Как отразить в учете неисключительные права на программы: инструкция с проводками

Правильный учет цифровых продуктов позволяет эффективно распределять ресурсы компании, а процесс контроля ПО обеспечивает точную оценку стоимости активов на балансе и увеличивает цену бизнеса. Рассмотрим особенности учета ПО, правовые аспекты использования софта по неисключительным лицензиям и проводки для отражения в учете.

Что такое неисключительные права на программу

Неисключительное право на ПО — право пользоваться программой для ЭВМ на условиях лицензионного договора, при этом исключительное право остается у правообладателя. Организация получает возможность использовать программу, но не становится ее собственником.

К таким объектам относятся:

• операционные системы — Astra Linux, РЕД ОС, Microsoft Windows
• офисные пакеты — МойОфис, Р7-Офис, Яндекс 360 для бизнеса, Microsoft Office
• учетные системы — 1С:Предприятие (1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, 1С:ERP), Парус, Галактика
• CRM-системы, справочно-правовые системы — КонсультантПлюс, Гарант, Главбух
• ЭДО и отчетность — СБИС, Контур.Экстерн
• инженерные, дизайнерские и профессиональные программы — nanoCAD, КОМПАС-3D, AutoCAD
• антивирусы — Антивирус Касперского, Dr.Web
• криптозащита — КриптоПро CSP
• архиваторы и утилиты — WinRAR, 7-Zip

Нормативная база

Основной стандарт по учету неисключительных прав — ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы». Его дополняют еще два стандарта, которые применяют в определенных случаях:

• ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения» — используют на этапе приобретения, создания или доработки программного обеспечения, до момента его ввода в эксплуатацию
• ПБУ 10/99 «Расходы организации» — применяют, если лицензия краткосрочная (до 12 мес.) или ее стоимость ниже установленного компанией лимита для НМА, из-за чего затраты списываются сразу в текущие расходы

Неисключительные права на программы можно учитывать двумя способами:

• как нематериальный актив (НМА)
• в составе расходов

Все зависит от срока использования лицензии и ее стоимости — лимита для признания НМА, который закреплен в учетной политике компании.

Затраты можно списывать в расходы не только единовременно, но и равномерно. Например, когда программу приобретают на срок более 12 месяцев, но из-за невысокой стоимости не признают НМА.

Рассмотрим подробнее каждый вид учета и критерии выбора на примерах.

Учет неисключительных прав на ПО в составе НМА

Неисключительные права на ПО отражают в составе НМА, если выполняются одновременно условия ФСБУ 14/2022:

Пример 1

ООО «Мандаринка» в апреле 2026 приобрело неисключительное право на использование CRM-системы по лицензионному договору:

• стоимость лицензии — 150 000 руб. (без НДС)
• срок полезного использования (СПИ) — 36 месяцев (3 года)
• лимит стоимости НМА в учетной политике — 100 000 руб.

Поскольку СПИ больше 12 мес., а стоимость выше лимита, программу признают НМА:

Организация может выбрать в учетной политике, как начислять амортизацию (ФСБУ 14/2022):

• с даты принятия объекта на учет
• с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия

Срок полезного использования НМА в 1С

Учет неисключительных прав на ПО в составе расходов

Неисключительные права на ПО отражаются в составе расходов при выполнении хотя бы одного из условий:

После того как по указанным критериям затраты на приобретение неисключительных прав признали расходом, определите порядок их признания во времени. Выберите между единовременным списанием и распределением стоимости.

Период и способ списания затрат на программы, не включенные в состав НМА, регулирует законодательство. В зависимости от условий лицензионного договора и учетной политики у организации есть два способа отражения стоимости неисключительного ПО в расходах:

• единовременное признание затрат на ПО в расходах периода — способ применяют для краткосрочных лицензий сроком до 12 месяцев или для программ, стоимость которых ниже лимита организации. Сумму полностью относят на затратные счета учета (20, 26, 44) в месяце покупки. Обеспечьте контроль за использованием таких программ, например через забалансовый учет
• равномерное списание стоимости ПО в течение срока действия лицензии — применяют, если неисключительные права на ПО предоставлены на длительный срок, более 12 месяцев, но программу не признали НМА из-за низкой стоимости. Расходы распределяют обоснованно, если они дают доход в течение нескольких отчетных периодов. Чтобы соблюсти требование достоверности отчетности и принцип соответствия доходов и расходов, стоимость долгосрочной лицензии сначала отражают как дебиторскую задолженность (счет 76), а затем ежемесячно списывают на затраты равными частями в течение срока действия договора

Пример 2

Единовременное списание.

ООО «Мандаринка» в апреле 2026 приобрело по лицензионному договору неисключительное право на ПО:

• стоимость лицензии — 80 000 руб. (без НДС)
• срок полезного использования (СПИ) — 6 месяцев
• лимит стоимости НМА в учетной политике — 100 000 руб.

Поскольку стоимость лицензии ниже лимита, установленного в организации, объект не признают НМА. Компания приняла решение списать затраты в расходы текущего периода единовременно (п. 7 ФСБУ 14/2022):

Пример 3 

Равномерное списание.

ООО «Мандаринка» в апреле 2026 года приобрело неисключительное право на использование облачного бухгалтерского сервиса по лицензионному договору:

• стоимость лицензии — 96 000 руб. (без НДС)
• срок полезного использования (СПИ) — 24 месяца (2 года)
• лимит стоимости НМА в учетной политике — 100 000 руб.

Программу будут использовать более года, но ее первоначальная стоимость оказалась ниже лимита, установленного в компании. Для обеспечения достоверности отчетности и выполнения требований п. 19 ПБУ 10/99 компания приняла решение распределять затраты во времени — списывать их в БУ равномерно в течение 24 месяцев:

Приобретение и принятие к учету неисключительных прав на программу с разными параметрами учета в БУ и НУ в 1С

Приобретение и принятие к учету неисключительных прав на программу в 1С (в НУ применяется повышающий коэффициент для учета затрат на ПО, включенных в реестр)

Кратко об учете неисключительных прав на ПО

• Ключевую роль в учете неисключительного права на ПО играют срок полезного использования и стоимость программы, а не юридический тип права
• Права на ПО со сроком использования более 12 месяцев и стоимостью выше лимита, установленного в учетной политике организации, отражают на счете 04 и списывают через амортизацию
• Краткосрочные подписки и малоценный софт относят на затраты периода. Стоимость долгосрочных, но недорогих лицензий безопаснее списывать равномерно через счет 76