Можно ли Счетом подтвердить расходы на проживание в гостинице в НУ

1. Здравствуйте!

   Счет не является документом, который в учете что-то подтверждает. Он не регламентирован по заполнению. Это просьба поставщика произвести оплату по конкретным реквизитам. Т.е. он нужен только, чтобы корректно оплату произвести.

   Можно оформить так, как в 1С формируется — взять все те же реквизиты

   Документ Счет покупателю в 1С
   Документ Счет от поставщика в 1С
   Можно еще проект электронного Счета посмотреть, это как его себе представляют чиновники.

2. Вопрос был именно по Счету на проживание в гостинице. Каким документом работник подтверждает проживание в гостинице? Как он должен быть оформлен, чтобы расходы признать для налога на прибыль.

   1. На мой взгляд, только Счет на проживание в гостинице не подтверждает расходы в НУ. И не является значимым документом в целях НУ. Счета может быть дополнительно приложен к Авансовому отчету. Из него можно понять, какие конкретно услуги оказаны сотруднику т.к. это имеет значение при налогообложении СВ и НДФЛ.
      Оформление Счета не регламентировано, но можно учесть обсуждение выше и такие реквизиты и данные в нем предусмотреть. Из общего кроме обычных реквизитов Дата, №, Сумма, Банковские реквизиты…- полагаю, что Счет должен быть выписан на организацию, в нем должно быть ФИО сотрудника, даты проживания в гостинице.
      При этом конкретный перечень документов для подтверждения расходов именно на командировку законодательно не зафиксирован — пользуемся общими нормами и пояснениями чиновников.
      Расходы в налоговом учете в данном случае подтверждает Договор с гостиницей на оказание услуг, к нему Акт или БСО/чек. Также гостиницы могут давать Квитанцию. В документах заказчиком услуг должна быть Организация. Сотрудник должен предоставить доверенность при заселении и получить потом документы, оформленные на организацию. Также в документах должно быть ФИО проживающего (Письма Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500, от 10.11.2011 № 03-03-07/51, ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).
      Если услуги проживания сотрудник оплачивает на месте, то ему еще должны дать чек/БСО. Без этого расходы в НУ не будут подтверждены (п.26 Правил, утв. Постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1853, ст.4, 4.2, абз.3 п.1 ст.4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
      Требования в части оформления к Счету такие же, как ниже по ссылкам обсудили, если есть планы этот документ для налогового учета применить.
      Требования к первичным документам по налоговому учету
      Первичка для признания расходов в НУ
      Можно ли подтвердить расходы одним чеком?
      Можно ли копиями документов подтвердить расходы?
      По иностранной командировке расходы подтверждает Invoice с построчным переводом на русский язык (Письмо Минфина от 30.01.2012 № 03-03-06/1/37).

3. Если работнику перечислили деньги, которыми он потом оплачивает гостиницу. Никакого договора организация не заключает с гостиницей. Работник по месту выбирает гостиницу и оплачивает её. Он отчитывается за выделенные ему деньги на командировку по авансовому отчёту, к которому приложен кассовый чек об оплате и счёт от гостиницы, где указан ФИО гостя, дата заезда и выезда и посуточная оплата с итогом в рублях. Вопрос — нужно ли чтобы в этом счёте указывалась организация или нет и почему

   1. Полагаю, что в таком случае подтверждающими документами будут Счет или квитанция от гостиницы на имя сотрудника. Плюс чек ККТ (п. 26 Правил, утв. Постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1853, ст.4, 4.2, абз. 3 п.1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

4. Я про это же и говорю. Только вопрос был в другом- что должен содержать этот документ ( счёт, который подтверждает проживание), должен ли он помимо ФИО содержать наименование организации, от которой направлен сотрудник?

   1. По моему мнению, Счет не должен в обязательном порядке содержать название организации в ситуации оплаты от физ лица без доверенности, он может быть выставлен на имя физического лица-сотрудника.
      Счет должен содержать необходимые для любой налоговой первички данные — название поставщика, дата, №, сумма, содержание услуги, подпись, печать при ее наличии и т.д.
      Подробнее
      Требования к первичным документам по налоговому учету
      Первичка для признания расходов в НУ
      .

Комментарии закрыты.