1 в журнале Документы кадрового ЭДО (Кадры – Документы кадрового ЭДО).

Здесь можно открыть Карточку электронного документа и посмотреть историю его подписания.

См. отрывок из Поддерживающего семинара ЗУП за сентябрь 2021

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email