Как отразить в учете неисключительные права на программы: инструкция с проводками

Программное обеспечение сегодня является полноценным активом любого бизнеса. Правильный учет цифровых продуктов помогает эффективно распределять ресурсы компании. Четко выстроенный процесс контроля ПО обеспечивает точную оценку стоимости этих активов на балансе, увеличивает общую цену бизнеса.

В статье рассмотрим:

• Особенности учета программного обеспечения в составе активов компании
• Правовые аспекты использования софта по неисключительным лицензиям
• Бухгалтерские проводки для корректного отражения неисключительных прав в учете

Что такое неисключительные права на программу

Неисключительное право на ПО — это право пользоваться программой для ЭВМ на условиях лицензионного договора, при котором исключительное право остается у правообладателя. Организация получает возможность использовать программу, но не становится ее собственником.

На практике к таким объектам относятся:

• Операционные системы: Astra Linux, РЕД ОС, Microsoft Windows
• Офисные пакеты: МойОфис, Р7-Офис, Яндекс 360 для бизнеса, Microsoft Office
• Учетные системы: 1С:Предприятие (1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, 1С:ERP), Парус, Галактика
• CRM-системы: Справочно-правовые системы: КонсультантПлюс, Гарант, Главбух
• ЭДО и отчетность: СБИС, Контур.Экстерн
• Инженерные, дизайнерские и профессиональные программы: nanoCAD, КОМПАС-3D, AutoCAD
• Антивирусы: Антивирус Касперского, Dr.Web
• Криптозащита: КриптоПро CSP (необходима для работы электронных подписей)
• Архиваторы и утилиты: WinRAR, 7-Zip

Нормативная база

Основным стандартом по учету неисключительных прав является ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы». На практике его дополняют еще два стандарта, которые применяются в определенных случаях:

• ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения» — используется на этапе приобретения, создания или доработки программного обеспечения (до момента его ввода в эксплуатацию)
• ПБУ 10/99 «Расходы организации» — применяется, если лицензия является краткосрочной (до 12 мес.) или ее стоимость ниже установленного компанией лимита для НМА, из-за чего затраты списываются сразу в текущие расходы

Ориентируясь на нормативную базу неисключительные права на программы сегодня можно учитывать двумя способами:

• как нематериальный актив (НМА)
• либо в составе расходов

Все зависит от срока использования лицензии и ее стоимости — а именно от лимита стоимости для признания НМА, который закреплен в учетной политике компании. При этом затраты могут списываться в расходы не только единовременно, но и равномерно — например, когда программа приобретается на срок более 12 мес., но из-за невысокой стоимости не признается НМА. Рассмотрим более подробно каждый вид учета, критерии выбора на примерах.

Учет неисключительных прав на ПО в составе НМА

Неисключительные права на ПО отражаются в составе НМА, если выполняются одновременно условия ФСБУ 14/2022:

Пример

ООО «Мандаринка» в апреле 2026 года приобрело неисключительное право на использование CRM-системы по лицензионному договору.

• Стоимость лицензии: 150 000 руб. (без НДС)
• Срок полезного использования (СПИ): 36 месяцев (3 года)
• Лимит стоимости НМА в учетной политике: 100 000 руб.

Поскольку СПИ больше 12 мес., а стоимость выше лимита, программа признается НМА

По ФСБУ 14/2022 организация может выбрать в учетной политике один из двух вариантов — начислять амортизацию с даты принятия объекта на учет (прямо в апреле) или с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия (с мая, как в примере выше).

Срок полезного использования НМА в 1С

Учет неисключительных прав на ПО в составе расходов

Неисключительные права на ПО отражаются в составе расходов при выполнении хотя бы одного из следующих условий:

После того как на основании указанных критериев затраты на приобретение неисключительных прав были квалифицированы как расход, необходимо определить временной порядок их признания, выбрав между единовременным списанием и распределением стоимости во времени.

Период и способ списания затрат на программы, которые не вошли в состав НМА, регламентированы законодательством. В зависимости от условий лицензионного договора и положений учетной политики, у организации есть два способа отражения стоимости неисключительного ПО в расходах:

• Единовременное признание затрат на ПО в расходах периода:
  этот способ применяется для краткосрочных лицензий сроком до 12 мес. (пп. «в» п. 4 ФСБУ 14/2022) либо для программ, чья стоимость оказалась ниже лимита организации. Сумма полностью относится на счета учета затрат (20, 26, 44) в месяце покупки. Необходимо обеспечить надлежащий контроль за использованием таких программ, например через забалансовый учёт (абз. 2 п. 7 ФСБУ 14/2022)
• Равномерное списание стоимости ПО в течение срока действия лицензии. Подход применяется, если неисключительные права на ПО предоставлены на длительный срок (более 12 мес.), но программа не признана НМА из-за низкой стоимости. Нормативным обоснованием для распределения расходов во времени служит п. 19 ПБУ 10/99, согласно которому расходы на ПО должны распределяться обоснованно, если они обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов. Чтобы соблюсти требование достоверности отчетности и принцип соответствия доходов и расходов, стоимость долгосрочной лицензии первоначально отражается как дебиторская задолженность (счет 76) и ежемесячно списывается на затраты равными частями в течение срока действия договора

Пример 1 (единовременное списание)

ООО «Мандаринка» в апреле 2026 года приобрело неисключительное право на ПО по лицензионному договору.

• Стоимость лицензии: 80 000 руб. (без НДС)
• Срок полезного использования (СПИ): 6 месяцев
• Лимит стоимости НМА в учетной политике: 100 000 руб.

Поскольку стоимость лицензии ниже лимита, установленного в организации, объект не признается НМА. На основании п. 7 ФСБУ 14/2022 компания приняла решение списать затраты в расходы текущего периода единовременно.

Пример 2 (равномерное списание)

• ООО «Мандаринка» в апреле 2026 года приобрело неисключительное право на использование облачного бухгалтерского сервиса по лицензионному договору
• Стоимость лицензии: 96 000 руб. (без НДС)
• Срок полезного использования (СПИ): 24 месяца (2 года)
• Лимит стоимости НМА в учетной политике: 100 000 руб.

Программа будет использоваться более года, но ее первоначальная стоимость оказалась ниже установленного в компании лимита. Для обеспечения достоверности отчетности и выполнения требований п. 19 ПБУ 10/99 компания приняла решение распределять затраты во времени и списывать их в БУ равномерно в течение 24 мес.

Приобретение и принятие к учету неисключительных прав на программу с разными параметрами учета в БУ и НУ в 1С

Приобретение и принятие к учету неисключительных прав на программу в 1С (в НУ применяется повышающий коэффициент для учета затрат на ПО, включенных в реестр)

Кратко об учете неисключительных прав на ПО

• В соответствии с ФСБУ 14/2022 ключевую роль в учете неисключительного права на ПО играют срок полезного использования и стоимость программы, а не юридический тип права
• Права на ПО со сроком использования более 12 мес. и стоимостью выше лимита, установленного в учетной политике организации, отражаются на счете 04 и списываются через амортизацию
• Краткосрочные подписки и малоценный софт относятся на затраты периода. При этом стоимость долгосрочных, но недорогих лицензий безопаснее списывать равномерно через счет 76

См. также:

• Что является нематериальными активами
• Виды нематериальных активов по ФСБУ 14/2022
• Оценка нематериальных активов по первоначальной стоимости по ФСБУ 14
• Как применять правила бухгалтерского и налогового учета затрат на НИОКР