Больничный лист в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция

Рассмотрим в виде пошаговой инструкции порядок регистрации больничных в 1С ЗУП 8.3.

Вы узнаете:

• каким документом регистрируется период болезни сотрудника в программе
• как зарегистрировать больничный лист, в том числе как отразить электронный больничный лист
• как рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности

Общий алгоритм регистрации больничных в 1С ЗУП 8.3

Для регистрации в 1С 8.3 ЗУП 3.1 периода болезни сотрудника используется два типа документов: Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (Кадры – Отсутствия, болезни, прогулы, неявки) и Больничный лист (Кадры – Больничные листы). Их можно создавать автоматически при загрузке электронных больничных или вручную.

С 1 января 2021 года все регионы окончательно перешли на прямые выплаты пособий (Федеральный закон N 478-ФЗ от 29.12.2020). Пособия, которые положено выплатить за счет СФР, работникам перечисляет сам фонд. А работодатели передают сведения фонду, необходимые для расчета и выплаты пособий.

Помимо этого, с 1 января 2022 года для начисления пособий применяют электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Листки нетрудоспособности в бумажном виде могут быть выданы только лицам, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну (ч. 28 ст. 13 Закона N 255-ФЗ, п. 2 Условий и порядка N 1089н).

Последовательность регистрации и начисления больничного в ЗУП 8.3 следующая: ­

Шаг 1. Получаем из СФР информацию об открытии ЭЛН – документ Сообщение ФСС об изменении ЭЛН (Кадры – Пособия – Сообщения ФСС об изменении ЭЛН)

Чтобы получать электронные больничные и другие документы по пособиям из фонда в ЗУП 3.1, в программе должен быть настроен обмен СЭДО с СФР. Как подключить обмен, смотрите в статье Подключение СЭДО с СФР. Если по технической причине это невозможно — обмен по СЭДО можно осуществлять из другой программы, а в ЗУП 8.3 загружать файлы с входящими сообщениями фонда вручную. Выгружать документы из 1С ЗУП 8.3 для отправки в СФР через стороннего оператора также потребуется вручную.

Шаг 2. Регистрируем документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Это позволит исключить при расчете зарплаты дни болезни, когда подошел срок начисления зарплаты, а больничный еще не закрыт

Шаг 3. Получаем Сообщение ФСС об изменении ЭЛН с кодом состояния ЭЛН 30 – закрыт медицинской организацией и Входящий запрос СФР для расчета пособия (Кадры – Пособия – Входящие запросы СФР для расчета пособий). В запросе будут указаны сведения о заработке, стаже и параметрах расчета пособия, по которым фонд планирует назначать пособие сотруднику

Предполагается, что Входящий запрос СФР направляет работодателю с очень небольшим разрывом по времени с момента закрытия ЭЛН. Но Запрос нужен не всегда. Он не поступит, если в больничном нет оплачиваемых дней за счет СФР или если пособие будет выплачиваться по другим местам работы. Подробнее — Входящий запрос СФР по больничному не пришел — что делать.

Шаг 4. Вводим документ Больничный лист. Если ранее регистрировали Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) — отменять проведение этого документа не требуется

Шаг 5. Сверяем данные фонда с имеющимися у нас данными, рассчитываем свою часть пособия в документе Больничный лист

На практике бывают ситуации, когда данные о заработке в Запросе не совпадают с нашими данными. В этом случает безопаснее еще раз запросить данные в фонде — Можно ли при расчете пособия брать суммы доходов из Входящего запроса СФР?

Шаг 6. Заполняем и отправляем в фонд Ответ на запрос пособия (Кадры – Пособия – Ответы запросы СФР для расчета пособий). Срок ответа — 3 рабочих дня с даты поступления Запроса (п. 3, 7, 22 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 N 2010)

Детальное описание последовательности вышеуказанных действий смотрите в статье СЭДО по больничным — порядок действий.

Рассмотрим регистрацию и расчет больничного в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 подробнее.

Регистрация периода болезни документом Отсутствия (болезнь, прогул, неявка)

Если настала пора рассчитывать зарплату или аванс, а ЭЛН еще не закрыт, в программе 1с 8.3 ЗУП следует ввести документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с причиной отсутствия — Болезнь (больничный еще не закрыт). Тогда сотруднику не будет начисляться зарплата за период больничного и в табеле дни отсутствия будут отмечены кодом Б.

Рассмотрим, как правильно зарегистрировать такое отсутствие.

Настройки для регистрации отсутствия по невыясненной причине

Чтобы в программе 1С 8.3 ЗУП можно было зарегистрировать документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), в настройках состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на вкладке Учет отсутствий должен быть установлен флажок Прогулы и неявки.

Отсутствия по болезни в ЗУП 3.1 можно создавать автоматически и вручную:

• Если в настройках учетной политики (Настройка – Организации или Реквизиты организации – Учетная политика и другие настройки) включен флажок Автоматически создавать отсутствия по болезни при открытии/продлении ЭЛН, то при загрузке сообщений об открытии и продлении ЭЛН (коды 010 и 020) автоматически будет создан документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Поле Ответственный в таких документах будет пустым.При этом когда в настройках установлен еще и флажок автоматического утверждения отсутствия — документ сразу утверждается.При автоматическом утверждении в поле Расчет утвердил проставляется имя пользователя с правами Расчетчика, который первым откроет документ.

Если включить автоматическое утверждение отсутствий – автоутвержденный документ будет недоступен для редактирования пользователю с правами Кадровика. Подробнее – Автоматическое создание отсутствий при загрузке сообщений СЭДО (ЗУП 3.1.25.36)

• Если флажок Автоматически создавать отсутствия по болезни при открытии/продлении ЭЛН не включен — создавать документ потребуется вручную

Рассмотрим, как это сделать.

