Кассовая книга — обязательный документ для компаний и их филиалов, получающих и расходующих наличные средства.
Из статьи вы узнаете:
- что такое кассовая книга
- какой бланк используется и обязательно ли оформлять форму КО-4
- сколько книг может быть на предприятии и по каким правилам их вести
- как заполнить книгу в 1С
Содержание
Что такое кассовая книга
Кассовая книга — учетный унифицированный регистр, в котором отражаются в хронологическом порядке поступления денежных средств в кассу и их расход. Основанием для заполнения кассовой книги являются документы, в которых регистрируется приход денег и их выдача:
Ведение кассовой книги решает задачи:
- документальной фиксации всех операций с наличными деньгами в соответствии с законодательством
- анализа движения денежной наличности в компании
- контроля за соблюдением финансовой и кассовой дисциплины
Бланк для оформления кассовой книги
Применение большинства унифицированных форм сегодня не является обязательным, но в отношении кассовых документов действуют специальные правила, и кассовую книгу по-прежнему требуется оформлять на унифицированном бланке:
Получите понятные самоучители 2025 по 1С бесплатно:
Скачать бланк кассовой книги бесплатно 
Excel 
PDF
Применение унифицированного бланка и заполнение кассовой книги не является обязательным требованием для ИП при выполнении условия:
На практике некоторые ИП с работниками для внутренних целей оформляют кассовую книгу, чтобы документально зафиксировать налично-денежный оборот. Они вправе применять для этих целей учетный регистр любой формы.
В отличие от ИП, организации обязаны оформлять кассовую книгу на унифицированном бланке. В учетных программах (например, в 1С) уже заложен шаблон бланка 0310004, что полностью соответствует требованиям законодательства.
Сколько кассовых книг может быть на предприятии
Оформление кассовой книги обязательно для всех организаций и их филиалов (кроме обособленных подразделений компании, которые не хранят наличность и по окончании ведения кассовых операций сдают их в кассу организации).
Сколько КО-4 может быть в организации:
Порядок заполнения кассовой книги
Основные правила ведения кассовой книги:
Поясним детальнее, как заполнить кассовую книгу.
На титульном листе укажите:
Так выглядит заполненный титульный лист:
Каждый лист основного раздела кассовой книги отражает операции с наличными деньгами, выполненные в течение одного дня. В основной части документа обязательно указывается дата, за которую составлен этот лист (например, «Касса за 28 апреля 2025 г.»). В правом верхнем углу листа отражается его номер (например, Лист 1).
На листе кассовой книги предусмотрена строка «Итого за день». По всем операциям прихода и расхода денег за день показатели суммируются и суммы указываются в выделенных ячейках.
В строке «Остаток на конец дня» дня записывается сумма, определяемая по формуле:
Ниже табличной части предусмотрены поля для подписей:
Информация на последнем листе кассовой книги:
Если книга ведется на бумаге, ее листы по окончании периода, на который открыта книга, нумеруются и сшиваются так, чтобы книга свободно открывалась. Концы нити завязываются на задней обложке документа и на них приклеивается бумажный прямоугольник, на котором проставляются необходимые данные о количестве листов и подтверждающие подписи.
Электронные способы ведения кассовой книги
Существует два основных способа ведения кассовой книги электронно:
Первый способ предполагает заполнение книги с последующей распечаткой листов. Кассир заполняет книгу согласно ПКО и РКО, оформленных в течение дня, а в конце дня печатает два экземпляра листов книги. Оба листа подписываются кассиром, после этого они передаются бухгалтеру вместе с ПКО, РКО и приложениями к ним. Бухгалтер сопоставляет сведения и, если все правильно, подписывает лист кассовой книги, затем возвращает один экземпляр кассиру. В конце года книга нумеруется, сшивается и опечатывается.
Второй способ — полностью электронное ведение кассовой книги. Для этого используются специализированные бухгалтерские программы, например, 1С. При таком способе необходимо обеспечить:
- защиту данных через комплексную аутентификацию (проверку подлинности пользователя с помощью логина, пароля или иных методов идентификации)
- сохранность информации методом резервного копирования
- безопасную работу с цифровыми подписями
Электронный документ при соблюдении всех требований признается равнозначным бумажному.
Пример заполнения кассовой книги в 1С
Кассовая книга находится в программе 1С: Бухгалтерия в разделе Банк и касса – Касса – Кассовые документы. В ней отражается совокупность ПКО и РКО, поэтому перед формирование КО-4 проверьте корректность заполнения указанных документов.
Чтобы вывести на просмотр кассовую книгу нажмите на кнопку Кассовая книга в разделе Кассовые документы.
Пример
В апреле 2025 года у ООО «Омега» проведено две операции по кассе:
- приход денежных средств от покупателя ИП Фадеева И. А. на сумму 50 000 рублей (ПКО N 4 от 30.04.2025)
- выдача денежных средств под отчет Петрову А. Г. в размере 2 000 рублей (РКО N 4 от 30.04.2025)
Бухгалтер на основании этих документов заполнил в программе кассовую книгу и вывел на печать, нажав на значок дискеты:
Скачать образец кассовой книги 2025 PDF
Подробнее, как сформировать и настроить кассовую книгу в 1С: Кассовая книга в 1С 8.3 — где находится, как сформировать.
Кратко о кассовой книге
- Кассовая книга — обязательный учетный регистр для отражения поступления и расходования наличных денежных средств из кассы предприятия
- Она ведется по унифицированной форме N КО-4, утв. Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998. Этот бланк заложен в качестве шаблона в учетных программах, например, в 1С: Бухгалтерия
- Записи в книге ведут на основании приходных и расходных кассовых ордеров
- Формат ведения кассовой книги — бумажный или электронный
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете