Авансы по маркетплейсам на конец квартала: когда выписывать СФ, а когда нет

Проверку авансов начинаем в личном кабинете маркетплейса, а не с банковской выписки. Для продавца важна предоплата покупателя площадке; перечисление площадкой денег за уже проданный товар нового аванса не создает.

Порядок работы простой: определяем состав покупателей в отчете, сопоставляем оплаты с реализацией и возвратами, проверяем переходящие остатки. В 1С переносим подтвержденный незакрытый аванс, а не весь оборот по колонке предоплат. Ниже разбираем этот порядок для квартального оформления авансовых СФ.

Где взять данные в личных кабинетах

На кадрах автора разбираем отчеты за июль и август 2026 года. Они показывают, как читать выгрузки; отдельный условный пример для 1С приведен за II квартал.

Wildberries: отчет по предоплатам юрлиц

1. Откройте раздел Документы
2. На вкладке По кабинету выберите тип Отчет по предоплатам юрлиц
3. Найдите нужный документ и скачайте файл
4. Откройте его и проверьте период внутри отчета, а не только дату в списке документов

WB публикует отчет за предыдущий месяц в разделе Документы; он охватывает только юридических лиц и ИП, а не все продажи магазина.

WB: Документы → По кабинету, фильтр Отчет по предоплатам юрлиц.

Выгрузка называется Отчет по предоплатам от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за товары. Для проверки нужны дата и сумма предоплаты, дата и сумма реализации, а также сведения о возврате денег.

Пустая дата реализации не доказывает наличие остатка на конец квартала. Проверьте возврат и дальнейшую судьбу заказа.

Не переносите НДС из отчета без проверки: WB рассчитывает его по ставке из карточки товара, поэтому ее нужно сопоставить со ставкой продавца и товара. Этот отчет также нельзя использовать как подтверждение отсутствия авансов физлиц.

Ozon: два отчета по предоплатам

1. Откройте Финансы → Начисления и документы
2. На странице Документы выберите год и раздел Аналитические отчеты
3. Найдите Отчет по предоплатам за товары и Отчет по предоплатам за товары (b2b)
4. Скачайте нужные файлы и проверьте период в их заголовках

Именно такие названия видны на кадре автора; в официальной инструкции путь сокращенно указан как Финансы → Документы → Аналитические отчеты.

Сначала разберите продажи физлицам. Для них используйте обычный Отчет по предоплатам за товары. Не переносите его итог предоплат в учет автоматически: часть денег уже закрыта реализацией или возвращена покупателям.

1. Возьмите итог Сумма предварительной оплаты (с учетом НДС)
2. Сложите итоги Сумма реализации и Сумма возвращенной предварительной оплаты
3. Сравните полученные величины за один период и по одному составу операций
4. Если предоплата больше, выделите положительную разницу и проверьте незакрытые оплаты

Условие для выделения нового аванса по этой сверке: полученные предоплаты > реализация + возвращенные предоплаты. Если превышения нет, новый аванс по оборотам периода не отражаем. Речь о деньгах покупателей, полученных Ozon в пользу продавца, а не о выплатах площадки на расчетный счет.

На скриншоте расчет такой:

• Предоплата: 7 998 730,79 руб.
• Реализация: 7 601 983,19 руб.
• Возврат предоплаты: 388 182,49 руб.
• Разница: 7 998 730,79 − 7 601 983,19 − 388 182,49 = 8 565,11 руб.

Это положительная разница за июль, а не готовая сумма аванса на конец III квартала. Для квартального расчета нужны данные всех трех месяцев и незакрытые авансы на начало квартала. При переходящих остатках учитывайте их погашение: нулевая или отрицательная разница оборотов сама по себе не означает, что прежних авансов не осталось.

В расчет берите именно возврат предварительной оплаты, а не стоимость возвращенных товаров или удержаний Ozon. Комиссию не вычитайте из покупательской предоплаты. Сверка итогов не должна закрывать аванс одного заказа реализацией другого.

Затем отдельно проверьте продажи бизнесу. Обычный отчет и b2b не складывайте без проверки состава покупателей и исключения дублей.

• Предоплата: когда получены деньги и в какой сумме
• Реализация: когда и на какую сумму заказ закрыт продажей
• Возврат: когда предоплата возвращена и на какую сумму
• Связка строк: номер заказа, покупатель и товар

Не считайте итог столбца предоплат остатком: на кадре есть закрытые оплаты. Строку только с реализацией или возвратом сопоставьте с прежним авансом, не считая новой оплатой.

