Для чего формируется ZIP-архив электронного счета при рассылке контрагентам?

При рассылке контрагентам по электронной почте из 1С:Бухгалтерия документов — счетов на оплату, товарных накладных, счетов-фактур — постоянно автоматически прикрепляется ZIP-архив электронного счета на оплату. Для чего он нужен?

Электронный счет на оплату содержит данные в универсальном формате обмена XML для загрузки счета в базу контрагента. Он формируется автоматически из списка документов Реализация (акты, накладные): раздел Продажи — Продажи — Реализации (акты, накладные) по кнопке «письмо» при установке флажка Счет на оплату в списке доступных печатных форм документа.

ZIP-архив электронного счета на оплату формируется независимо от выставления или снятия флажка Упаковать в архив (.ZIP) в настройке Формата вложений.

Это связано с тем, что ZIP-архив электронного счета на оплату — не файл печатной формы Счет на оплату покупателю, сжатый архиватором ZIP, а специально подготовленный пакет данных в универсальном формате обмена XML, состоящий из нескольких файлов. ZIP-архив электронного счета на оплату предназначен для автоматической загрузки информации в базу контрагента при получении электронного письма с указанными данными.

Пошаговая инструкция загрузки электронного счета на оплату в базу контрагента:

1. Откройте список документов поступлений: раздел Покупки — Покупки — Поступления (акты, накладные).
2. Определитесь с вариантом загрузки данных:
   • Из электронной почты;
   • Из файла.

   Для загрузки Из электронной почты:

   • должна быть настроена учетная запись на получение сообщений в программе: раздел Администрирование — Настройки программы — Органайзер;
   • пользователь, загружающий электронный счет на оплату, должен иметь Полные права или права Работа с электронной почтой: Бухгалтерия предприятия.

   Загрузка Из файла требует только наличия ZIP-архива электронного счета на оплату, сохраненного из полученного письма на диск компьютера или флешку.

   ZIP-архив электронного счета на оплату не следует разархивировать.

   Выберите вариант Из файла и нажмите кнопку Загрузить.

3. Укажите в форме выбора файла ZIP-архив электронного счета на оплату и нажмите кнопку Открыть.
4. Проверьте информацию счета на оплату и нажмите кнопку Выполнить.

   В форме Загрузка документа из файла:

   • для записи нового документа — установите переключатель Загрузить новый документ;
   • для внесения изменений в существующий документ — переведите переключатель в положение Перезаполнить существующий.

5. Выполните сопоставление номенклатуры счета на оплату в окне Сопоставление номенклатуры.

Данные для сопоставления указаны в ссылке Найдено в моей базе.

Если ни одно из предложенных сопоставлений не подходит, создайте новую номенклатуру по ссылке Создать номенклатуру.

Закончите сопоставление номенклатуры нажатием кнопки Сохранить и закрыть.

Результат загрузки ZIP-архива электронного счета на оплату в 1C:

На основании загруженного из ZIP-архива электронного счета на оплату документа Счет от поставщика, легко создать документ Поступление (акт, накладная) по кнопке Создать на основании — Поступление (акт, накладная).

Пользователи, которые работают в 1С с Клиент-банком, на основании Счета на оплату поставщику легко могут создать документ Платежное поручение в банк по кнопке Создать на основании — Платежное поручение.

Скачать расширение конфигурации Исключение ZIP-архива электронного счета на оплату из списка отправляемых документов

БухЭксперт8 рекомендует использовать ZIP-архив электронного счета на оплату для автоматической загрузки данных в программу.

См. также:

• Настройка отправки электронных писем
• Как убрать ZIP-АРХИВ электронного счета при рассылке контрагентам
• Подключение Расширения конфигурации «Исключение ZIP-архива электронного счета на оплату из списка отправляемых документов

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email