Типовая схема приобретения материалов в 1С

В данной публикации дается полная типовая схема проведения операций по поступлению материалов, состоящая из:

• регистрации счета на оплату поставщика;
• выдачи доверенности на получение материалов;
• принятия на учет материалов производственных, офисных, хозяйственного инвентаря;
• регистрация входящего счета-фактуры и принятие НДС к вычету;
• оплаты поставщику.

Последовательность операций принятия к учету материалов может быть изменена, но порядок заполнениях документов будет такой, как показан в типовой схеме.

Уделим внимание заполнению граф, связанных с особенностями принятия на учет материалов, а так же рассмотрим, как правильно принимать к учету материалы, учитываемые на разных субсчетах.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Скачать схему приобретения материалов в 1С PDF

 

Пошаговая инструкция

02 февраля Организации был выставлен счет от поставщика ООО «ТД Текстиль» на поставку производственных материалов на сумму 273 170 руб. (в т. ч. НДС 18%).

На получение данного товара была выдана доверенность сотруднику.

03 февраля материалы были получены и приняты к учету в Организации.

05 февраля Организация произвела оплату задолженности поставщику за материалы.

Рассмотрим типовую схему приобретения материалов в 1С на примере приобретения материалов для производства. PDF

Регистрация счета от поставщика

Назначение и создание

Данные из счета, выставленного поставщиком на оплату, а так же данные из спецификаций к договору, по которым будет производиться оплата поставщику, в программе 1С вводятся в документе Счет от поставщика.

Документ Счет от поставщика не формирует проводок, но присутствие его в базе несомненно открывает больше возможностей для автоматизации учета.

Зачем бухгалтеру вводить счет на оплату от поставщика в 1С?

Ввод документа Счет от поставщика в дальнейшем позволяет значительно упростить документооборот в 1С. На основе документа Счет от поставщика автоматически будут заполнены такие документы как:

• документ Доверенность;
• документ Поступление (акт, накладная);
• документ Платежное поручение;
• документ Списание с расчетного счета;
• документ Выдача наличных.

А так же появится возможность формировать управленческие отчеты по задолженности поставщикам.

Документ Счет от поставщика вводится в разделе Покупки –Счета от поставщиков – кнопка Создать.

Особенности заполнения

Рассмотрим особенности заполнения документа при приобретении материалов. В шапке документа указывается:

• Счет № от — номер счета и дата, указанные поставщиком в выданном счете;
• Контрагент – наименование поставщика. Выбирается из справочника Контрагенты;
• Договор – основание для расчетов с поставщиком, которым может быть договор, счет либо иной документ. Выбирается из справочника Договоры.

В форме выбора Договор отображаются только те договоры, которые имеют вид договора С поставщиком.

Можно договор не вводить в справочник Договоры, тогда будет предложено выбрать из выпадающего списка значение Без договора.

В табличную часть материалы добавляются из справочника Номенклатура с помощью:

• кнопки Добавить;
• кнопки Подбор.

Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры

По каждой позиции должны быть указаны количество, цена приобретения и ставка НДС. Частично можно автоматизировать процесс заполнения такой информации. Для этого необходимо правильно заполнить карточку материала в справочнике Номенклатура.

Узнать больше о настройке справочника Номенклатура для материалов

Цена приобретаемых материалов в табличной части может заполняться:

• вручную;
• автоматически, если указан Тип цен по ссылке НДС. PDF

1С позволяет распечатать форму Счета на оплату за поставщика по кнопке Печать в документе Счет от поставщика. PDF

Оформление доверенности на получение материалов

Назначение и создание

Организация может выдавать доверенность на получение материалов от поставщика доверенному лицу. В 1С предусмотрена такая возможность с помощью формирования документа Доверенность.

Документ не формирует проводок, но с его помощью автоматизируется процесс регистрации выданных доверенностей и формирование печатных бланков Доверенность по формам М-2, М-2а.

Документ Доверенность можно создать:

• на основании документа Счет от поставщика, воспользовавшись кнопкой Создать на основании–Доверенность;
• самостоятельным вводом документа в разделе Покупки – Доверенности – кнопка Создать.

