Проверки учета НДФЛ перед выплатой аванса

Чек-лист по проверкам НДФЛ перед выплатой аванса

3 шага:

1. Проверка исчисленного НДФЛ с аванса
2. Проверка удержанного НДФЛ с аванса
3. Поиск НДФЛ, не удержанного с других доходов

Шаг 1. Проверка исчисленного НДФЛ с аванса

Инструменты проверки исчисленного НДФЛ:

• Донастроенный отчет Анализ НДФЛ от БухЭксперт8 — скачать настройки отчета можно в статье Настройки отчетов 1С:ЗУП 3.1 для анализа НДФЛ:
  • Плюсы – удобно проверить расчет НДФЛ, «не отходя от кассы». В отчете выводятся не только суммы расхождений, но и все данные для расчета
  • Минусы:

– Проверяет только математику расчетов в пределах периода отчета

– Расхождения не всегда означают ошибку

• «Технический» документ Перерасчет НДФЛ:
  • Плюсы – максимально точный расчет налога (с учетом вычетов, превышения доходов 5 млн руб.)
  • Минусы:

– Сложно проверять, в документе нет данных для расчета налога, только суммы расхождений

– Не покажет ситуацию, когда в целом НДФЛ рассчитан верно, но есть пересортица между месяцами

Что делать, если выявлены расхождения:

1. Выяснить причину проблемы в Подробном анализе НДФЛ по сотруднику или донастроенном отчете Анализ НДФЛ от БухЭксперт8
2. Если проблема не выявлена, проверить таблицу вычетов в документе Перерасчет НДФЛ
3. Если возможно, устранить причину проблемы и пересчитать НДФЛ в документе Начисление за первую половину месяца
4. Если устранить причину проблемы нельзя, скорректировать НДФЛ вручную

Пример 1 – заявление на вычеты ввели после расчета и до выплаты аванса

Непредоставленный вычет можно отловить только «техническим» Перерасчетом НДФЛ, в донастроенном Анализе НДФЛ его не будет видно.

Решение – пересчитать сотрудника в документе Начисление за первую половину месяца.

Пример 2 – поменяли код дохода для начисления и перепровели документы с начала года

Проблема возникает, если зарплату за декабрь прошлого года выплатили в январе:

• При перепроведении Начисления зарплаты и взносов за декабрь не зачитывается аванс по начислению с измененным кодом дохода
• Доход в учете НДФЛ завышен, программа пытается доначислить налог

Подробно о проблеме — в статье Проблема в ЗУП 3.1, если в аванс начислены доходы с разными кодами НДФЛ.

Непредоставленный вычет можно отловить только донастроенным Анализом НДФЛ, в «техническом» Перерасчете НДФЛ его не будет видно.

Решение – уменьшить доход в учете НДФЛ в месяце, когда проявилась ошибка.

Вариант 1. Создать 2 «технических» начисления (с новым и прежним кодом дохода) и ввести 2 документа Начисление зарплаты и взносов:

• На положительную сумму с прежним кодом дохода
• На отрицательную сумму с новым кодом дохода

Вариант 2. Скорректировать данные регистра Учет доходов для исчисления НДФЛ документом Перенос данных

Шаг 2. Проверка удержанного НДФЛ с аванса

Инструменты:

• Отчет Анализ НДФЛ по датам получения доходов – удобен, если аванс начислен несколькими документами Начисление за первую половину месяца
• Отчет Анализ НДФЛ по документам-основаниям – удобен, если аванс начислен одним документом Начисление за первую половину месяца

Перед выполнением шага 2 нужно заполнить и провести Ведомости на выплату аванса.

Отчет Анализ НДФЛ по датам получения доходов. Ставим отбор по периоду отчета – дата выплаты аванса. По сотрудникам с ошибкой будут суммы в колонке Осталось удержать.

Отчет Анализ НДФЛ по документам-основаниям. В отчете ставим отбор по документам начисления аванса. По сотрудникам с ошибкой будут суммы в колонке Осталось удержать.

Что делать, если выявлены расхождения:

1. По отчету Подробный анализ НДФЛ выяснить, по какому документу неверно удержан налог и в какой Ведомости ошибка
2. Устраняем причину проблемы
3. Обновить налог по сотруднику в Ведомости
4. Если налог не обновляется автоматически, скорректировать Ведомость вручную

Пример – сотрудник с долгом по зарплате на начало месяца

Ошибка – в сотрудника есть долг на начало месяца. В ведомости НДФЛ с аванса заполняется в меньшей сумме, чем исчислен.

Решение:

• Вручную скорректировать сумму к выплате в Ведомости на аванс

– Увеличить сумму к выплате по документу начисления аванса

– Добавить строку с отрицательной суммой долга и пустым документом-основанием

• Обновить налог по сотруднику в Ведомости

Шаг 3. Поиск НДФЛ, не удержанного с других доходов

Отчет «Сводная» справка 2-НДФЛ. Формируем отчет с начала года до даты выплаты аванса. Ищем неудержанный налог по сотрудникам в колонке Осталось удержать.

Пример – в аванс не удержан НДФЛ с натурального дохода прошлого месяца

Сотруднику в выдан натуральный доход 31.03.2024. Вторую половину марта сотрудник не работал, зарплата в апреле за март ему не выплачивалась, НДФЛ с натурального дохода не был удержан. При выплате аванса за апрель налог с натурального дохода не попадает в ведомость на аванс.

Решение – временно изменить Месяц в документе Доход в натуральной форме на текущий:

• После выплаты аванса вернуть прежнее значение поля Месяц

Подробный разбор ситуации — в статье Ошибка в ЗУП 3.1 — НДФЛ с натурального дохода не удерживается в аванс в следующем месяце.

См. также:

• Проверка учета НДФЛ в ЗУП 3.1 — чек-листы от практиков

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email