Создание документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) вручную

Если с программой 1С ЗУП 8.3 работают две группы пользователей: специалисты отдела кадров и бухгалтеры по расчету зарплаты — предполагается, что при ручном вводе документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) регистрирует пользователь с профилем Кадровик. В документе он указывает сотрудника и период неявки, а затем пользователь с профилем Расчетчик утверждает документ.

Ввести документ можно по ссылке Создать отсутствие в форме Сообщения ФСС об изменении ЭЛН.

Если ЭЛН в 1С ЗУП 8.3 не загрузился – создать документ можно в журналах документов Все отсутствия сотрудников или Отсутствия (болезни, прогулы, неявки).

Как заполнить реквизиты в документе Отсутствие (болезнь, прогул, неявка):

• в поле Месяц указываем месяц, при расчете зарплаты за который должно быть учтено отсутствие.
  

  
  Важно правильно выбирать Месяц в документе Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). По умолчанию программа подставляет месяц, соответствующий текущей дате. Если зарегистрировать документ будущим месяцем — при расчете зарплаты программа не увидит неявку сотрудника, и оплата ему будет начислена за полностью отработанный месяц.
  

• вид отсутствия — Болезнь (больничный еще не закрыт). При формировании отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате) неявка будет зарегистрирована по коду времени Б. При этом не стоит путать этот вид отсутствия с Отсутствием по невыясненной причине, который также есть в данном документе, поскольку он в табеле возвращает код вида времени НН
• Даты начала и окончания отсутствия берем из ЭЛН

Утверждение документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)

Если автоматическое утверждение отсутствий не включено — после проведения Кадровиком документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), в журнале документов он будет выделен жирным шрифтом, поскольку еще не утвержден.

Пользователю с профилем Расчетчик следует утвердить документ, установив соответствующий флажок в самом документе

Если в программе 1С 8.3 ЗУП многопользовательская работа не настроена, то флажок утверждения в форме документа не отображается. Считается, что документ утверждается сразу при проведении документа.

После утверждения документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) при расчете оклада сотрудника отработанное время будет определено с учетом этого отсутствия.

Пример

При расчете аванса за март будет учтено отсутствие сотрудника Булатова И. В. в период с 5 по 11 марта.

На этот период приходится 5 отработанных дней из нормы в 22 дня, запланированных в графике сотрудника. Поэтому расчет для сотрудника произойдет только за 5 дней.

Отражение отсутствия в табеле учета рабочего времени

Если для сотрудника факт отсутствия в связи с болезнью регистрируется документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с видом отсутствия Болезнь (больничный еще не закрыт) — такие периоды автоматически отражаются в табеле учета рабочего времени буквенным кодом Б.

Действия после закрытия ЭЛН

После того, как в организацию поступит ЭЛН со статусом 030 – Закрыт медицинской организацией,

в программе 1С 8.3 ЗУП необходимо зарегистрировать документ Больничный лист и рассчитать его.

Какие еще бывают статусы ЭЛН и как их отработать в ЗУП 3.1, смотрите в нашей памятке — Памятка статусы сообщений в рабочем месте Сообщения ФС об изменении ЭЛН.

Больничный лист в 1С: ЗУП 8.3 можно создать разными способами:

• автоматически при поступлении сообщения о закрытии ЭЛН
  

  
  Программа создаст Больничный лист при закрытии ЭЛН автоматически, если в настройках учетной политики включен флажок Автоматически создавать больничные при закрытии ЭЛН.
  В Больничном листе, который создан автоматически:

  • поле Ответственный в документе не заполняется
  • документ не утверждается автоматически, расчетчик должен утвердить его вручную.

• вручную из журнала Сообщения ФСС об изменении ЭЛН по ссылке Создать больничный 
• вручную на основании документа Входящий запрос СФР для расчета пособия 
• вручную в списке документов Больничные листы или Все отсутствия сотрудников 

В любом случае при создании Больничного нет необходимости сторнировать или удалять документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Программа самостоятельно вытеснит дни неявки. При вводе документа Больничный лист будет выведено предупреждение о том, что был веден документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Необходимо провести документ не смотря на предупреждение, нажав ОК.

Пример 1

Булатову И.В. на основании Сообщения об изменении ЭЛН было зарегистрировано отсутствие в период с 05.03 по 11.03. В организацию поступило сообщение о закрытии ЭЛН сотрудника Булатова И.В. На основании этого сообщения регистрируем документ Больничный лист за период с 05.03 по 11.03. При проведении нажимаем ОК в окне с предупреждением.

Если больничный регистрируется уже в следующем месяце начисления по отношению к документу Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), тогда в документе Больничный лист произойдет отмена отсутствия по невыясненной причине в явном виде.

Пример 2

По сотруднику Кирсанову К.К. было зарегистрировано отсутствие с 29.04 по 10.05. причине Болезнь (больничный еще не закрыт).

ЭЛН закрыли 10.05. К этому времени зарплата за апрель уже рассчитана и выплачена. Больничный лист на период с 29.04 по 10.05 регистрируем месяцем начисления май.

В документе появляется вкладка Пересчет прошлого периода, на которой регистрируется отмена периода отсутствия по виду расчета Отсутствие по болезни (больничный еще не закрыт).

