Учет компенсации за разъездной характер работы в ЗУП 3.1

Сотрудникам установлен разъездной характер работы. За все дни нахождения в служебных поездках работникам выплачивается компенсация взамен суточных. Размер компенсации – 1 000 руб. в день, в т.ч. 700 руб. не облагается НДФЛ и взносами, а 300 руб. – облагается.

Разберем, как в ЗУП 3.1 настроить расчет компенсации за разъездной характер работы.

Общий алгоритм настройки компенсации

Чтобы обеспечить раздельный учет НДФЛ и взносов для облагаемой и необлагаемой компенсации в ЗУП 3.1 потребуется настроить два начисления:

• В пределах норм – не облагаемое НДФЛ и взносами
• Сверх норм – облагаемое НДФЛ и взносами

Компенсация за разъездной характер работы должна рассчитываться не только за рабочие дни в служебной поездке, но и за выходные и дни в пути. Возникает вопрос, как собрать все дни нахождения в поездке за месяц. Для решения проблемы рассмотрим 2 варианта, как в ЗУП 3.1 настроить порядок учета дней нахождения в поездках и расчета компенсации:

Вариант 1. Дни нахождения в поездках учитывать как пользовательский Показатель (Настройка – Показатели расчета зарплаты). Его значение потребуется вводить перед расчетом зарплаты документом Данные для расчета зарплаты (Зарплата – Данные для расчета зарплаты). Компенсацию настроить как плановое или выстреливающее начисление (рассчитывается, если введено значение показателя дней в разъездах).

Этот вариант настройки разберем далее в статье.

Вариант 2. Расчет компенсации настроить в зависимости от календарных дней. В настройках начисления указать, что оно плановое (способ выполнения – Ежемесячно). Компенсацию потребуется назначать сотруднику каждый раз, отдельно на каждую поездку.

Этот вариант настройки разобран на примере вахтовой надбавки в статье Настройка надбавки за вахтовый метод.

При нахождении в служебных поездках за границей норма необлагаемой компенсации отличается – 2 500 руб. Поэтому если сотрудники выезжают за пределы РФ, потребуется настроить отдельную пару начислений для компенсации за дни зарубежных поездок.

Если компенсацию нужно рассчитывать не только по итогам месяца, но и в аванс, в настройке начислений и показателей будут особенности:

• В формулу начисления потребуется добавить «техническую» приписку ВремяВЧасах*0. Это нужно, чтобы в настройках начисления стал доступен флажок расчета в аванс.
• Число дней в разъездах потребуется вводить дважды – перед расчетом аванса и перед начислением зарплаты. Можно использовать 1 показатель и перед расчетом заменять его значение или использовать 2 показателя: отдельно для первой и второй половины месяца.

Подробнее эти настройки разберем в разделе Особенности настройки компенсации, если ее нужно рассчитывать в аванс.

Разберем первый вариант настройки компенсации на примере.

Настройка компенсации пошагово

Сотрудникам организации установлен разъездной характер работы. За дни, когда работники находятся в поездках, положена компенсация взамен суточных. Размер компенсации может различаться для разных сотрудников. Компенсация выплачивается только по итогам месяца, при выплате зарплаты за вторую половину месяца.

Сотруднику Разъездову А. В. установлена компенсация за разъездной характер работы в размере 1 000 руб. в день, в т.ч. 700 руб. не облагается НДФЛ и взносами, а 300 руб. — облагается. В январе 2024 Разъездов А. В. был в поездках 10 дней.

Рассмотрим, как настроить расчет компенсации за разъездной характер работы в ЗУП 3.1.

Создадим Показатель расчета зарплаты для нормы компенсации. Размер показателя постоянный и одинаков для всех сотрудников, поэтому в настройках укажем, что он назначается Для организации и используется Во всех месяцах после ввода значения.

Вводить значение показателя будем документом Данные для расчета зарплаты. Для этого предварительно нужно создать Шаблон ввода исходных данных (Настройка – Шаблоны ввода исходных данных). В настройках Шаблона укажем, что вводятся Постоянно действующие показатели и отметим флажком показатель Норма компенсации по РФ.