Яндекс Маркет: вкладка «По авансам»

1. Откройте Финансы → Финансовые отчеты
2. Перейдите на вкладку По авансам
3. Выберите год и доступный период, за который проверяете предоплаты
4. Скачайте отчет и сопоставьте его с данными об отгрузке

На странице прямо указано: отчет относится к продажам бизнесу, учитывает только платежи по расчетному счету и включает заказы, у которых оплата и отгрузка приходятся на разные отчетные периоды. Поэтому его нельзя считать полным реестром авансов всех покупателей.

Сопоставьте отчетные периоды площадки с налоговым кварталом. Недоступный файл не означает «авансов нет»: запросите у поддержки оплаты, отгрузки и возвраты по нужным заказам.

Отчет По платежам показывает взаиморасчеты с площадкой, поэтому не заменяет проверку авансов покупателей.

Как из отчетов получить остаток на конец квартала

После проверки отчетов объедините результаты по площадкам. Для юрлиц и ИП сохраните расшифровку по покупателям и заказам, для физлиц подготовьте сводный расчет с возможностью проверить его составляющие.

Рабочий расчет: остаток на начало + предоплата − зачет − возврат предоплаты. Учитывайте даты событий на конец квартала, а не дату скачивания файла.

Для каждой строки оставьте в реестре пять показателей:

• Оплата: дата, сумма и документ покупателя
• Реализация: дата и зачтенная часть оплаты
• Возврат: дата и возвращенная часть предоплаты
• Остаток: незакрытая сумма по заказу
• НДС: ставка и сумма налога, уже начисленная ранее

Возврат денег за ранее реализованный товар не смешивайте с возвратом незачтенного аванса: сначала установите, к какой операции относится строка. Суммы предоплаты проверяйте до удержания комиссии площадки.

Короткая проверка перед 1С:

• Отчеты относятся к нужному периоду и не продублированы
• Оплата сопоставлена с реализацией и возвратом
• Юрлица и ИП отделены от физлиц
• По физлицам Ozon в расчет взята разница, а не весь итог предоплат
• Остатки прошлых кварталов сохранены, ранее начисленный НДС выделен
• Долг площадки за проданные товары не включен в авансы покупателей

Когда оформлять счет-фактуру

Далее применяем квартальный подход. Сначала проверим основание для его выбора, затем разберем остатки.

Для ОСНО он опирается на судебную позицию, рассмотренную в постановлении Президиума ВАС РФ от 10.03.2009 N 10022/08; возможность следовать ей описывает БУХ.1С. Общий пятидневный срок п. 3 ст. 168 НК РФ не отменен, поэтому выбор квартального подхода на ОСНО может вызвать разногласия с инспекцией.

Для УСН квартальный порядок предусмотрен п. 13 рекомендаций ФНС, направленных письмом от 30.12.2025 N СД-4-3/11836@. Закрепите выбранный порядок в учетной политике и настройках программы.

• Аванс закрыт в том же квартале: при квартальном подходе отдельный авансовый СФ не составляйте
• Аванс юрлица или ИП не закрыт: оформите СФ, если нет отдельного основания его не выставлять
• Остались авансы физлиц: отразите НДС сводно, без выдачи каждому покупателю отдельного СФ
• НДС с остатка начислен раньше: не начисляйте его повторно только потому, что аванс перешел еще на один квартал

При освобождении продавца от НДС по ст. 145 НК РФ с обычного аванса за его товары налог не начисляют. Освобождение покупателя само по себе не отменяет НДС у облагаемого продавца, даже при соглашении не выставлять СФ.

Пример: переносим проверенные суммы в 1С

ООО «Линия» применяет ОСНО, ставку НДС 22% и квартальный подход с оговоркой выше. По проверенному реестру на 30.06.2026 есть две незакрытые предоплаты; обе получены в этот день, возвратов и начальных остатков нет.

Этот пример не связан с июльской разницей 8 565,11 руб. на скриншоте Ozon. В условном реестре за II квартал оплаты физлиц превышают реализацию и возвращенные предоплаты на 61 000 руб.; сумма не погашена на 30.06.2026 и подтверждена расшифровкой.