Как заполнять данные в документе Больничный лист в 1С ЗУП 8.3

Если автоматическое создание Больничных листов не включено, и с программой работают две группы пользователей: отдел кадров и бухгалтеры по расчету зарплаты — предполагается, что документ Больничный лист сначала вводит пользователь с профилем Кадровик. Он указывает в нем сотрудника и данные из листка нетрудоспособности. А затем пользователь с профилем Расчетчик рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности и утверждает документ.

Большинство реквизитов в Больничном листе заполняется автоматически из Сообщения об изменении ЭЛН или Входящего запроса. Рассмотрим, как правильно заполнить реквизиты Больничного листа в ЗУП 3.1

Месяц и дата документа

В документе Больничный лист, следует корректно заполнить реквизиты Месяц и Дата. Дата – это дата регистрации больничного листа в программе, а Месяц – месяц начисления, в котором сотруднику будет начислено пособие по документу Больничный лист.

Пример 1

Сотрудник Булатов И.В. болел в период с 5 по 11 марта. 11 марта поступило сообщение, что ЭЛН закрыт. В этот же день был введен документ Больничный лист. В этом случае пособие по временной нетрудоспособности будет начислено сотруднику в мартовскую зарплату, поэтому в реквизите Месяц следует указать месяц Март. В качестве Даты документа указывается дата регистрации документа Больничный лист в программе, т. е. 11.03.

Пример 2

Сотрудник Кирсанов К. К. болел в период с 29 апреля по 10 мая. 11 мая поступило сообщение о закрытии ЭЛН. В этом случае в реквизите Месяц следует указать Май, так как начисление пособия будет выполняться уже в майскую зарплату. В качестве Даты документа указывается дата регистрации больничного в программе, т. е. 11.05.

Страховой стаж сотрудника

Для расчета пособия по временной нетрудоспособности требуется знать страховой стаж сотрудника.

Обычно начальный страховой стаж, т. е. стаж по состоянию на дату приема вводится в программу при приеме сотрудника на работу, а в документе Больничный лист автоматически рассчитывается стаж на дату начала временной нетрудоспособности. В этом случае никаких дополнительных действий не требуется.

Если страховой стаж для сотрудника в программе не введен, то для корректного расчета пособия его обязательно необходимо ввести. В этом случае в форме документа Больничный лист отображается надпись Не заполнен стаж, пособия могут быть рассчитаны неверно. Следует кликнуть по этой надписи и ввести страховой стаж.

Подробнее о том, рассчитывается и регистрируется в 1С ЗУП страховой стаж сотрудников для расчета процента оплаты пособия – в статье Расчет и регистрация страхового стажа сотрудника.

Является продолжением листка нетрудоспособности

Поле Продолжение листка нетрудоспособности № заполняется в случае длительного заболевания, если данный больничный является продолжением другого. В документе Больничный лист в программе необходимо выбрать документ Больничный лист, продолжением которого является этот документ.

Больничные-продолжения оплачивают по среднему заработку, который применялся для оплаты первичного больничного. Считается, что это один и тот же страховой случай. Поэтому оплачивать первые три для за счет работодателя для больничных листов, которые открыты как продолжение предыдущего листка нетрудоспособности, не нужно (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Подробнее см. в разделе Расчет продолжения пособия.

Причина нетрудоспособности

В реквизите Причина нетрудоспособности указывается код причины нетрудоспособности на основании кода из ЭЛН. От кода Причины нетрудоспособности зависит источник оплаты пособия.

Пособие за первые 3 дня нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы самого работника (коды причины 01, 10, 11) выплачивается страхователем за счет собственных средств, а за остальной период, начиная с 4-го дня — за счет бюджета Фонда.

При коде 09, чтобы выбрать правильную причину в программе необходимо указать возраст родственника, за которым осуществляется уход.

Если возраст не превышает 15-ти лет, то это – уход за ребенком, а если превышает, то уход за больным взрослым членом семьи.

Для причины (09, 12, 13, 14, 15) Уход за больным ребенком потребуется заполнить дополнительные данные на вкладке Уход за детьми.

Для причины (09) Уход за больным взрослым членом семьи аналогичная вкладка будет называться Уход за родственниками.

Период нетрудоспособности

Даты в реквизитах Освобождение от работы с … по… заполняются на основании сведений из ЭЛН.

Период нетрудоспособности не всегда совпадает с периодом, подлежащим оплате. Если сотрудник работал на больничном, пособие за это время не назначается — Сотрудник работал на больничном несколько дней — как отразить в ЗУП 3.1.

Если дни больничного в какой-то части пересекаются с отпуском без сохранения оплаты или учебного отпуска, такие периоды исключаются из оплаты пособия — Исключение отпусков без сохранения оплаты и учебных из расчета больничных (ЗУП 3.1.30.108 / 3.1.31.58).

Условия исчисления

Это дополнительные параметры, которые влияют на назначение пособия. Они задаются в виде определенных кодов.

Среди условий начисления стоит обратить повышенное внимание на коды:

• 45 – лицо, имеющее инвалидность. Работнику-инвалиду пособие при заболевании или травме выплачивается не более чем за пять месяцев в календарном году — Больничные по работникам-инвалидам. Исключение составляют только случаи заболевания туберкулезом. Если по сотруднику заполнены сведения об инвалидности, код 45 заполнится автоматически

Если код 45 не указать, в случае переплаты больничного с организации могут взыскать излишне выплаченные суммы — С работодателя взыскали пособие из-за отсутствия отметки об инвалидности в больничном.

