Остаток отпуска в 1С 8.3 ЗУП — как посмотреть, ввод остатков

Расчет остатков положенных работникам ежегодных отпусков в программе 1С ЗУП 3.1 ведется автоматически. В этой статье разберем, как посмотреть остатки отпусков в программе 1С 8.3 ЗУП, как ввести начальные остатки отпусков, как скорректировать остатки отпусков, а также рассмотрим, почему может появляться ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков», и как ее устранить.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП 3.1

В ТК РФ за каждым работником закреплено право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. Некоторым категориям работникам положены также дополнительные ежегодные отпуска.

Где в 1С посмотреть количество дней отпуска? Остаток дней отпуска в ЗУП 3.1 можно посмотреть:

• В карточке сотрудника.
• В кадровых отчетах по остаткам отпусков.
• В документах Отпуск, Увольнение.

Как посмотреть остатки отпуска из карточки сотрудника

Узнать текущие остатки отпуска из карточки сотрудника можно двумя способами.

1. Из карточки сотрудника можно вывести печатную форму справки по остаткам отпусков по ссылке Печать – Справка по отпускам сотрудника
2. Посмотреть текущий остаток отпуска, а также сформировать Справку об остатках отпусков можно из карточки сотрудника по ссылке Отсутствия

Отчеты по остаткам отпусков

В разделе Кадры – Кадровые отчеты присутствуют несколько отчетов, которые позволяют получить остатки отпусков на любую заданную дату. Отчеты по отпускам в 1С 8.3 ЗУП:

1. Отчет Остатки отпусков (кратко) выводит информацию об остатках отпусков по их видам. Данные по каждому виду отпуска и общий итог содержатся в соответствующих колонках отчета
2. Отчет Остатки отпусков выводит более детальную информацию об остатках отпусков в разрезе видов отпусков и рабочих лет
3. Отчет Справка об остатках отпусков позволяет вывести максимально детализированную информацию, с точностью до документа-регистратора. Плюсом формирования справки через отчеты является то, что в отчете можно вывести информацию на любую дату

Ссылка «Как сотрудник использовал отпуск»

Информацию об остатках дней отпуска для сотрудника можно быстро запросить при вводе приказа на отпуск непосредственно из документа Отпуск. Для этого используется ссылка Как сотрудник использовал отпуск. По щелчку на нее выводится Справка об остатках отпусков сотрудника на дату начала отпуска

Аналогичная ссылка имеется в документе Увольнение

Как внести остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП

Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП могут вводиться двумя документами: Начальная штатная расстановка и Ввод остатков отпусков.

Ввод начальных остатков отпусков документом Начальная штатная расстановка

Если работа в ЗУП 3 начата после перехода из прошлых версий и при этом для перехода использовался рекомендованный вариант переноса данных, то при переходе в программе сформировался документ Начальная штатная расстановка. Этим документом зарегистрировались и начальные остатки отпусков.

«Рекомендованный» вариант переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание

Информация об остатках отпуска содержится в графе Отпуска.

Как скорректировать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП? По щелчку на ссылку в графе Отпуска открывается форма, в которой можно подробно посмотреть и скорректировать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП

В табличной части Права на отпуск должны быть отражены все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков и указано количество дней в год для каждого вида отпуска.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Количество дней вводится на конец дня, поэтому оно должно быть рассчитано на дату, предшествующую дате начала эксплуатации.

Правила расчета и ввода начальных остатков отпусков в 1С ЗУП разобраны далее в статье.

Документ Ввод остатков отпусков

Документ Ввод остатков отпусков может служить для ввода начального остатка отпуска на произвольную дату.

Документ Ввод остатков отпусков «аннулирует» все предыдущие данные по остаткам отпусков, т.е. с даты ввода остатков ранее введенные по остаткам отпусков данные уже не будут учитываться.

Список документов Ввод остатков отпусков открывается из раздела Главное — Остатки отпусков. Чтобы ссылка отображалась в интерфейсе необходимо выполнить Настройку навигации для этого раздела

Также создать новый документ можно из карточки сотрудника по ссылке Оформить документ – Отсутствия – Ввод остатков отпусков

Структура документа и правила его заполнения аналогичны описанным выше для формы ввода остатков отпусков в документе Начальная штатная расстановка:

• в табличной части Права на отпуск – указываются все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков с указанием годового количества дней отпуска;
• в табличной части Остатки отпусков по рабочим годам — вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Остатки следует вводить по состоянию на Дату остатков, указанную в шапке документа. Важно учесть, что остатки вводятся на конец дня. Поэтому если мы хотим ввести остаток отпуска на начало дня 01.09.2021 г., то Дату остатков заполняем значением 31.08.2021 г.

Правила ввода остатков отпусков в ЗУП 3.1

1. Остатки вводятся на конец дня указанной Даты остатков. При этом достаточно ввести остатки только за те прошедшие рабочие годы, по которым имеются ненулевые остатки и обязательно ввести остаток за текущий рабочий год.

Пример 1

Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Иванова И.И. по состоянию на начало дня 01.09.2021  г.

Сотрудник работает в организации с 15.09.2018 г., имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней.

