Как списывать ГСМ по путевым листам: документальное оформление, проводки, примеры

При списании топлива по путевым листам требуется учесть нормативные правила и верно оформить документы.

Из статьи вы узнаете:

• на каких счетах отразить поступление и списание топлива
• как учесть его перерасход и недостачу
• в каком порядке списывать бензин и дизельное топливо по путевым листам

Что такое ГСМ и как оформить его поступление

Аббревиатура «ГСМ» расшифровывается как горюче-смазочные материалы — топливо, технические масла, смазки и специальные жидкости, необходимые для эксплуатации и технического обслуживания транспорта.

К ГСМ принято относить:

• горючее для заправки транспортных средств и механизмов — бензин, дизельное топливо, газ, керосин
• масла — моторные, гидравлические, трансмиссионные
• смазки — графитные, силиконовые
• иные жидкости — тормозные, технические

Эксплуатация транспорта сопровождается расходом ГСМ. В бухгалтерском и налоговом учете нет ограничений в отношении затрат на топливо и масла. При этом включение стоимости ГСМ в состав налоговых расходов требует обоснованности и документального подтверждения (ст. 252 НК РФ).

Для обоснования затрат на ГСМ необходимо:

Образцы оформления путевых листов вы найдете здесь >>

В бухучете топливо относят к запасам и учитывают на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо» (п. 3 ФСБУ 5/2019, инструкция к Плану счетов, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94Н).

Поступление топлива отражают в учете в зависимости от способа приобретения:

Подробнее об отражении НДС в 1С — в материале >>

Как рассчитать расход топлива по путевым листам

Движение топлива отражается в путевом листе в разрезе следующих данных:

• остаток при выезде (его фиксирует контролер техсостояния ТС при выезде)
• объем залитого в бак топлива (проставляется водителем)
• остаток при возвращении (контролер фиксирует по возвращении ТС)
• количество израсходованного топлива (расчет делает таксировщик или другое уполномоченное лицо)

При применении нормативов расхода ГСМ таксировщик по путевому листу определяет объем затраченного топлива по нормам, а фактический расход ГСМ — по формуле (все показатели в литрах):

Равенство нормативного и фактического расхода топлива означает соответствие реальных затрат ГСМ нормативу, неравенство — перерасход или экономию топлива (регулярная экономия означает необходимость обоснованного уменьшения нормы).

Списание ГСМ в бухгалтерском учете

Для списания ГСМ закрепите в учетной политике в целях БУ:

О методе ФИФО читайте в статье >>

Затраты на ГСМ относят к расходам по обычным видам деятельности. Списание топлива отражают в учете записью Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 10.3.

ГСМ, приобретенное сотрудником при использовании личного ТС в служебных целях, к учету на складе не принимают, но учитывают при расчете компенсации:

• Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 — начислена компенсация за ГСМ при эксплуатации личного автомобиля по работе
• Дт 73 Кт 50 (51) — компенсация выдана (перечислена) сотруднику

Покажем на примере порядок списания ГСМ.

Пример

Учетной политикой ООО «Трасса» предусмотрено списание МПЗ по средней себестоимости и установлена форма первичных документов — путевого листа и требования-накладной.

Скачать бланк требования-накладной Excel

Заправка бензином и дизтопливом осуществляются по топливным картам.

По итогам февраля поставщик ООО «Топливное решение» направил в адрес ООО «Трасса» отчет о заправках по топливным картам и УПД со статусом 1 (совмещающий товарную накладную и счет-фактуру).

Данные для расчета и его итоги представлены в таблице (цены указаны без учета НДС):

Вид топлива	Остаток на начало февраля		Поступление за февраль		Расчет средней себестоимости
	Объем, л	Цена, руб./л	Объем, л	Цена, руб./л
Бензин АИ-92	1 000	46,19	12 200	46,32	(1 000 л х 46,19 руб./л + 12 200 л х 46,32 руб./л) / (1 000 л + 12 200 л) = 46,31 руб./л
Бензин АИ-95	—	—	12 900	50,97	50,97 руб./л (равна цене, по которой поступил бензин АИ-95 в феврале, т. к. остатка на начало месяца не было)
Дизельное топливо	800	55,98	18 000	56,19	(800 л х 55,98 руб./л + 18 000 л х 56,19 руб./л) / (800 л + 18 000 л) = 56,18 руб./л

Анализ отчета о заправках по топливным картам за февраль показал:

• все заправки в путевых листах водителей соответствуют отчету ООО «Топливное решение», хищения не выявлены
• для заправки ТС, доставляющих товары ООО «Трасса» (счет 44), потребовались:
  • Бензин АИ-92 — 12 200 л
  • Бензин АИ-95 — 10 900 л
  • Дизельное топливо — 15 400 л
• для заправки легковых автомобилей, перевозящих руководство ООО «Трасса» (счет 26), потребовались:
  • Бензин АИ-95 — 2 000 л
  • Дизельное топливо — 2 600 л

Бухгалтер ООО «Трасса» составил два требования-накладных:

№ п/п	Реквизиты требования-накладной	Наименование списываемого топлива	Количество к списанию, л	Средняя себестоимость, руб./л	Сумма списания, руб.	Запись в БУ
1.	N 32 от 28.02.2025	Бензин АИ-92	12 200	46,31	564 982,00	Дт 44 Кт 10.3
		Бензин АИ-95	10 900	50,97	555 573,00	Дт 44 Кт 10.3
		Дизельное топливо	15 400	56,18	865 172,00	Дт 44 Кт 10.3
2.	N 33 от 28.02.2025	Бензин АИ-95	2 000	50,97	101 940,00	Дт 26 Кт 10.3
		Дизельное топливо	2 600	56,18	146 068,00	Дт 26 Кт 10.3

Скачать образец требования-накладной

На основании УПД со статусом 1 (совмещающего товарную накладную и СФ) отражен и принят к вычету входящий НДС.