• 47 – заболевание (травма) наступили в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы. Заполняется при назначении пособия уволенным сотрудникам. Ограничение для пособия — 60% от среднего заработка. Пособие выплачивается, только, если ЭЛН открыт в течение 30 дней с момента увольнения

Перед выплатой пособия работнику, который заболел в течение 30 дней после увольнения, безопаснее убедиться, что он не успел устроиться на новую работу. Для этого у него можно запросить у него копию бумажной трудовой книжки или справку СТД-ПФР. Это поможет избежать переплаты и проблем фондом. Подробнее — Ответ на запрос СФР по больничному уволенного сотрудника.

Источник среднего

Переключатель Источник среднего определяет, по каким данным будет рассчитываться средний заработок для оплаты пособия.

Возможны три варианта:

• Учет организации – в расчете будут использоваться данные из информационной базы о зарплате сотрудника в организации и суммы из Справок для расчета пособий
• Учет Фонда – средний будет посчитан из сумм по документу Средний заработок по данным СФР (Кадры – Пособия – Средний заработок по данным СФР (СЭДО)). Для этого необходимо предварительно запросить у фонда данные о заработке сотрудника в расчетном периоде – отправить Запрос сведений о среднем заработке (Кадры – Пособия – Запросы данных СФР о среднем заработке). Такая необходимость возникает, если для ЭЛН поступил Входящий запрос из фонда, и данные о среднем заработке в Запросе отличаются от данных в учете организации

Как в ЗУП 8.3 запросить у СФР данные о заработке сотрудника, смотрите в статье Запрос сведений о зарплате через СЭДО.

• Входящий запрос Фонда – расчет среднего заработка произойдет по данным из Входящего запроса СФР 

По общему правилу источником среднего должен выступать Входящий запрос. Остальные варианты используются в исключительных случаях, когда во Входящем запросе в сумме заработка явная ошибка. Например, такое может быть при расчете пособия в январе, когда фонду еще не поступили сведения о заработке за предыдущий год.

СФР разрешает показывать в Ответе на запрос зарплату больше, чем во Входящем запросе, но не разрешает уменьшать ее. Если максимальный размер среднего указан во Входящем запросе СФР, безопаснее не ориентироваться сразу на него. Сначала лучше направить в СФР Запрос данных о среднем заработке. И после получения от СФР документа Средний заработок по данным СФР ориентироваться при расчете пособия на полученный ответ.

Подробнее — Нюансы заполнения больничного и ответа на запрос СФР.

Учитывать заработок предыдущих страхователей

Флажок Учитывать заработок предыдущих страхователей устанавливают, если при расчете среднего заработка необходимо учесть заработок сотрудника по другим местам работы в расчетном периоде.

Учитывать заработок предыдущих страхователей необходимо, если во Входящем запросе параметр Вид суммы заработка имеет значение Общая сумма заработка по всем страхователям. Это возможно в случаях, если:

• Мы являемся единственными работодателями сотрудника на текущий момент. Тогда в Запросе флажок Числится у нескольких страхователей будет снят 

• Если у сотрудника есть действующий трудовой договор (или договор ГПХ) с несколькими работодателями, но пособие платим только мы. Тогда во Входящем запросе СФР:
  • будет включен флажок Числится у нескольких страхователей
  • Метод назначения пособия будет указан как По одному страхователю по ТД или По одному страхователю по ТД и по одному страхователю по ГПХ
  • Вид суммы заработка – Общая сумма заработка по всем страхователям 

Подробнее о том, как во Входящем запросе СФР увидеть, кто из работодателей обязан оплатить пособие – в статье Как определить, кто платит пособие сотруднику.

Пример определения среднего заработка с учетом данных предыдущих работодателей разобрали в разделе Учет заработка предыдущих страхователей.

Дней приостановления ТД

Здесь указываем количество календарных дней, на которые при расчете среднего заработка для пособия по временной нетрудоспособности необходимо уменьшить количество дней расчетного периода. Это период приостановления трудового договора на время мобилизации или добровольной службы в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ — Учет периодов мобилизации при расчете среднего заработка для больничных (ЗУП 3.1.23.357 / 3.1.24.212)

В ЗУП 3.1 число дней приостановки ТД в Больничном рассчитывается автоматически на основании документов Приостановление трудовых договоров (Кадры – Все кадровые документы) и Возобновление трудовых договоров (Кадры – Все кадровые документы).

Если сотрудник в расчетном периоде был мобилизован на прежнем месте работы, количество дней в Больничном листе вводим вручную. Как узнать количество дней в этом случае, смотрите в статье Где брать информацию о днях мобилизации сотрудника по прошлому месту работы?

Отражение больничного в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени период временной нетрудоспособности выделяется буквенным кодом Б

Расчет пособия по временной нетрудоспособности в 1С 8.3 ЗУП

Начисление пособия по временной нетрудоспособности в 1С ЗУП 3 происходит в документе Больничный лист. Если с программой работают две группы пользователей, то для пользователя с профилем Расчетчик в документе Больничный лист отображаются реквизиты, которые не видны кадровикам: средний заработок, начисленные суммы, порядок выплаты пособия.

Все суммы в документе Больничный лист рассчитываются еще на этапе ввода пользователем с профилем кадровика, но не отображаются на форме. Когда документ открывает пользователь с профилем расчетчика, то он сразу видит рассчитанные суммы. Остается их проверить, при необходимости внести дополнительные данные, утвердить документ установкой флажка Расчет утвердил и провести его.

Если в программе многопользовательская работа не настроена, то флажок утверждения в форме документа не отображается. Считается, что документ утверждается сразу при его проведении.

Расчет среднего заработка для оплаты пособия

Проверка расчета среднего заработка

Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из среднедневного заработка сотрудника. Порядок расчета среднего для оплаты пособий определен в Федеральном законе от 29.12.2006 N 255-ФЗ.