Исходные скриншоты 1С выполнены в релизе 3.0.206.19. Дополнительные изображения адаптированы по формам ИТС и БУХ.1С, в том числе из более ранних релизов. Реквизиты и суммы приведены к условному примеру; изображения не подтверждают проведение операций в рабочей базе.

Проверьте настройку

Откройте Главное → Настройки → Налоги и отчеты → НДС и проверьте порядок регистрации авансовых СФ. Для выбранного квартального подхода нужен вариант на рисунке.

Введите сведения о полученных авансах

В разделе Продажи → Отчеты комиссионеров создайте Отчет комиссионера (агента) о продажах; получение покупательских авансов отражается на закладке Денежные средства.

1. На закладке Главное укажите площадку, договор и отчет.
2. Если комиссия уже учтена, выберите Не рассчитывается
3. На закладке Денежные средства внесите строки с видом Аванс
4. Укажите покупателя, дату получения оплаты площадкой, сумму и ставку

Проверьте регистр НДС авансы по договорам комиссии. Не дублируйте уже загруженные продажи и не создавайте фиктивное поступление на счет 51, если деньги продавцу не перечислены.

Если по проверке физлиц Ozon нового аванса нет, дополнительную строку Аванс и новый сводный авансовый документ не создавайте. При наличии ранее отраженных авансов проверьте их зачет или возврат, а не обнуляйте остаток по одному итогу текущего отчета.

Зарегистрируйте авансовые СФ

1. Откройте Банк и касса → Регистрация счетов-фактур → Счета-фактуры на аванс
2. Выберите организацию и II квартал
3. Нажмите Заполнить, сверьте строки с реестром, затем Выполнить
4. Откройте созданные СФ и проверьте покупателей, суммы, ставки и КВО

Обработка учитывает авансы, внесенные через отчет комиссионера.

Для обычного аванса организации проверьте КВО 02, для сводного документа физлиц КВО 26. Реквизиты платежа должны относиться к оплате покупателя площадке, а не к перечислению выручки продавцу.

Если продавец сам выставляет СФ покупателю, проверьте поле Посредник: его можно вывести через Еще → Изменить форму → Учет у комитента → Посредник и очистить; при перевыставлении за комиссионером не удаляйте сведения автоматически.

Проверьте НДС и книгу продаж

После проведения СФ проверьте Дт 76.АВ Кт 68.02 и запись в регистре НДС Продажи. В примере начислено 44 000 руб. по организации и 11 000 руб. по физлицам.

После отгрузки зачтите аванс

2 июля ООО «Маяк» получило товары на 122 000 руб., НДС 22 000 руб. Вычет авансового НДС ограничен зачтенной частью предоплаты.

1. Создайте отдельный Отчет комиссионера (агента) о продажах, не дублируя реализацию
2. На закладке Денежные средства выберите Зачет аванса
3. Укажите ООО «Маяк», дату 02.07.2026 и сумму 122 000 руб
4. Проведите документ после авансового СФ и проверьте вычет

Последовательность получения и зачета аванса описана в ИТС. Повторно вводить тот же вычет другим документом не нужно.

Для обычного вычета с аванса организации применяется КВО 22, для сводного аванса физлиц КВО 26. В нашем примере после зачета остается 183 000 руб. предоплаты и 33 000 руб. ранее начисленного НДС.

В отгрузочном СФ проверьте строку 5б: при зачете аванса прошлого квартала она содержит номер и дату авансового СФ.

Чек-лист перед декларацией

• Скачаны отчеты площадок, понятен состав покупателей в каждом файле.
• Выделен остаток именно на конец квартала, а не месяца.
• Учтены реализации, возвраты и переходящие авансы.
• По Ozon проверено превышение предоплат над реализацией и возвратами, а затем остаток на конец квартала.
• Ставки и КВО проверены, документы проведены.
• НДС со старых остатков не начислен повторно.
• После отгрузки проверены вычет и строка 5б.
• Свяжите строку отчета площадки, остаток аванса и запись НДС в 1С. Если связи нет, выясните судьбу заказа, а не создавайте дополнительный СФ.
• ИТОГ 1. ЧТО ПРОВЕРЕНО И ОКАЗАЛОСЬ ВЕРНЫМ
• ИТОГ 2. ЧТО ПОДТВЕРДИТЬ НЕ УДАЛОСЬ
• ИТОГ 3. СПОРНЫЕ МЕСТА