Введем значение Показателя документом Данные для расчета зарплаты. Укажем дату начала действия значения и размер нормы.

Создадим Показатель для учета размера компенсации, который установлен в трудовом договоре с работником. Т.к. размер компенсации постоянен, но может различаться для разных сотрудников, в настройках укажем:

• Назначается Для сотрудника.
• Используется Во всех месяцах после ввода значения.

Вносить размер показателя будем в момент, когда назначаем компенсацию сотруднику – в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод) или в документах изменения оплаты.

Создадим Показатель для учета количества дней разъездной работы. Значение показателя будет вводиться каждый месяц перед расчетом зарплаты (аванса) и будет индивидуальным для каждого работника. Настройки показателя:

• Назначается Для сотрудника.
• Используется Вводится единовременно документом ввода данных для расчета зарплаты.

Вводить значение показателя будем документом Данные для расчета зарплаты. Поэтому предварительно нужно настроить Шаблон ввода исходных данных. В настройках Шаблона укажем, что вводятся Разовые (используемые только в одном месяце) показатели и отметим флажком показатель Дней разъездной работы по РФ.

Для того, чтобы вносить данные для списка сотрудников на вкладке Дополнительно установим флажок В документе используется несколько сотрудников.

Создадим 2 начисления для расчета компенсации – в пределах нормы и сверх нормы. Основные параметры компенсации в пределах нормы, не облагаемой НДФЛ и взносами на вкладке Основное:

• назначение начисления – Компенсационные выплаты.
• способ выполнения – Ежемесячно.
• формула МИН(РазмерКомпенсацииПоРФ, НормаКомпенсацииПоРФ) * ДнейРазъезднойРаботыПоРФ.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем, что начисление не облагается НДФЛ и взносами.

Создадим начисление для компенсации сверх нормы, облагаемой НДФЛ и взносами. На вкладке Основное укажем:

• Назначение начисления – Компенсационные выплаты.
• Способ выполнения – Ежемесячно.
• Формула МАКС(РазмерКомпенсацииПоРФ — НормаКомпенсацииПоРФ,0) * ДнейРазъезднойРаботыПоРФ
• В таблице показателей для показателя Размер компенсации по РФ укажем, что его значение не нужно изменять при назначении и отмене начисления. Значение показателя будем вводить при назначении компенсации в пределах норм.

В настройках начисления укажем, что оно облагается взносами и НДФЛ. Выберем код дохода по НДФЛ 2017 — Приказ ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/3@.

Раньше в ЗУП 3.1 не было кода 2017, поэтому изначально при настройке начисления могли использовать код 4800. После обновления программы изменить код в настройках начисления недостаточно — нужно еще перепровести с начала года документы, которыми начислили компенсацию сверх норм.

Назначим оба плановых начисления сотруднику документом Изменение оплаты труда. Размер компенсации по РФ для сотрудника составит 1 000 руб.

Перед расчетом зарплаты за январь введем информацию о количество дней в разъездах документом Данные для расчета зарплаты. Укажем месяц действия и количество календарных дней в нахождения в служебных поездках.

Начислим заплату за январь 2024. В документе начисление зарплаты и взносов компенсация за дни служебных поездок начислена работнику двумя строками:

• Компенсация в пределах нормы в размере 7 000 руб.
• Компенсация сверх нормы в размере 3 000 руб.

Проверим, что НДФЛ по сотруднику рассчитался только с суммы оклада (50 000 руб.) и компенсации сверх нормы (3 000 руб.). Компенсация в пределах норм (7 000 руб.) не должна облагаться НДФЛ.

1. Определим сумму дохода, облагаемого НДФЛ:
   • 50 000 (оклад) + 3 000 (компенсация сверх нормы) = 53 000 руб.
2. Рассчитаем НДФЛ:
   • 53 000 (доход, облагаемый НДФЛ) * 13% = 6 890 руб.