Средний заработок для пособия по временной нетрудоспособности определяется делением суммы начисленного заработка за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности (в т. ч. за время работы у другого страхователя) на 730.

В этот заработок включаются все виды выплат, на которые начислялись страховые взносы в СФР.

C января 2024 года право на пособие по временной нетрудоспособности имеют не только работники по трудовым договорам, но и работающие по договорам ГПХ. Обязательное условие для назначения пособия договорнику — в предыдущем году за него уплачивались взносы на ОСС в размере не менее МРОТ на начало предыдущего года * РК * 12 * 2,9%.
Подробнее — Когда возникает право на пособия у договорников ГПХ в 2024 году.
Если сотрудник работает только по договору ГПХ – больничный рассчитывается только с начислений по договору ГПХ, доходы по трудовому договору не учитываются. О других особенностях назначения и выплаты пособия «чистым договорникам», смотрите в статье Особенности больничных в ЗУП 3.1 по договорникам ГПХ.

Средний заработок учитывается за каждый год в сумме, не превышающей установленную на соответствующий календарный год предельную базу для страховых взносов в СФР.

Максимальный размер среднего дневного заработка для расчета пособия в 2025 г. составляет:
(1 917 000 руб. + 2 225 000 руб.) / 730 дней = 5 673,97 руб.

Если источником среднего заработка в Больничном листе выступают данные Учета организации — просмотреть и при необходимости отредактировать данные для расчета среднего заработка можно в форме Ввод данных для расчета среднего заработка.

Ручные корректировки сумм в этой форме будут отображаться жирным шрифтом. Они будут влиять на расчет только этого пособия, т. е. для последующих расчетов пособий ручные правки не сохраняются.

Подробную информацию о расчете среднего можно получить в печатной форме Расчет пособия.

Пример 1

Сотрудник Яцкив А. Э. болел с 10.02.25 по 17.02.25.

В 2023-2024 гг. сотрудник работал в организации ООО «Крон-Ц» и его облагаемый страховыми взносами доход составил:

• за 2023 год – 1 093 665,89 руб.
• за 2024 год – 786 000 руб.

Расчет среднего заработка приводится в форме Расчет пособия.

Заработок сотрудника не превысил предельную величину базы для начисления взносов в СФР ни в 2023, ни в 2024 году, поэтому для расчета среднего учитывается вся сумма полученного дохода.

Среднедневной заработок сотрудника составил:

• (1 093 000 руб. + 786 000 руб.) : 730 дней = 1 534,25 руб.

Пример 2

Сотрудница Орлова Е. Н. была временно нетрудоспособна с 14 по 21 февраля 2025 г.

За расчетный период ее облагаемый страховыми взносами доход составил:

• за 2023 год – 722 000 руб.
• за 2024 год – 2 610 500 руб.

Заработок сотрудницы в 2024 году превысил предельную величину базы для начисления взносов в ФСС (2 225 000 руб.), поэтому за 2024 год в расчет принимается только 2 225 000 руб.). За 2023 год в средний включается фактически начисленный сотруднице доход:

Среднедневной заработок сотрудницы составил:

• (722 000 руб. + 2 225 000 руб.) : 730 дней = 4 039,99 руб.

Замена лет — сдвиг расчетного периода среднего заработка

Если сотрудница (сотрудник) в одном или двух предшествующих календарных годах находилась в отпуске по уходу за ребенком и (или) в отпуске по беременности и родам — он может обратиться к работодателю с заявлением заменить соответствующие календарные годы (календарный год) на предшествующие календарные годы (календарный год). Пособие нужно пересчитать из среднего заработка за другой расчетный период, но только если это приведет к увеличению размера пособия (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

В случае замены расчетных лет в Ответе на запрос СФР нужно включить флажок Есть заявление о замене лет расчетного периода.

Фонд пришлет еще один Входящий запрос с новыми расчетными годами и новым номером процесса — Особенности больничных в ЗУП 3.1 при замене расчетных лет.

Рассмотрим, как учесть замену лет в Больничном в ЗУП 3.1. Чтобы отразить в 1С: ЗУП 8.3 замену рабочего года, в документе Больничный лист необходимо установить переключатель Источник среднего в положение Учет организации, открыть форму Ввод данных для расчета среднего заработка и указать, что Расчетный период среднего заработка задается вручную.

Далее указать годы, доход за которые требуется взять в расчет среднего заработка.

Солодовникова М. П. болела в феврале — марте 2025 г. В качестве расчетных лет для среднего заработка по умолчанию были подобраны два предыдущих года: 2023 и 2024. Однако работница в 2023 году находилась в отпуске по уходу за ребенком, и доход за 2023 год оказался меньше, чем за 2022 год:

• 2022 год: 1 032 000 руб.
• 2023 год: 327 500 руб.
• 2024 год: 786 000руб.

Поэтому сотрудница написала заявление на замену 2023 года на 2022, в котором заработок оказался больше.

Однако при такой замене рабочих лет доход будет сравниваться с предельной величиной базы страховых взносов именно тех лет, на которые произошла замена. В рассматриваемом примере это предельная величина за 2022 и 2024 годы. За 2022 год доход сотрудницы превысил предельную величину, поэтому этот год в расчет среднего заработка принята сумма в размере 1 032 000 руб.

Среднедневной заработок сотрудницы составил:

• (1 032 000 руб. + 786 000 руб.) : 730 дней = 2 490,41 руб.

Проверить в 1С: ЗУП 8.3 предельный размер базы по взносам за каждый год можно разделе Настройка (Настройка — Сервис — Редактирование законодательных значений) — Обновление законодательных значений (классификаторов) в ЗУП 3.

