Уважаемые коллеги, добрый день!
Во время подготовки годового отчета 6-НДФЛ за 2025 год было проверена правильность исчисления НДФЛ в базе начиная с начала года, в том числе и закрытых отчетных периодов — 1-3 кварталы 2025 года.
Обнаружилось, что в первом квартале 2025 года у троих сотрудников был излишне исчислен и удержан НДФЛ из-за неверного расчета в Документах-начислениях и последующем заполнении на его основании платежных ведомостей.
Бухгалтер решил откорректировать исходные «Документы-начисления» от Февраля-Марта 2025 года уже в Феврале 2026 года, указав в нем корректную сумму исчисленного НДФЛ, и заодно «обновив НДФЛ» в платежной ведомости.
После чего был сформирован корректировочный 6-НДФЛ за 1-й квартал 2025 года, в котором произошло уменьшение суммы удержанного НДФЛ в Разделе 1 и во второй половине Раздела 2. Корректировочный отчет был отправлен в налоговую инспекцию и принят ею до подачи годового отчета за 2025 год.
Сейчас налоговая инспекция в рамках камеральной проверки уточненного отчета за 1-й квартал 2025 года прислала Требование, в котором предписано либо дать пояснения в связи с уменьшением суммы удержанного НДФЛ, либо исправить имеющиеся в отчете ошибки.
Огромная просьба, поясните, пожалуйста, что бухгалтер сделал не так, как требовалось, и как исправить ситуацию, какие предпринять действия, что ответить налоговой инспекции, чтобы снять претензии к нам. Ну и заодно, как избежать подобных ситуаций в будущем.
Большое спасибо за помощь!
Примечания:
1) Внесенные изменения в расчете 6-НДФЛ касаются строки 025 Раздела 1;
2) Расхождения в суммах строк 022 и 023 можно не рассматривать, там просто уточнение даты выплаты произошло, общая сумма не поменялась;
3) В прилагаемых файлах «Подробного анализа» Документы-основания выделены зеленым, а платежная ведомость – коричневым;
4) На данный момент при работе используются следующая конфигурация программы 1С: ЗУП – ред. 3.1 (3.1.37.16), платформа — 1С:Предприятие 8.5 (8.5.1.1298) в сервисе 1С:Fresh.
Здравствуйте!
Предлагаю вместе порассуждать.
В исходном отчете 6 НДФЛ налоговая база одна, в корректирующем другая. Из-за этого происходит уменьшение исчисленного ндфл. Но в приложенных отчетов по сотрудниками нет уменьшения налоговой базы. Там только корректировка удержанного ндфл. Я не увидела изменение в исчисленном ндфл за три месяца. Подскажите, какого именно сотрудника посмотреть.
Что нужно сделать, чтобы не повторилась ситуация: рекомендую выполнять ежемесячно чек-листы:
— Экспресс-проверка учета НДФЛ в ЗУП 3.1 .
— Как в ЗУП 3.1 проверить удержанный НДФЛ с 2025 года .
— Проверка учета НДФЛ перед отправкой уведомления .
Сказать однозначно, что бухгалтер сделала не так, не решусь. По правилам заполнения удержанный ндфл — это свершившийся факт оплаты, которые уже нельзя поменять. Но после истории в том году, когда был перерасчет НДФЛ в связи с отменой выделение долей, сам ФНС дала рекомендации о том, что удержанный ндфл нужно править не текущим числом, а именно на день уплаты. Но тогда речь шла о том, что удержан верно, но есть пересортица между КБК.
У Вас сейчас не факт пересортицы, а именно переплата. В данной ситуации я бы попробовала написать ответное письмо, в котором сослалась на ошибку в сданном ранее отчете. То есть простыми словами пояснила, что ранее в ведомостях на выплату была не верно указана сумму ндфл. Ошибка была замечена при формировании годового отчета 6-НДФЛ и исправлена. Поэтому дополнительно был направлен корректирующий отчет за 1 квартал.
Если такое пояснение будет принято, то замечательно. Предлагаю дождаться примут или нет, пока не будем готовить корректирующий отчет.
Мила, доброго дня!
Да, именно так и получилось. Налоговая база в первом квартале 2025 не менялась, просто тупо была в базе завышена сумма исчисленного, и, соответственно, удержанного впоследствии НДФЛ, и именно эти завышенные данные попали в исходный вариант 6-НДФЛ за указанный период. Уже сейчас трудно вспомнить, почему так произошло.
Мила, большое спасибо за рекомендации и ссылки на материалы!
Мила, скажите, пожалуйста, я уж не знаю, как налоговая отреагирует на такое пояснительное письмо, тоже первая реакция была похожая.
А вот позже пришла мысль такая, а что если представить новую корректировку №2 с данными исходного 6-НДФЛ, то есть с излишне удержанным у сотрудников НДФЛ, а по итогам 2025 года сейчас, уже в апреле 2026, вернуть им излишне удержанный в 2025 году НДФЛ, как Вы посмотрите на такой вариант? Правда, в этом случае, видимо, придется подавать корректировки и за последующие кварталы…
Это как раз второй вариант, если не примут пояснительное письмо. Я бы попробовала «отбиться» от ФНС, написав письмо. Посмотрите, какой ответ они напишут, если не примут. Пересдавать 4 квартала, тоже не самое приятное занятие, но если ничего другого не остается — тогда конечно сделаем.
Мила, скажите, пожалуйста, мне как, нужно открыть новую консультацию или можно тут продолжить. Дело в том, что я обрисовал лишь одну проблему с излишне удержанным НДФЛ — в первом квартале 2025, но существует и продолжение этой истории.
В 2-3 кварталах прошедшего года произошла противоположная история. В результате нашего «аудита» перед формированием годового отчета обнаружилось, что также неверно был рассчитан и удержан НДФЛ в силу пересортицы ставок НДФЛ 13%-15% и несоблюдения строгой последовательности формирования и проведения документов у ряда сотрудников в ряде месяцев 2-3 квартала 2025 года. Причем, то же самое — суммы доходов сотрудников не изменялись, но суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не соответствовали рассчитанным вручную, но уже в сторону занижения сумм НДФЛ. Ну, и, соответственно, мы составили корректировки за 1-е полугодие и 9 месяцев 2025 года и отправили их в налоговую инспекцию.
Получается, что основания для подачи корректировок за три квартала прошедшего года одно и то же, но за 1-й квартал НДФЛ к уменьшению, ИФНС на камералке присылает Требование, за 2-3 кварталы сумма НДФЛ — к доначислению и к доплате, в таких случаях налоговая не должна выставлять Требование, правильно я понимаю ситуацию?
Предлагаю пока обсудить в рамках этого вопросам. Получается,что в 1 квартале мы переплатили, а затем недоплатили. Но по году все верно. Обычно в таких ситуациях ничего не делают, и оставляют как есть.
Получается, что в последующих месяцах НДФЛ в отчете будет указан больше, чем фактически платили. В такой ситуации возможно будет начислены пени. Поэтому в данной ситуации может быть лучше все обратно вернуть. Приложите, пожалуйста, отчет Подробный анализ ндфл по 1 сотруднику за 2025 год. Если я верно понимаю, то возврат ндфл не нужно будет по итогам года