Сумма налога в программе совпала с нашими расчетами.

Особенности настройки компенсации, если ее нужно рассчитывать в аванс

Сотрудникам организации установлен разъездной характер работы. За дни, когда работники находятся в поездках, положена компенсация взамен суточных. Размер компенсации может различаться для разных сотрудников. Компенсация выплачивается дважды в месяц – в аванс и в зарплату.

Сотруднику Машинкину Д. Н. установлена компенсация за разъездной характер работы в размере 1 000 руб. в день. В январе 2024 Машинкин Д. Н. был в поездках 10 дней, в том числе:

• 4 дня в первой половине месяца
• 6 дней во второй половине месяца

Рассмотрим, как настроить расчет компенсации за разъездной характер работы в ЗУП 3.1. Настроим начисления с выплатой в аванс и в зарплату.

Настройку и ввод показателей Компенсация по РФ и Норма компенсации по РФ выполним так же, как показано в разделе Настройка компенсации пошагово.

Для учета дней разъездной работы создадим 2 показателя: Дней разъездной работы в первой половине месяца и Дней разъездной работы во второй половине месяца.

Настройки показателей идентичны:

• Назначается Для сотрудника.
• Используется Вводится единовременно документом ввода данных для расчета зарплаты.

Так как вводить значения показателя будем документом Данные для расчета зарплаты, настроим новый Шаблон ввода исходных данных. В настройках Шаблона укажем, что вводятся Разовые показатели и отметим флажком показатели Дней разъездной работы в первой половине месяца и Дней разъездной работы во второй половине месяца.

Чтобы вносить данные на список сотрудников, на вкладке Дополнительно установим флажок В документе используется несколько сотрудников.

Создадим 2 начисления для расчета компенсации – в пределах нормы и сверх нормы. Основные параметры компенсации в пределах нормы, не облагаемой НДФЛ и взносами на вкладке Основное:

• Назначение начисления – Прочие начисления и выплаты.
• Способ выполнения – Ежемесячно.
• Формула МИН(РазмерКомпенсацииПоРФ, НормаКомпенсацииПоРФ) * (ДнейРазъезднойРаботыПоРФ1+ ДнейРазъезднойРаботыПоРФ2) + ВремяВЧасах *0.
• Начисляется при расчете первой половины месяца.

Для компенсации сверх нормы, облагаемой НДФЛ и взносами, на вкладке Основное укажем:

• Назначение начисления – Прочие начисления и выплаты.
• Способ выполнения – Ежемесячно.
• Формула МАКС(РазмерКомпенсацииПоРФ — НормаКомпенсацииПоРФ,0) * (ДнейРазъезднойРаботыПоРФ1+ ДнейРазъезднойРаботыПоРФ2) +ВремяВЧасах *0.
• Начисляется при расчете первой половины месяца.

Установим Машинкину Д. Н. начисления в плановом порядке документом Изменение оплаты труда. Размер компенсации составит 1 000 руб. в день.

Начислим аванс за январь 2024. В первой половине января Машинкин Д. Н. находился в поездках 4 дня. Для расчета аванса за январь введем количество дней в разъезде с 1 по 15 января. Установим флажок Использовать при расчете первой половины месяца, чтобы значение показателя было учтено при расчете аванса.

Начислим аванс за январь 2024. В документе Начисление за первую половину месяца компенсация за 4 дня поездок начислена двумя строками:

• Компенсация в пределах нормы в размере 2 800 руб.
• Компенсация сверх нормы в размере 1 200 руб.

Во второй половине января Машинкин Д. Н. находился в поездках 6 дней. Для расчета зарплаты за январь введем количество дней в разъезде с 16 по 31 января.

Начислим зарплату за январь 2024. В документе Начисление зарплаты и взносов компенсация за разъездной характер работы начислена за 10 дней двумя строками:

• Компенсация в пределах нормы в размере 7 000 руб.
• Компенсация сверх нормы в размере 3 000 руб.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email