Как составить приказ об утверждении учетной политики

Налоговые особенности списания ГСМ

НК РФ не содержит положений о необходимости нормирования затрат на содержание служебных ТС. Но они должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и произведенными для деятельности, направленной на получение дохода.

Обосновать и подтвердить расходы на можно на основании (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ, Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, Письмо УФНС по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@):

• установленных норм расхода топлива
• путевого листа, который обязателен при перевозках пассажиров, багажа и грузов
• путевого листа, маршрутного листа, справки или отчета о передвижении ТС и пройденном им пути, составленных на основании данных системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем, — если пассажиры, багаж и грузы не перевозятся

Пример

ООО «Пробег» применяет УСН с базой «доходы минус расходы». ГСМ в компании учитывается в налоговой базе на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Для этого бухгалтер контролирует выполнение двух условий:

• ГСМ оплачены
• оформлены надлежащим образом подтверждающие документы (в т. ч. на списание топлива для использования служебного транспорта)

Факт использования ГСМ в служебных целях и экономическая обоснованность расходов на топливо подтверждаются путевыми листами.

За период с 10 по 14 февраля 2025 года в бухгалтерию ООО «Пробег» представлены путевые листы автомобилей, авансовые отчеты водителей и чеки, подтверждающие заправку за наличный расчет.

N п/п	ТС, самоходная машина	Путевой лист		Наименование, марка топлива	Фактический расход, л	Цена, руб./л	Стоимость, руб.
		дата	номер
1	Автомобиль ГАЗ-2217	10.02.2025	85	Бензин АИ-95	41	58,30	2 390,30
		11.02.2025	87		53	58,30	3 089,90
		12.02.2025	88		78	58,30	4 547,40
		13.02.2025	89		18	58,50	1 053,00
		14.02.2025	91		64	58,50	3 744,00
2	Автомобиль ГАЗ-3302	10.02.2025	86	Бензин АИ-92	215	56,20	12 083,00
		13.02.2025	90		196	56,30	11 034,80
Итого					665	Х	37 942,40

На основании путевых листов оформлен акт списания топлива, согласно которому делается запись в регистрах налогового учета.

Скачать бланк акта на списание ГСМ Excel

Скачать образец акта на списание ГСМ

В нашем примере НДС к вычету не принимается, так как отсутствуют счета-фактуры. Только по чекам ККТ принять к вычету нельзя (Письмо Минфина от 19.07.2021 N 03-07-11/57329).

При использовании работником личного автомобиля по служебным вопросам, в налоговые расходы включается выплаченная ему компенсация, размер которой утвержден в твердой сумме Постановлением Правительства от 08.02.2002 N 92.

Как разработать и внедрить налоговую учетную политику

Списание ГСМ при перерасходе и недостачах

Порядок списания перерасхода и недостачи ГСМ в бухгалтерском учете (п. 5, 11 ПБУ 10/99):

В случае несанкционированного слива топлива проводится обязательная внеплановая инвентаризация по месту хищения (автомобилю), результаты которой оформляются инвентаризационной описью и сличительной ведомостью по формам, закрепленным в учетной политике или предложенным Госкомстатом в Постановлении от 18.08.1998 N 88 — ИНВ-3, ИНВ-19 (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 N 34н).

На основании сличительной ведомости недостача топлива отражается проводкой Дт 94 Кт 10.3, далее списывается на виновное лицо или в прочие расходы, если виновник не установлен.

Варианты списания перерасхода ГСМ в налоговом учете при наличии утвержденных норм:

• если перерасход обоснован, стоимость ГСМ учитывается в составе материальных расходов или прочих расходов, связанных с производством и реализацией
• если перерасход не имеет разумных причин, стоимость топлива в налоговых расходах не участвует (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 N Ф08-5527/2015)

Если произошел несанкционированный слив топлива, сумма убытка при налогообложении прибыли списывается в зависимости от наличия виновного лица:

Убытки от хищений не приведены в перечнях допустимых расходов, установленных в отношении УСН «доходы – расходы» и ЕСХН (ст. 346.5, 346.16 НК РФ). В случае незаконного слива топлива сумма убытка в состав расходов по этим спецрежимам не включается.

Подробнее о перечне УСН-расходов

Запомните

• Законодательство не содержит требований об обязательном нормировании расходов на ГСМ. Однако ст. 252 НК РФ требует, чтобы все расходы были обоснованы и документально подтверждены.
• В целях обоснования затрат на ГСМ компании и ИП вправе на основании рекомендаций Минтранса, утв. Распоряжением от 14.03.2008 N АМ-23-р, установить нормы расхода топлива и соблюдать их
• Списание топлива происходит на основании надлежаще оформленных путевых листов и иных подтверждающих документов, утвержденных учетной политикой
• Сверхлимитный расход топлива включается в состав расходов, если он обоснован

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email