Авансовый отчет по заграничной командировке с конвертацией валюты в 1С

1. Здравствуйте!

   Так как аванс был выдан в рублях, авансовый отчет у вас также будет оформлен в рублях. Обмен рублей на тенге в 1С отдельно не отражаете, так как это операция сотрудника с полученными под отчет деньгами.

   Расходы, оплаченные валютой, переведите в рубли по курсу из справки об обмене, а если справки нет — по курсу ЦБ на дату выдачи аванса (Письма Минфина от 19.08.2022 № 07-01-09/81220, от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809)

   В 1С оформите Авансовый отчет в рублях (Банк и касса — Авансовые отчеты):
   — на вкладке Авансы укажите документ выдачи 50 000 руб.;
   — на вкладке Прочее укажите расходы отдельными строками в рублях.

   Счет 71.21 в вашем случае использовать не нужно, остаток на 71.01 будет только в рублях.

   Материалы по теме:
   Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте
   Заграничная командировка, курс для расчёта проживания в гостинице в 1С
   Курс пересчета валюты по авансовому отчету и учет комиссии по билетам в 1С

2. В продолжении этой темы, откуда возник вопрос.
   Сотрудник всегда в командировках, по факту на командировки ему выдаются только суточные, он тратит свои денежные средства ( проводит конвертацию и прочее)- должно быть возмещение сотруднику, одновременно у него возникает новая командировка, на которую выдаются денежные средства — суточные, но в общей сумме они покрывают предыдущий долг).
   В данном случае, курс пересчета будет какой (по курсу ЦБ?).
   Например: 11.09.26- выдан аванс на суточные под командировку 14-19.09.26 29000. При этом предоставлен авансовый отчет 21.09.26:
   15.09.26 — такси 2 427руб.
   работником была произведена конвертация рублей в тенге 15.09.2026 (10000 р. =50 409тенге),
   были совершены в валюте допрасходы: деловая встреча -15.09.269- 26210 тенге, связь-16000 тенге, поездка на такси 12330тенге,
   19.09.2026 такси трансфер -2522руб.

   Как в данном случае рассматривать аванс? Только суточные?
   По какому курсу считать расходы и как посчитать сумму к возмещению? (Как рассматривать конвертацию, которую сотрудник произвел самостоятельно из своих денежных средств)

   Есть ли разница, какой расход будет покрыт авансом, суточные, расход в валюте?

3. Аванс выдается на конкретную командировку (п. 8, 23 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501), а задолженность перед сотрудником по перерасходу возникает только на дату утверждения авансового отчета. Поэтому сумма, выданная до утверждения отчета, считается авансом на текущую или на следующую командировку, в зависимости от назначения платежа.
   В 1С при оформлении авансового отчета на вкладке «Авансы» выбирайте документ выдачи, относящийся именно к этой командировке.
   Принадлежность аванса также подтвердит заявление сотрудника на выдачу денежных средств с указанием деталей командировки.

   Валюта, на которую есть справка об обмене, пересчитывается по курсу из справки, независимо от того, купил ее сотрудник за счет аванса или на свои деньги (Письмо Минфина от 19.08.2022 № 07-01-09/81220).

   Если расходы в тенге превышают сумму, обменянную по справке, и на эту разницу справки нет, то курс зависит от того, покрыта ли она авансом.
   Если аванс уже израсходован полностью, разница считается перерасходом, ее пересчитайте по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.
   Если остаток аванса есть, то в пределах этого остатка применяйте курс ЦБ на дату выдачи аванса.

   Порядок, в котором расходы по командировке покрываются авансом, законодательно не установлен.

   На мой взгляд, логично распределять аванс в хронологическом порядке — суточные по дням командировки, остальные расходы по датам документов.
   Однако, полагаю, что можно указать цель аванса в назначении платежа, например «суточные». Если суточные равны авансу, аванс закрывается ими полностью, а остальные расходы считаются перерасходом. Если суточные меньше аванса, остаток засчитывается в счет других расходов в хронологическом порядке.

Комментарии закрыты.