Актуальные размеры законодательных значений смотрите в нашей памятке — Размеры МРОТ, пособий, тарифы страховых взносов в 2020-2025 году (памятка)

Исключаемые дни при расчете среднего

При расчете среднего заработка требуется учесть исключаемые из расчетного периода дни:

• Для обычных больничных дни расчетного периода уменьшаем на число дней приостановления трудового договора – п. 3 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ. Количество дней указываем в документе Больничный лист в поле Дней приостановления ТД – см. раздел Дней приостановления ТД
• Для пособий по беременности и родам — на число дней болезни, отпусков по БиР и по уходу за ребенком, а также время освобождения сотрудницы от работы, если не начислялись страховые взносы – п. 3.1 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ.
  Если расчет среднего происходит выполняем по данным организации — в Больничном листе такие дни можно увидеть в форме Ввод данных для расчета среднего заработка. 

  
  В Ответе на запрос (Кадры – Пособия – Ответы на запросы для расчета пособий) дни болезни и отпусков по уходу за ребенком для пособий по беременности и родам и исключаемые дни в связи с приостановлением трудового договора для обычных больничных отражаются по-разному:

  • для по пособия по БиР — исключаемые дни учитываются в поле Календарных дней расчетного периода. Они должны уменьшать число дней в этом поле 
  • для обычных больничных — дни приостановления ТД на заполнение поля Календарных дней расчетного периода не влияют. Они отражаются отдельно в группе данных Приостановления трудовых договоров Подробнее – в статье Дни, уменьшающие число дней расчетного периода при расчете пособий
    

Учет заработка предыдущих страхователей

Когда следует включать флажок, разобрали выше в разделе Учитывать заработок предыдущих страхователей.

Если в Больничном листе установлен флажок Учитывать заработок предыдущих страхователей и переключатель Источник среднего установлен в положение Учет организации — в расчет среднего программа включит сведения о заработке сотрудника в расчетном периоде у других работодателей.

Эти сведения программа возьмет из документа документов Справка для расчета пособий (Зарплата – См. также — Справки для расчета пособий)

С 01.01.2023 выдачу справок 182н отменили (Федеральный закон 237-ФЗ от 14.07.2022). Теперь, чтобы получить данные о заработке за прошлые периоды, нужно направить запрос в фонд. В ЗУП 3.1 для этого предназначен документ Запрос данных СФР о среднем заработке (Кадры – Пособия – Запросы данных СФР о среднем заработке). Когда поступит ответ, в программе будет сформирован документ Средний заработок СФР (СЭДО). Как в 1С: ЗУП 8.3 сформировать запрос в СФР о заработке предыдущих страхователей и получить ответ, смотрите в статье Запрос сведений о зарплате через СЭДО.

Пока что в программе сведения из документа Средний заработок СФР (СЭДО) автоматически не включаются в расчет среднего для пособия. Чтобы в 1С ЗУП 8.3 учесть заработок предыдущих страхователей в Больничном — нужно по-прежнему зарегистрировать документ Справка для расчета пособий (входящая).
Справку для расчета пособий можно ввести:

• либо непосредственно из калькулятора расчета среднего заработка (кнопка Добавить справку с пред. места работы) 

• либо в журнале документов Справки для расчета пособий (Зарплата – См. также — Справки для расчета пособий). 

В документе следует указать сотрудника, предыдущего работодателя и в табличной части за каждый расчетный год заполнить сведения о заработке и исключаемых днях – днях болезни, ухода за детьми, периоде мобилизации и др.

Сотрудник Ведов М. А. работает в организации с января 2024 г. В январе 2025 г. сотрудник был на больничном. По данным СФР в расчетном периоде заработок сотрудника по прежнему месту работы составил 1 000 000 руб.

Данные о заработке Ведова М. А. по нашей организации за 4 квартал 2024 года в фонде пока отсутствуют, поэтому расчет среднего необходимо выполнить по данным учета организации.

Рассчитаем пособие сотруднику с учетом данных СФР о заработке за 2023 год.

Внесем сведения о заработке Ведова М. А. в документ Справка для расчета пособий (входящая).

Переключим Источник среднего в документе Больничный лист в положение Учет организации и по кнопке с зеленым карандашом проверим расчет среднего.

При расчете среднего заработка в документе Больничный лист учитывается заработок за 2024 год, полученный у текущего работодателя, а также заработок сотрудника 2023 год по данным Справки для расчета пособия (входящей).

Среднедневной заработок сотрудника составил:

• (1000 000 руб. <заработок за 2023 год у предыдущего работодателя> + 1 030 500 руб. <заработок за 2024 год у текущего работодателя>) : 730 дней = 2 781,51 руб.

Если средний заработок меньше МРОТ

Если средний заработок получается меньше, чем [МРОТ на дату начала временной нетрудоспособности] х [24 месяца] / 730, то расчет пособия будет производиться из среднего заработка, определенного на основании МРОТ.

В этом случае в поле Средний заработок отображается фактический средний, рассчитанный из заработка сотрудника, но приводится также примечание, что пособие рассчитывается с использованием среднедневного заработка из МРОТ.

Увидеть и проверить в 1С: ЗУП 8.3 актуальный размер МРОТ можно разделе Настройка (Настройка — Сервис — Редактирование законодательных значений) — Обновление законодательных значений (классификаторов) в ЗУП 3.

Расчет минимального среднего заработка приводится в п. 3 печатной формы Расчет пособия.

Страховой стаж и процент оплаты пособия

Страховой стаж определяет процент оплаты пособия. Процент отображается на вкладке Оплата документа Больничный лист.