Особенности заполнения

Рассмотрим особенности заполнения документа при приобретении материалов. В шапке документа указывается:

• Номер — порядковый номер доверенности, который присваивается автоматически программой;
• От — дата выдачи доверенности;
• Срок действия — дата, по которую доверенность будет действительна;
• Контрагент – наименование поставщика, у которого планируется получить материалы. Выбирается из справочника Контрагенты;
• Договор – договор (счет), по которому планируется получить материалы. Выбирается из справочника Договоры;

В форме выбора Договор отображаются только те договоры, которые имеют вид договора С поставщиком.

• Банковский счет – счет Организации, с которого осуществляется оплата за данные материалы;
• Подотчетное лицо — выбирается из справочника Физические лица, где должны быть заполнены паспортные данные, т.к. это является обязательным условием для корректного заполнения печатной формы доверенности.

В табличной части документа Доверенность указывается наименование, количество и единица измерения материалов к получению. Она может быть заполнена:

• автоматически при вводе документа Доверенность на основании документа Счет от поставщика;
• с помощью кнопки Добавить;
• с помощью кнопки Подбор.

Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры

На вкладке Дополнительно указываются данные для заполнения печатной формы:

• Получено от — полное наименование поставщика, у которого планируется получить материалы;
• По документу — документ — основание, по которому будет произведен отпуск материалов, например, наряд, счет, договор, заказ, соглашение.

Документальное оформление

Организация может разработать свой бланк доверенности в соответствии со ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ. В 1С используется печатная форма Доверенность по форме М-2 (М-2а).

Бланк можно распечатать по кнопке Печать – Доверенность (М-2). PDF

Если доверенность выдается не на одну покупку, то она оформляется по форме М-2а, печать этой формы по кнопке Печать – Доверенность (М-2а).

Приобретение материалов

Назначение и создание

Поступление материалов от поставщика отражается с помощью документа Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная).

Документ Поступление (акт, накладная) можно создать:

• на основании документа Счет от поставщика, воспользовавшись кнопкой Создать на основании – Поступление (акт, накладная);
• на основании документа Доверенность, воспользовавшись кнопкой Создать на основании – Поступление (акт, накладная);
• самостоятельным вводом документа в разделе Покупки – Поступление (акты, накладные) – кнопка Поступление — Товары (накладная).

Особенности заполнения

Рассмотрим особенности заполнения документа при приобретении материалов. В шапке документа указывается:

• Накладная № от — номер накладной и дата, указанные поставщиком;
• Номер от – порядковый номер регистрации в 1С и дата принятия на учет материалов;
• Контрагент – наименование поставщика. Выбирается из справочника Контрагенты;
• Договор – основание для расчетов с поставщиком, которым может быть договор, счет либо иной документ. Выбирается из справочника Договоры.

В форме выбора Договор отображаются только те договоры, которые имеют вид договора С поставщиком.

Можно договор не вводить в справочник Договоры, тогда будет предложено выбрать из выпадающего списка значение Без договора.

• Склад – склад или место хранения, на который материалы поступают. Выбирается из справочника Склады.

Счета расчетов с поставщиком

• по ссылке Расчеты устанавливаются параметры взаиморасчетов с поставщиком. При стандартных настройках по расчетам с поставщиками в договорах в рублях устанавливаются:
  • счета расчетов 60.01 и 60.02;
  • автоматический зачет аванса по контрагенту и договору.

В случае необходимости параметры взаиморасчетов с поставщиками можно поменять.

Подробнее о заполнении ссылки Расчеты документа Поступление (акт, накладная)

Заполнение табличной части

В табличной части накладной вводятся материалы, поступившие от поставщика, указывается их наименование, количество, цена приобретения, сумма НДС, счета учета материалов и НДС. Информация может быть заполнена:

• автоматически, если накладная заполняется на основании документа Счет от поставщика или Доверенность;
• по кнопке Добавить;
• по кнопке Подбор;
• по кнопке Добавить по штрихкоду.

Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры

Основная информация в табличной части заполняется по данным из карточки материала справочника Номенклатура

Для того, чтобы добавить в накладную материал, ранее не введенный в справочник Номенклатура, необходимо создать элемент, где достаточно указать Вид номенклатуры и краткое название материала в поле Наименование. PDF

Остальные поля карточки материала могут оставаться не заполненными, их указание влияет лишь на автоматическую подстановку данных в документе. Т.е. если какие-то поля карточки остаются не заполненными, то аналогичные графы придется заполнять вручную в каждом документе.

Поэтому, чем подробнее будет введена информация о материале в карточке справочника Номенклатура, тем меньше останется полей для заполнения ее в документах.