• За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – отпуск использован полностью;
• За рабочий год с 15.09.2019 по 14.09.2020 – использовал 22 дня отпуска, остаток 6 дней
• За рабочий год с 15.09.2020 по 14.09.2021 – отпуск еще не использовался.

Сведения об остатке отпуска необходимо ввести на начало дня 01.09.2021 г. Поэтому в качестве Даты остатков в документе Ввод остатков отпусков укажем предшествующий день, 31.08.2021 г.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам введем:

• За рабочий год с 15.09.2019 по 14.09.2020 – остаток 6 дней;
• За рабочий год с 15.09.2020 по 14.09.2021 – накопленный на 01.09.2021 остаток 28 дней (с 15.09.2020 по 01.09.2021  отработано 11,5 месяцев, значит, в расчет берем 12 месяцев. 2,33*12=28)

Рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 в таблице указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год, по которому не имеется остатка отпуска.

В итоге сформированный документ будет выглядеть так:

2. Если сотрудник использовал отпуск авансом, то количество дней остатка нужно указывать с минусом.

Пример 2

Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Семенова С. С. по состоянию на начало дня 01.09.2021 г.

Сотрудник работает в организации с 15.11.2019, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней.

• За рабочий год с 15.11.2019 по 14.11.2020 – отпуск использован полностью
• За рабочий год с 15.11 2020 по 14.11.2021 – использовано 26 дней отпуска

Сведения об остатке отпуска необходимо ввести на начало дня 01.09.2021 г. Поэтому в качестве Даты остатков в документе Ввод остатков отпусков укажем предшествующий день, 31.08.2021 г.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

• Рабочий год с 15.11.2019 по 14.11.2020 –  указывать не нужно;
• За рабочий год с 15.11.2020 по 14.11.2021 – укажем отрицательный остаток -2,67  (с 15.11.2020 по 01.09.2021 отработано 9,5 месяцев, значит, в расчет берем 10 месяцев. 2,33*10=23,33. 26 дней использовано. 23,33-26=-2,67)

3. Если на дату ввода остатков остаток отпуска за текущий рабочий год нулевой, то нужно ввести рабочий год, а количество дней отпуска не указывать.

Пример 3

Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Васильева В. В. по состоянию на начало дня 01.09.2021 г.

Сотрудник работает в организации с 26.08.2019, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней.

• За рабочий год с 26.08.2019 по 25.08.2020 – отпуск использован полностью;
• За рабочий год с 26.08.2020 по 25.08.2021 – использовано 21 день отпуска;
• За рабочий год с 26.08.2021 по 25.08.2022 – отпуск еще не использовался.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

• За рабочий год с 26.08.2019 по 25.08.2020–  ничего указывать не нужно;
• За рабочий год с 26.08.2020 по 25.08.2021 –  укажем остаток 7 дней;
• За рабочий год с 26.08.2021 по 25.08.2022 – укажем рабочий год, а остаток оставим нулевым (с 26.08.2021 по 01.09.2020 отработано менее половины месяца, право на отпуск еще не заработано)

Почему возникает ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков» и как ее исправить

Зачастую, при вводе остатков отпуска в 1С 8.3 ЗУП пользователи сталкиваются с ошибкой:

Последний период остатков отпуска «Основной» должен захватывать дату остатков

Дело в том, что последний рабочий год, за который вводятся остатки отпуска, должен быть согласован с датой ввода остатков: дата ввода остатков должна принадлежать именно этому году.

Например, такая ошибка будет возникать, если в условиях Примера 3, рассмотренного выше, не ввести нулевой остаток отпуска за рабочий год с 26.08.2021 по 25.08.2022

Для исправления ошибки надо скорректировать документ таким образом, чтобы последний введенный рабочий год содержал дату ввода остатков.

В рассматриваемом примере в таблицу Остатки отпусков по рабочим годам необходимо добавить строку с рабочим годом, включающим дату ввода остатков. Количество дней отпуска следует оставить пустым, поскольку на дату остатков за этот рабочий год еще не накоплено ни одного дня отпуска.

Мы рассмотрели ввод остатков отпусков в 1С ЗУП, как посмотреть остатки отпуска, как скорректировать остатки отпусков, как посмотреть отчеты по отпускам в 1С 8.3 ЗУП.

Смотрите самоучитель по 1С ЗУП 8.3.1 от Елены Гряниной

Этот самоучитель доступен по ссылке на Плейлист Youtube. Мы периодические обновляем его и добавляем новые видео. Сохраните его в избранное и поделитесь им с коллегами, они будут вам благодарны!

И не забудьте подписаться на наш Канал на Youtube — на нём мы публикуем важнейшие изменения законодательства и 1С.

См. также:

• Расчет отпускных в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция
• Расчет остатка отпуска за работу во вредных условиях труда за фактически отработанное время (ЗУП 3.1.7.61)
• Оценочные обязательства по отпускам в ЗУП 3.1
• Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1С ЗУП 8.3
• Отзыв из отпуска и перерасчет отпускных в ЗУП 3.1
• Учебный отпуск в ЗУП 3.1
• Работа в отпуске по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени и возврат из отпуска по уходу за ребенком в ЗУП 3.1
• Код «ДЛОТПУСК» в СЗВ-СТАЖ, начиная с отчета за 2019 г.

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email