Процент оплаты определяется следующим образом:

• при страховом стаже до 5 лет – 60%
• при страховом стаже от 5 до 8 лет – 80%
• при страховом стаже более 8 лет – 100%
• для пособия по беременности и родам, пособия по временной нетрудоспособности в случае травм на производстве и профзаболеваний – всегда 100%, не зависимо от стажа.
  Исключение — если страховой стаж сотрудницы менее шести месяцев, то сумма пособия по беременности и родам за полный месяц не должна превышать минимального размера оплаты труда (МРОТ).
• при расчете пособий для уволенных сотрудников (в течение 30 календарных дней после увольнения) – всегда 60% не зависимо от стажа —

Если речь идет о больничном по уходу за ребенком / за больным взрослым членом семьи, то для случая амбулаторного лечения за первые 10 дней процент оплаты определяется в зависимости от продолжительности страхового стажа, а за последующие дни процент не зависит от стажа – и составляет 50%. Подробнее — Больничные по уходу за детьми и другими членами семьи

Расчет пособия

Проверка расчета пособия

Расчет пособия происходит на основании сведений о размере дневного пособия сотрудника и периода нетрудоспособности (ч. 5 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ):

Размер пособия = Размер дневного пособия * Количество календарных дней временной нетрудоспособности

Финансирование пособий по больничному листу происходит следующим образом:

• в случае утраты трудоспособности вследствие заболевания или травмы (кроме производственных):
  • за первые три дня временной нетрудоспособности — за счет средств работодателя
  • а за остальной период, начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности — за счет средств бюджета СФР
• в других случаях — за счет ФСС с первого дня

В программе 1С ЗУП 8.3 пособие за счет средств работодателя начисляется по виду расчета Оплата больничных листов за счет работодателя, а за счет средств СФР ­­- по виду расчета Больничный. По виду расчета Больничный в программе регистрируется только время, результат расчета в программе не начисляется.

Сотрудница Рязанова Е. Б. болела с 16 по 23 января. Среднедневной заработок сотрудницы для расчета пособия составил 1 443,41 руб.

Процент оплаты пособия, исходя из страхового стажа – 80%.

Определим размер пособия.

Сотрудница болела 8 календарных дней, 3 из которых будут оплачены за счет средств работодателя, а оставшиеся 5 – за счет СФР.

Для расчета пособия сначала определяется сумма дневного пособия с учетом ограничения процентом по стажу:

• 1 443,31 руб. х 80% = 1154,65 руб.

Затем рассчитывается сумма пособия:

• пособие за счет средств работодателя — 3 дня х 1 154,65 руб. = 3 463,95 руб.
• пособие за счет средств СФР — в документе Больничный лист и в печатной форме расчета пособия умолчанию не отображается.

Увидеть сумму пособия за счет фонда можно в регистре расчета Начисления в колонке Результат ФСС

Подробнее — Где в ЗУП 3.1 увидеть сумму пособия по больничному за счет СФР?

Расчет продолжения пособия

В больничном-продолжении определение первых трех дней нетрудоспособности, которые оплачиваются работодателем, происходит с учетом первоначального больничного. Кроме того, больничный-продолжение рассчитывается исходя из того же среднего заработка, что и первоначальный больничный.

На сотрудницу Макову А. В. зарегистрировано два больничных:

первый – с 10.02.2025 по 20.02.2025

второй – являющийся продолжением первого – на период с 21.02.25 по 06.03.25

В этом случае расчет первых трех дней пособия за счет средств работодателя произойдет в первом документе Больничный лист (за период с 10.02 по 12.04).

В документе Больничный лист за период с 23.04 по 30.04, который является продолжением, весь период пособия будет оплачен за счет средств СФР.

Это происходит потому, что во втором документе установлен флажок Является продолжением листка нетрудоспособности и указан первичный документ. Поэтому на вкладке Оплата в качестве Даты начала нетрудоспособности автоматически выбирается дата начала из первичного документа (16.04)

Дополнительные исходные данные для расчета пособия

На вкладке Оплата документа Больничный лист могут быть заданы дополнительные исходные данные, которые могут влиять на расчет пособия:

• Период назначения пособия — здесь указывается период, за который необходимо выплатить пособие. По умолчанию он заполняется автоматически на основании периода нетрудоспособности, указанного на вкладке Главное, но в случае необходимости может быть скорректирован вручную. Это может понадобиться, например, при регистрации больничного листа для сотрудника, который заболел в период нахождения в отпуске за свой счет — Исключение отпусков без сохранения оплаты и учебных из расчета больничных (ЗУП 3.1.30.108 / 3.1.31.58)
• Дата начала нетрудоспособности – если речь идет о первичном больничном листе, то эта дата совпадает с датой начала периода нетрудоспособности. Если же документ Больничный лист является продолжением другого больничного, то в этот реквизит автоматически загружается дата начала периода нетрудоспособности из первичного документ и реквизит становится недоступен для редактирования
• Дата нарушения режима – заполняется, если в ЭЛН листке заполнены сведения о нарушении режима или в строке причина нетрудоспособности в качестве дополнительного кода указан код 021 (заболевание или травма, наступившая вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением).
  Пособие с даты нарушения режима будет ограничиваться сверху размером МРОТ — Больничные при нарушении режима
• Дата начала оплаты в размере 50% – этот реквизит заполняется автоматически. При расчете пособия по уходу за больным ребенком (в случае амбулаторного лечения) за первые 10 дней процент оплаты определяется в зависимости от продолжительности страхового стажа, за последующие дни устанавливается в размере 50% среднего заработка. В этом реквизите и определяется дата, с которой начинается оплата в размере 50% — Больничные по уходу за детьми и другими членами семьи
• Ограничение пособия – в этом реквизите автоматически в зависимости от случая нетрудоспособности и страхового стажа сотрудника подбирается порядок расчета максимального размера пособия (ограничение сверху)
• Доля неполного времени – определяется автоматически на основании кадровых данных сотрудника (настроек графика или количества ставок). С применением этой доли происходит расчет пособия из МРОТ
• Районный коэффициент – определяется автоматически на основании сведений о наличии РК в организации (подразделении), в которую принят сотрудник
• Применять льготы — этот флажок устанавливается автоматически в том случае, если для сотрудника предусмотрены льготы. Наличие льгот необходимо заполнить в карточке сотрудника на вкладке Страхование, тогда соответствующая льгота будет заполнена автоматически и в документе Больничный лист. Также данный флажок устанавливается в случае, если сотрудник в стаже имеет нестраховые периоды

