Минтруд рассказал, как организовать ведение и хранение кадровых документов в отношении дистанционных сотрудников

Минтруд в Письме от 07.11.2019 N 14-2/В-913 разъяснил нюансы хранения и ведения кадровых документов в компании, где все работники, включая кадровика, работают дистанционно.

1. Ведение кадровых документов

Чиновники напомнили о том, что возможность заключения трудового договора с дистанционным работником предусмотрена гл. 49.1 ТК РФ. Обязательное условие такого договора ─ использование для выполнения трудовой функции и взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей (ИТС) общего пользования, в том числе сети Интернет.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, у работодателя возникает обязанность не позднее 3-х календарных дней со дня его заключения выслать дистанционнику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).

В форме обмена электронными документами также допустимо:

• изменять условия трудового договора с дистанционником (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ);
• знакомить его с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами и распоряжениями работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами.

Минтруд подчеркнул, что обязательное условие обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи). Подписанный УКЭП документ приравнивается в бумажному с собственноручной подписью, кроме случаев, когда законодательно прямо предусмотрено требование об исключительно бумажной форме документа (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

2. Хранение документации

Чиновники отметили, что действующее законодательство позволяет составлять первичные документы как на бумаге, так и в электронной форме (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). По их мнению, хранить всю первичку можно в электронном виде при соблюдении одного условия ─ она должна быть заверена квалифицированной электронной подписью.

При формировании электронного архива Минтруд советует применять правила работы архивов («Основные правила работы архивных организаций» одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В ЗУП 3 в документе Прием на работу можно распечатать Трудовой договор при дистанционной работе:

При необходимости макет печатной формы договора по дистанционщику может быть отредактирован.

Подробнее см. — Настройка макетов печатных форм

См. также:

• Как можно вставить свою картинку в печатную форму, а при необходимости восстановить исходный макет печатной формы?
• Настраиваемые печатные формы (ЗУП 3.1.8 КОРП)

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email