Исправление и сторнирование документов

Особенности механизма

Основное отличие исправления и сторнирования документов от других механизмов перерасчетов — инициатором действия выступает пользователь. В зависимости от ситуации он создает:

• или документ-исправление — копия первичного документа, куда вносятся необходимые изменения
• документ Сторнирование начислений — отдельный документ, которые отменяет все движения сторнируемого документа

Перерасчет начислений выполняется, соответственно, или в документе-исправлении или в документе Сторнирование начислений.

Как выполнить исправление и сторнирование документа

Исправить или сторнировать документ можно непосредственно из формы первичного документа, который хотим исправить:

• По ссылке Исправить будет создан документ-исправление
• По ссылке Сторнировать будет создан документ Сторнирование начислений

Почему в документе нет ссылок «Исправить» и «Сторнировать»?

Для некоторых документов ссылки Исправить и Сторнировать отображаются, только после того как:

• Провели Ведомость на выплату дохода
• Или в месяце начисления провели документ Отражение зарплаты и взносов

Особенности исправления и сторнирования документов

Сторнирование кадрово-расчетных документов для кадровиков

Пользователи с кадровыми правами не могут сторнировать кадрово-расчетные документы. На форме документе им недоступна кнопка Сторнировать. Поэтому на практике, если нужно сторнировать кадрово-расчетный документ, это делает пользователь с правами Расчетчика. Если расчетчик еще не утвердил документ, то кадровик может просто пометить его на удаление.

Однако для документа Отпуск у кадровиков все-таки есть лазейка. Пользователь с кадровыми правами может полностью отменить даже утвержденный отпуск. Для этого нужно ввести документ-исправление Отпуск и все дни отпуска исключить из оплаты. Единственное, расчетчик должен также утвердить документ-исправление Отпуск, чтобы отмена отпуска отразилась в начислениях работника.

Подробнее об этом — в статье Как в ЗУП 3.1 кадровику полностью отменить отпуск?.

Сторнирование кадровых документов

В «чисто» кадровых документах ссылка Сторнировать отсутствует.

Отмена кадрового документа может выглядеть по-разному:

• Для некоторых кадровых событий (например, для отмены Увольнения) есть специальные документы для отмены (отменить Увольнение можно документом Восстановление в должности — Восстановление в должности по решению суда в ЗУП 3.1
• Для остальных документов, если их ввели ошибочно, чтобы отменить событие, нужно распровести документ

Различия в исправлении кадровых и расчетных данных

С точки зрения движений по регистрам исправление документов по-разному отражается на кадровых и расчетных регистрах:

• Регистры с кадровой информацией (кадровые данные, мероприятия трудовой деятельности, периоды отсутствия, плановые начисления и пр.) — это. как правило, регистры сведений. При создании документа исправления в регистре сведений движения исправляемого документа удаляются и вместо них подставляются движения документа-исправления. При этом движения документа-исправления формируются на исходную дату события — т.е. запись в регистре подменяется на исправленную

• Расчетные регистры — это. как правило, регистры накопления. При создании документа-исправления движения исправляемого документа в регистрах накопления НЕ удаляются, а документ-исправление регистрирует на текущую дату и сторно-записи, и новые суммы. Т.к. запись в регистре не подменяется — к ней просто добавляются новые записи

Исправление расчетных документов в текущем периоде

Если документ-исправление создается тем же месяцем, что и исходный документ, то в нем не отображается вкладка Пересчет прошлого периода. Это неудобно, т.к. не видно сторнируемый доход. Отследить сторнированные суммы можно только по движениям регистров.

Еще одна особенности исправления документов текущим месяцем — в движениях по регистрам суммы по первичному документу-основанию полностью сторнируются и отражаются целиком по новому документу-основанию. Если документ исправлялся бы следующим месяцем, то в регистры записалась бы только сумма разницы.

3 случая, когда нужны исправления

Случай 1. Неверная сумма начисления или кадровые данные.

В этом случае для исправления ошибки создаем документ-исправление с правильной суммой или кадровыми данными

Случай 2. Начислили лишнее (не нужно было начислять вообще) или ошибочно ввели кадровое событие.

В этом случае порядок исправления будет зависеть от типа исходного документа:

• Если введен индивидуальный кадровый документ (Прием на работу, Кадровый перевод и т.д.) – распроводим документ и помечаем его на удаление
• Если введен индивидуальный расчетный документ (Отпуск, Командировка и т.д.) – сторнируем его целиком
• Для списочных документов (Прием на работу списком, Премия, Разовое начисление и т.д.) можно ввести документ-исправление и удалить в нем ошибочного сотрудника

Случай 3. Забыли начислить или ввести кадровое событие.

В этом случае просто создаем новый документ нужного типа.

Исправление ошибки выбора не того сотрудника

Этот случай — комбо случая 2 и случая 3. Ведь, по сути, одному сотруднику начислили лишнее (или ввели кадровое событие), а по другому, наоборот, забыли что-начислить (или зарегистрировать кадровое событие).

Порядок действий в этой ситуации:

1. Сторнируем движения по ошибочному работнику:
   • Если введен индивидуальный кадровый документ (Прием на работу, Кадровый перевод и т.д.) – распроводим документ и помечаем его на удаление
   • Если введен индивидуальный расчетный документ (Отпуск, Командировка и т.д.) – сторнируем его целиком
   • Для списочных документов (Премия, Разовое начисление и т.д.) можно ввести документ-исправление и удалить в нем ошибочного сотрудника
2. Создаем новый документ по нужному работнику

См. также:

• Исправления и перерасчеты в ЗУП 3.1 часть 1

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email