Способ выплаты и планируемая дата выплаты пособия

Поле Планируемая дата выплаты – это дата, которая будет считаться датой получения дохода по больничному для целей НДФЛ. Именно на эту дату в документе Больничный лист происходит расчет НДФЛ.

Помимо месяца налогового периода, за который выплата будет отражена в отчетности по НДФЛ, дата получения дохода может влиять на:

• месяц, в котором прекращается право на стандартные детские вычеты (доход с начала года достигает 450 000 руб.)
• размер ставки налога для резидентов: 13% — 22 %.

Подробнее — Дата получения дохода для НДФЛ.

Если реальная выплата состоится не в эту запланированную дату, то дата получения дохода для НДФЛ с больничного будет переопределена непосредственно в документе Ведомость, которым регистрируется выплата.

Перенос даты получения дохода в учете по НДФЛ без пересчета самого налога может привести к ошибкам! Мы рекомендуем указывать реальную дату выплаты в качестве планируемой в документе Больничный лист. Если она изменилась – перед заполнением Ведомости стоит вернуться в документ Больничный лист и перезаполнить дату выплаты. Тогда в Больничном произойдет перерасчет налога на новую дату — Рекомендации по НДФЛ в межрасчет.

Способ выплаты пособия определяет, в какую ведомость будет автоматически включаться оплата по Больничному листу.

Например, если указать способ В межрасчетный период – для Больничного листа можно будет создать отдельную Ведомость, не дожидаясь наступления срока выплаты аванса или зарплаты.

В ЗУП 3.1 существует ряд поставляемых типовых способов выплаты — Способы выплаты в ЗУП 3.1 — аванс, зарплата и межрасчет. Однако есть возможность создавать свои собственные — Как в ЗУП 3.1 выплатить одной ведомостью все суммы, начисленные в межрасчет?

Отражение пособий в бухгалтерском учете

Пособия за счет работодателя в документе Отражение зарплаты в бухучете отражаются по виду операции Расходы по страхованию за счет работодателя. Если на задан другой способ — расходы на больничные за счет работодателя относятся на тот же способ отражения, куда и основная зарплата сотрудника.

Задать способ отражения для того или иного начисления в 1С:ЗУП 8.3 можно несколькими способами – от настройки в учетной политике организации до указания в самом документе начисления. У каждого из способов есть свой приоритет. Описание всех вариантов смотрите в статье Приоритет способов отражения зарплаты в бухучете.

Начисления по пособиям за счет СФР в документе Отражение зарплаты в бухучете не регистрируются, т. к. бухгалтерские проводки по ним не формируют.

Возможности учета начисления за счет работодателя по статьям финансирования

В 1С ЗУП 3 существует возможность учета начислений в разрезе статей финансирования. Она подключается в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Использовать учет по статьям финансирования).

Если функционал подключен, то в настройках вида расчета Оплата больничных листов за счет работодателя на вкладке Налоги, взносы, бухучет появляется возможность установить флажок, что статья финансирования определяется По базе среднего заработка.

О нюансах использования статей финансирования в 1С: ЗУП 8.3 смотрите видео в публикации Особенности учета по статьям финансирования.

В результате сумма, начисленная по больничному за счет работодателя будет распределена между статьями финансирования пропорционально тому, как распределялись между статьями финансирования доходы, включенные в средний.

Рассмотрим пример.

Сотруднице Нестеровой С. П. в мае 2025 года начисляется больничный. В среднем заработке учитывается доход за 2024 год. В этот период заработок сотрудницы распределялся между статьями финансирования А и Б. Именно из этого дохода произошел расчет среднего.

Увидеть, каким образом распределился доход, можно в калькуляторе расчета среднего заработка документа Больничный лист. Для этого необходимо нажать правой кнопкой мыши на ячейке с данными о доходе определенного месяца и вызвать команду Подробнее...

Доход сотрудницы за 2024 год распределился по статьям финансирования следующим образом:

• 695 000 руб. – на статью А (66,67%)
• 347 500 руб. на статью Б (33,33%)

На основании этой пропорции и произойдет распределение суммы, начисленной по виду начисления Оплата больничных листов за счет работодателя.

Сумма больничного, отнесенного на статью финансирования А:

• 2 570,55 (начислено всего) * 66,67% (удельный вес статьи А в среднем заработке) = 1 713,50 руб.

Сумма больничного, отнесенного на статью финансирования Б:

• 2 570,55 (начислено всего) * 33,33% (удельный вес статьи Б в среднем заработке) = 856,85 руб.

См. также:

• Как зарегистрировать, что сотрудник болеет, но «больничный» еще не принес?
• Пособие по временной нетрудоспособности
• Пособие по беременности и родам
• Расчет среднего для пособий
• СЭДО по больничным — порядок действий

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email