Счета учета материалов и НДС

Счета учета материалов и НДС заполняются из регистра Счета учета номенклатуры, определенного для Вида номенклатуры, указываемого в карточке материала.

В нашем примере принимаются к учету материалы, которые будут использоваться в производстве.

Материалы производственного назначения учитываются на счете 10.01 «Сырье и материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

Счета учета при приобретении производственных материалов в табличной части:

• Счет учета – 10.01 «Сырье и материалы»;
• Счет НДС – 19.03 «НДС по приобретенным МПЗ»;

Для того, чтобы эти счета учета проставились в накладной автоматически, необходимо, чтобы в карточке материала справочника Номенклатура вид номенклатуры имел соответствующую настройку в регистре Счета учета номенклатуры.

Цена в табличной части

Цена в табличной части заполняется:

• вручную;
• автоматически.

Автоматическое заполнение цен происходит, если выбран Тип цен по ссылке НДС и он был установлен для приобретаемых материалов с помощью документа Установка цен номенклатуры.

Этой функцией удобно воспользоваться, если характер поставок материалов от поставщиков носит систематический характер и цены поставки по договору меняются достаточно редко.

Если поставка материалов носит разовый характер, то быстрее будет заполнить цены вручную непосредственно в табличной части.

НДС в табличной части

Графа % НДС заполняется в соответствии со ставкой НДС, указанной в накладной от поставщика.

Если в накладной поставщика НДС выделен, то и при вводе документа Поступление (акт, накладная) в табличной части необходимо выделять входящий НДС, вне зависимости от того, какую систему налогообложения применяет наша Организация.

В 1С графа % НДС автоматически заполняется ставкой, указанной в строке % НДС карточки материала справочника Номенклатура PDF. В случае необходимости ее можно откорректировать вручную.

Если приобретаемые материалы в дальнейшем будут использоваться для деятельности, необлагаемой НДС, то входящий НДС должен быть включен в стоимость материалов (п. 4 ст. 170 НК РФ).

В случаях, когда требуется НДС включить в стоимость материалов, порядок учета входящего НДС необходимо изменить по ссылке НДС, установив флажок НДС включается в стоимость. PDF

Тогда в проводках входящий НДС будет включен в стоимость материалов. PDF

Если автоматически заполняется некорректный счет учета материала

Если счет учета материала автоматически проставляется в табличной части некорректно, то его можно поправить вручную или правильно настроить его заполнение.

Организация приобрела запчасти для ремонта компьютера. Такие материалы должны учитываться на счете 10.05 «Запасные части» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

В программе 1С изначально не предусмотрен Вид номенклатуры Запчасти, для которого был бы определен счет учета 10.05 в регистре Счета учета номенклатуры.

Поэтому при вводе запчастей по накладной поступления можно:

• добавить в справочник Вид номенклатуры новый элемент Запчасти, выбрать его в карточке справочника Номенклатура и определить для него счет учета 10.05 в регистре Счета учета номенклатуры. PDF

Узнать подробно о Настройке счетов учета для новых видов материалов

• ввести в справочник Номенклатура запчасти Вида номенклатуры Материалы, выбрать позицию в накладную. В документе вручную поправить в графе Счет учета на 10.05, т. к. автоматически будет проставлен счет 10.01, соответствующий настройкам Вида номенклатуры Материалы.

Проводки по документу

Документальное оформление

Организация может разработать свой первичный документ по оприходованию материалов в соответствии со ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ. В 1С используется Приходный ордер по форме М-4

Приходный ордер подписывает работник, принявший материалы (например, кладовщик) и лицо, сдавшее материалы (например, грузоперевозчик, подотчетное лицо).

Бланк можно распечатать по кнопке Печать – Приходный ордер (М-4) документа Поступление (акт, накладная). PDF

Приобретение офисных материалов

Рассмотрим мини примеры по оприходованию материалов, для которых изначально предопределен счет учета в программе, привязанный к Виду номенклатуры.

Организация заключила договор с поставщиком ООО «Карандаш» на поставку офисных материалов на сумму 5 192 руб. (в т. ч. НДС 18%).

15 февраля материалы были получены и приняты к учету.

Для принятия к учету разного типа материалов, в т.ч. офисных материалов используется вышеуказанная типовая схема.

Материалы, потребляемые для хозяйственных нужд, учитываются на счете 10.01 «Сырье и материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000  N 94н).

