Минтруд рассказал, как организовать ведение и хранение кадровых документов в отношении дистанционных сотрудников

Дата публикации: 19.12.2019

Минтруд в Письме от 07.11.2019 N 14-2/В-913 разъяснил нюансы хранения и ведения кадровых документов в компании, где все работники, включая кадровика, работают дистанционно.

1. Ведение кадровых документов

Чиновники напомнили о том, что возможность заключения трудового договора с дистанционным работником предусмотрена гл. 49.1 ТК РФ. Обязательное условие такого договора ─ использование для выполнения трудовой функции и взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей (ИТС) общего пользования, в том числе сети Интернет.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, у работодателя возникает обязанность не позднее 3-х календарных дней со дня его заключения выслать дистанционнику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).

В форме обмена электронными документами также допустимо:

  • изменять условия трудового договора с дистанционником (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ);
  • знакомить его с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами и распоряжениями работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами.

Минтруд подчеркнул, что обязательное условие обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи). Подписанный УКЭП документ приравнивается в бумажному с собственноручной подписью, кроме случаев, когда законодательно прямо предусмотрено требование об исключительно бумажной форме документа (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

2. Хранение документации

Чиновники отметили, что действующее законодательство позволяет составлять первичные документы как на бумаге, так и в электронной форме (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). По их мнению, хранить всю первичку можно в электронном виде при соблюдении одного условия ─ она должна быть заверена квалифицированной электронной подписью.

При формировании электронного архива Минтруд советует применять правила работы архивов («Основные правила работы архивных организаций» одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

В ЗУП 3 в документе Прием на работу можно распечатать Трудовой договор при дистанционной работе:

При необходимости макет печатной формы договора по дистанционщику может быть отредактирован.

Подробнее см. — Настройка макетов печатных форм

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Карточка публикации

Разделы: ,
Рубрика: / / /
Объекты / Виды начислений:
Последнее изменение: 15.12.2020
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Все комментарии (1)

Добавить комментарий