Оформление документа Поступление (акт, накладная) на поступление офисных материалов. PDF

Проводки по принятию к учету офисных материалов. PDF

Приобретение хозяйственного инвентаря

Организация заключила договор с поставщиком ООО «Карандаш» на поставку хозяйственного инвентаря на сумму 14 160 руб. (в т. ч. НДС 18%).

21 мая МФУ лазерное Panasonic KX-MB2130RU в количестве 1 шт.был получен и оприходован в Организации.

Инвентарь, инструменты, хозяйственные принадлежности, учитываются на счете 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000  N 94н).

Оформление документа Поступление (акт, накладная) на поступление хозяйственного инвентаря. PDF

Проводки по принятию к учету хозяйственного инвентаря. PDF

Регистрация СФ поставщика

Назначение и создание

Для регистрации входящего счета-фактуры, необходимо указать его номер и дату внизу формы документа Поступление (акт, накладная) и нажать кнопку Зарегистрировать.

Особенности заполнения

Документ Счет-фактура полученный автоматически заполняется данными документа Поступление (акт, накладная).

• Код вида операции — 01 «Получение товаров, работ, услуг».

Входящий НДС можно принять к вычету непосредственно при проведении документа Счет-фактура полученный, установив флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения.

Это возможно, если в учетной политике не ведется раздельный учет НДС, т.е. не установлен флажок Ведется раздельный учет входящего НДС в разделе Главное – Налоги и отчеты – НДС. PDF

НДС принимается к вычету при выполнении условий (п. 2 ст. 171 НК РФ):

• материалы должны использоваться в деятельности, облагаемой НДС;
• в наличии правильно оформленный СФ (УПД);
• материалы приняты к учету.

Если же раздельный учет НДС ведется в 1С, то принять НДС к вычету можно по документу Формирование записей книги покупок.

1С позволяет распечатать форму заполненного счета-фактуры от поставщика по кнопке Печать документа Счет-фактура полученный или документа Поступление (акт, накладная). PDF

Проводки по документу

Декларация по НДС

В декларации по НДС сумма вычета НДС по приобретенным материалам отражается:

В Разделе 3 стр. 120 «Сумма НДС, подлежащая вычету»: PDF

• сумма НДС, принятая к вычету.

В Разделе 8 «Сведения из книги покупок»:

• счет-фактура с кодом вида операции «01».

Перечисление оплаты поставщику

Назначение и создание документа

Факт перечисления оплаты поставщику, которая прошла по банковской выписке, оформляется документом Списание с расчетного счета вид операции Оплата поставщику.

Документ Списание с расчетного счета можно создать:

• на основании документа Счет от поставщика, воспользовавшись кнопкой Создать на основании – Списание с расчетного счета;
• на основании документа Поступление (акт, накладная), воспользовавшись кнопкой Создать на основании – Списание с расчетного счета;
• самостоятельным вводом документа в разделе Банк и касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Поступление — Товары (накладная).

Особенности заполнения

Если заполнение документа осуществляется на основании документа Счет от поставщика или Поступление (акт, накладная), то он будет заполнен автоматически. Данные необходимо сверить с выпиской банка и в случае необходимости подкорректировать.

Особенности заполнения документа:

• Сумма – сумма оплаты поставщику, согласно выписке банка;
• Получатель – наименование поставщика. Выбирается из справочника Контрагенты;
• Договор – основание для расчетов с поставщиком, которым может быть договор, счет, либо иной документ. Выбирается из справочника Договоры.

Для того, чтобы взаиморасчеты с поставщиком были правильными, необходимо следить, чтобы контрагент и договор, указываемый в документе Поступление (акт, накладная) и в документе Списание с расчетного счета совпадали.

Иначе будет неправильное сальдо по расчетам с поставщиком и искажение налоговой и бухгалтерской отчетности.

Проводки по документу

В нашем примере сначала поступили материалы от поставщика, в результате возникла кредиторская задолженность по Кт 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В момент оплаты поставщику задолженность погашается и формируется проводка Дт 60.01 Кт 51.

Если будет проведена предоплата поставщику, то будет отражен аванс поставщику проводкой Дт 60.02 Кт 51, который будет зачтен при последующей поставке материалов от поставщика.

Но вне зависимости от того, каким образом была произведена оплата поставщику – в виде предоплаты или постоплаты, используемые документы и порядок их заполнения для оформления типовой схемы поступления материалов не изменяются.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email